¿Cuál es la documentación laboral de una empresa imprescindible?

Los tipos de documentos laborales básicos de cualquier empresa

Una de las muchas funciones de Recursos Humanos es la gestión documental de la empresa, una labor que en ocasiones es compartida con Administración. Se trata de una serie de documentos con los que se puede acreditar cualquier dato relacionado con la empresa por ejemplo ante inspecciones de trabajo.

Aunque cada compañía es un mundo, generalmente la documentación laboral de una empresa se puede diferenciar entre los documentos administrativos, de gestión de los empleados y planificación laboral. Las utilidades de un gestor de documentos de empleados pueden ayudarnos a realizar esta ardua organización de papeles.

Documentos administrativos de la empresa

Este tipo de documentos son los que comparten Recursos Humanos y Administración. De hecho, este segundo departamento es el principal responsable de los mismos, pues a menudo se trata de una documentación de tipo jurídico-administrativa, la parte más burocrática de la gestión documental corporativa. El mejor ejemplo es el contrato de trabajo donde aparece establecida la relación entre la empresa y el trabajador, además de la actividad que hará el empleado, el coste y las horas. Si se produce un ascenso, el contrato debe revisarse.

En este grupo también se incluyen las nóminas de los trabajadores. Es el documento justificativo del pago del salario, y la empresa debe guardar las nóminas de todos los trabajadores. Solo así podrá acreditar que ha abonado el salario acordado en el contrato. El justificante de pago de cuotas a la Seguridad Social, el alta de los trabajadores a la Seguridad Social, la documentación relacionada con la mutua, las contratas y subcontratas que pueda tener o incluso el resultado de los reconocimientos médicos de los trabajadores también se incluyen entre los documentos administrativos.

Documentos de recursos humanos de la empresa

Son aquellos documentos relacionados con la gestión de los empleados, es decir, las medidas relacionadas con las necesidades humanas, la gestión del capital humano disponible en la organización. Es imprescindible contar con una buena base de datos con el perfil de cada empleado de la plantilla. Estos son los principales documentos de recursos humanos de la empresa:

Ficha del trabajador

Es el documento imprescindible para estructurar la base de datos de los empleados. En esta ficha deben aparecer la información personal del trabajador (desde su nombre y apellidos al número de cuenta bancaria, pasando por teléfono y correo electrónico, permiso de conducir o contacto de emergencia) y la información profesional (formación académica, experiencia, etc.).

Control horario

La empresa tiene la obligación legal de registrar el número de horas trabajadas por cada empleado. Este documento resultante del control horario a través del fichaje forma parte de la gestión de los recursos humanos, pues a partir de los resultados obtenidos se sabe si un empleado ha cumplido con su horario laboral, si ficha a la hora o lo hace tarde, si trabaja horas extra, etc.

Gestión vacacional

El descanso, las vacaciones y los días libres también son responsabilidad del departamento de RRHH, que deberá gestionarlas para que la productividad de la empresa no se vea afectada, o si lo hace que tenga la menor incidencia posible. Este documento es clave para asignar y gestionar las vacaciones a la vez que se controla el trabajo.

Gestión de bajas laborales

Igual que pasa con las vacaciones, RRHH debe gestionar el capital humano de la empresa de modo que las bajas tengan la menor incidencia posible sobre el día a día de la empresa. Hay que llevar el registro de las bajas por enfermedad o bajas laborales para faclitar su gestión.

A priori, encargarse de todas estas cuestiones puede parecer un trámite pesado y complejo. Más cuando la empresa es pequeña y el equipo de recursos humanos es limitado. Por suerte, hay soluciones de todo tipo que permiten simplificar la gestión documental gracias a la digitalización, por ejemplo con herramientas como Sesame que facilitan el control horario, la gestión de vacaciones o incluso la planificación del personal.

Documentos de planificación del personal

Una buena planificación es uno de los pilares básicos de la productividad. Cualquier empresa debe planificar la gestión y reparto del trabajo que va a hacer, una planificación que debe plasmarse en los documentos adecuados. Uno de ellos es el calendario de trabajo que viene marcado tanto por el calendario laboral oficial como por las necesidades de la empresa. El calendario de trabajo dice qué días se trabajan en la empresa, incluidos los domingos o festivos recogidos en el calendario laboral que deberán pagarse como tales.

A partir del calendario de trabajo se gestiona el turno de los trabajadores, el documento clave en el día a día de la empresa. Según las necesidades productivas de cada día, la empresa contará con un número de turnos determinados. Este documento sirve para anunciar a los trabajadores qué turno les corresponde, así como para la organización diaria de la producción. En aquellas empresas con turnos fijos o sin turnos, se puede contar con el cuadro horario especialmente si los viernes, sábados o domingos hay un horario diferente al del resto de la semana.

Conviene recordar que parte de la documentación laboral de una empresa esta relacionada entre sí. Por ejemplo, para establecer los turnos de trabajo habrá que comprobar cuántas horas trabaja a la semana un empleado según el contrato; al hacer las nóminas hay que comprobar las horas extra trabajadas en el registro de control horario… Por eso, la gestión documental es tan importante en cualquier empresa, ya que facilita considerablemente la gestión del día a día y evita pérdidas de productividad en los periodos vacacionales o cuando hay alguna baja.

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