Diseña el sistema de evaluación de desempeño de tu empresa en 9 pasos

8 de noviembre, 2021

¿Has decidido introducir un sistema de evaluación del desempeño en tu empresa? Enhorabuena, pero ahora llega lo más difícil: diseñarlo. Si lo haces bien, podrás disfrutar de todos los beneficios de la evaluación de desempeño como identificar las áreas a mejorar en la organización o favorecer el buen ambiente de trabajo y el desarrollo profesional de los trabajadores. Para ello, te proponemos diseñar el sistema de evaluación de desempeño en nueve simples pasos que facilitarán el proceso y te permitirán obtener el mejor resultado.

1 Definición de objetivos y participantes

Cualquier evaluación de desempeño empieza del mismo modo: establecer los objetivos que se buscan. Este primer paso condicionará el resto del proceso, así que deberíamos hilar fino. El hecho de tener unos objetivos definidos nos permite decidir quién será evaluado y quién lo evaluará. Si ya sabes qué es la evaluación de desempeño, tendrás en cuenta que se necesita una trayectoria de al menos tres meses en la organización para que la evaluación sea eficiente.

2 Selección de indicadores de desempeño

Una vez definidos los objetivos de la evaluación de desempeño, hay que seleccionar los indicadores o KPIs que se utilizarán. Hay una gran variedad de indicadores a elegir, lo ideal es centrarse en los más importantes para cada puesto de trabajo. Estos son algunos ejemplos:

• Productividad, rendimiento y objetivos: relacionados con los objetivos logrados por el trabajador, tienen la ventaja de que se pueden medir numéricamente.
• Competencias transversales: compromiso con la empresa, aprovechamiento del tiempo, capacidad de liderazgo o trabajo en equipo y bajo presión… No se pueden cuantificar.
• Conocimientos técnicos y formación: son las competencias adquiridas a lo largo de los años, necesarias para el trabajo diario. Cambian según el puesto de trabajo.
• Calidad y satisfacción del cliente: se mide mediante el nivel de incidencias o a través del índice de satisfacción del cliente. Para ello, pueden usarse encuestas laborales.

3 Metodología

El siguiente paso en nuestra evaluación de desempeño será elegir la metodología. Podemos optar entre entrevistas o encuestas, siendo ambos compatibles en la mayoría de casos. La evaluación debe ser coherente, de modo que se utilizar el mismo mecanismo para todos los trabajadores. Junto a la metodología se escogerá la escala para medir resultados.

4 Diseño de la encuesta de evaluación de desempeño

Llegamos a otro punto crítico en cualquier sistema de evaluación de desempeño. Hacer una buena encuesta o una entrevista atractiva facilitará el trabajo del evaluador. Para ello, puedes contar con la ayuda de un software de encuestas laborales como Sesame HR. Hay que diseñar preguntas claras, concisas y breves, alineadas siempre con el objetivo. Se recomienda incluir entre 40 y 50 cuestiones, y no más de dos o tres de respuesta abierta.

5 Lanzamiento de la evaluación de desempeño

Hay que hacerlas llegar a todos los trabajadores a la vez. De nuevo el software de Sesame HR nos puede ayudar a ello, alertando a los evaluadores mediante las notificaciones. Conviene recalcar que, para una evaluación efectiva, necesitaremos que participen al menos dos personas de cada grupo (compañeros, subalternos). También de los clientes, que entran en acción en este punto. Su encuesta será más breve que la de los trabajadores, evitando que la abandonen a medias.

6 Seguimiento de la realización de la evaluación

Ya hemos puesto en marcha el proceso, ahora solo queda esperar a que lleguen las respuestas. Sin embargo, el equipo de recursos humanos no debería quedarse de brazos cruzados esperando a ello. Para un buen desarrollo de la evaluación, siempre ayuda establecer un calendario de evaluación con las fechas de inicio y fin. A fin de favorecer su realización, debe coincidir con el momento de menor carga de trabajo. Así, tampoco afectará en exceso a la productividad de la empresa ni al propio trabajo de RRHH.

7 Medición de los resultados de la evaluación de desempeño

Nos enfrentamos a un nuevo punto crítico del proceso. Si contamos con un software de encuestas o evaluación de desempeño, habrá que ir introduciendo en él las respuestas para procesar los datos recabados. Así, se podrán empezar a analizar los resultados. Conviene destacar que, por muy tentador que sea ir analizando sobre la marcha, hay que esperar a tener todas las encuestas y acabar las entrevistas para extraer conclusiones. No podemos precipitarnos con resultados erróneos antes de finalizar el proceso de medición.

8 Elaboración de informes

Ahora sí, tras recibir todas las encuestas y finalizar el proceso de entrevistas estamos en disposición de preparar los informes de evaluación de desempeño. Hay que hacerlo de forma individual, trabajador a trabajador. En cada informe hay que analizar el grado de cumplimiento o cercanía del trabajador con los objetivos, analizar por qué están lejos y cómo solucionar las disfunciones. A medida que se van completando podemos ampliar las conclusiones o el análisis al conjunto de la plantilla o equipos de trabajo.

9 Comunicación de resultados

Lógicamente, el último paso será comunicar los resultados de la evaluación a cada trabajador. Es muy importante ofrecer un feedback positivo, de modo que los motivemos para mejorar. Si el resultado no es satisfactorio y la crítica no es constructiva, aumenta el desapego y se pierde la motivación. En este punto comentamos los puntos fuertes de cada empleado, los aspectos a mejorar y les ofrecemos alternativas para mejorar. También hay que incidir sobre las perspectivas de futuro de cada empleado.

Hasta aquí, los nueve pasos para desarrollar el sistema de evaluación 360. Se recomienda llevar a cabo este tipo de evaluación una vez al año, lo que nos permite evaluar el resultado de los cambios o medidas introducidos. Periodicidad y seguimiento son los mejores aliados de cualquier evaluación de desempeño.