Elementos esenciales que debe tener todo plan de onboarding

Por qué es importante la forma de gestionar las personas de una empresa

Se estima que uno de cada cinco trabajadores no dura más de mes y medio en su nuevo empleo. A pesar de que hay varias razones que lo explican, una de las más evidentes es la falta de adaptación al nuevo puesto de trabajo. Para evitar estas situaciones, que son tan perjudiciales tanto para el trabajador como para la empresa, es imprescindible contar con un plan onboarding para facilitar este periodo de adaptación de las nuevas incorporaciones a la empresa y a su puesto de trabajo. Pero hay que diseñar bien el plan.

¿Qué es un plan de onboarding?

El plan o proceso de onboarding es un plan de acogida de empleados que facilita a los trabajadores su llegada a la empresa y permitirles alcanzar rápidamente un nivel de rendimiento adecuado. Hay empresas que resuelven el plan de onboarding en poco más de un mes, otras pueden alargarlo hasta un año. No tiene una duración predefinida, y hacerlo puede ser un error por parte de la empresa. Su duración depende del empleo y las aptitudes del trabajador ya que algunos puestos exigen una mayor dedicación que otros.

A lo largo de este proceso de onboarding, el nuevo trabajador conocerá los aspectos más destacados de su nuevo empleo, empezando por quiénes son los jefes y los compañeros o el espacio en el que desempeñará sus funciones. Los medios de trabajo con los que cuenta, los hábitos de la empresa y cultura corporativa o las responsabilidades de su trabajo son otras cuestiones que deben formar parte del proceso de onboarding.

Plan de acogida de empleados: el pre-onboarding

No hay que esperar a que llegue el nuevo trabajador para poner en marcha el proceso de acogida. Es más, deberíamos activarlo incluso antes de publicar la oferta de empleo o iniciar el proceso de selección de trabajadores. Hay que tener claro quién será el manager o responsable del nuevo empleado, qué horarios o normas seguirá, la cultura corporativa, etc. Son aspectos que la empresa debería dejar claros en la entrevista. Es la mejor forma de empezar con el onboarding con antelación y evitar problemas.

Cuando el trabajador acepta la oferta, es el momento de comenzar con el papeleo: contrato de trabajo, modelos de impuestos, alta a la Seguridad Social… En estos días de impasse desde que el trabajador recibe el OK de la empresa y se produce su llegada a la compañía, también es un buen momento para hacerle llegar el manual de bienvenida a la empresa, una guía con todo lo que hará o cualquier otra información que le vaya a resultar de utilidad en su primer día a bordo.

Plan de onboarding: el primer día de trabajo

¿Te acuerdas de tu primer día de trabajo? Seguro que fue un día especial, y que hubo alguien que te acompañó en esos primeros pasos. Pues bien, otro de los elementos imprescindibles en cualquier plan de onboarding es la gestión del primer día de trabajo. La sesión de bienvenida es algo que no debe faltar en ningún onboarding. Puede ser una presentación general, un recorrido por la empresa o puedes aprovechar para trabajar el teambuilding para dar la bienvenida a la nueva cara.

Uno de los aspectos más importantes es facilitarle al nuevo trabajador los medios de trabajo. Aquí se incluyen tanto los medios materiales (teléfono o coche de empresa, tablet, ordenador, etc.) como todas las contraseñas y claves de acceso a los sistemas de la compañía. También será imprescindible explicarle cómo funciona el control horario. Recuerda que es obligatorio llevar el registro de horas trabajadas. Si todavía no ha firmado el contrato, es el momento en que lo haga. Lo mismo pasa con protección de datos, secreto empresarial, etc.

El plan de onboarding en las primeras semanas de trabajo

El plan de acogida de empleados no puede limitarse al primer día, sino que irá más allá. Asignar un mentor, a ser posible con más experiencia y del mismo departamento, es una buena forma de ayudar al nuevo trabajador en su integración. También son interesantes las reuniones periódicas para preguntarle por su situación en la compañía, cómo se siente, si necesita algún tipo de ayuda, etc.

Llegará un punto en que el trabajador estará plenamente asentado en su puesto de trabajo, habrá asimilado la cultura empresarial corporativa. En ese momento, el proceso habrá llegado a su fin. Eso sí, es importante escuchar su opinión de cara a mejorar la gestión de nuevas incorporaciones en el futuro para hacer el plan de onboarding todavía más eficiente. ¿Qué le ha sido de más ayuda? ¿Qué mejoraría?

La mejor ayuda para el plan de onboarding

Contar con un software de onboarding te resultará extremadamente útil a la hora de afrontar la gestión de nuevos trabajadores. Entre otras cosas, puedes diseñar el proceso desde el inicio y añadir una checklist con todo lo que debe saber el nuevo trabajador. Esta es una de las diferentes funcionalidades que ofrece Sesame en el onboarding para asegurarte de que no se te pasa nada. Al centralizar todo el proceso en un software de onboarding, los diferentes responsables de la empresa saben cómo va la adaptación, cuando se producen las reuniones, etc.

La primera impresión en un nuevo empleo es muy importante, y solo se puede ofrecer una primera impresión. Contar con un plan de onboarding personalizado para cada trabajador es ideal para ofrecer una bienvenida adecuada, facilitando su adaptación y reforzando la imagen de la empresa.

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