Guía básica para realizar un plan de acogida para startups

Consejos para contratar un software de onboarding digital

Las starups están acostumbradas a moverse en un mundo muy competitivo, con una tecnología en constante progreso o tendencias de mercado que exigen una gran dedicación. Pero la llegada de un nuevo trabajador a la empresa también exige dedicación, y elaborar de forma sencilla un plan de acogida para los nuevos empleados se antoja imprescindible para que su aterrizaje en la empresa sea un éxito y no tarde en completar su integración en la misma.

Ventajas del onboarding para startups

El hecho de contar con un plan de onboarding para startups permite preparar a todos los nuevos trabajadores de forma idéntica, una solidez que se traducirá en una mayor productividad. Cuando todas las incorporaciones reciben la misma formación, se normaliza una forma de trabajar, una cultura corporativa y unos procesos que facilitan la adaptación de los recién llegados al día a día de la organización. Descubren rápidamente sus funciones y conectan al momento con sus nuevos compañeros.

Otro aspecto positivo de establecer un plan de acogida en las startups es que se pueden identificar las lagunas de los nuevos trabajadores, esos aspectos en los que debería incidir la formación, o incluso los fallos del propio plan de bienvenida. Finalmente, conviene recordar la importancia de las primeras impresiones. Un proceso de onboarding le dará al nuevo trabajador una buena imagen de la empresa, ganará seguridad y podrá ser productivo mucho más rápido.

Cómo hacer un plan de acogida en startups

Planificar, planificar, planificar. Esta es la clave para que el proceso de acogida sea un éxito y los recién llegados se integren cuanto antes a la empresa. Conviene recalcar que por muy pequeña que sea la empresa, no debe obviarse el onboarding. Las startups empiezan siendo algo pequeño, y existe la tentación de limitarse a presentar al equipo y finalizar la bienvenida. Pero por muy pequeña que sea la startup, hay 6 claves para un plan de acogida en startups que deberían seguirse.

Preparación para el día 1

Desde que se comunica la contratación hasta que se produce la incorporación pasan unos días en los que se puede explicar qué se espera al nuevo fichaje. En este plazo hay que preparar todos los recursos para el recién llegado: ordenador, teléfono de empresa, acceso a las herramientas de trabajo o compartidas… De este modo, su llegada a la empresa será efectiva desde el primer día. ¿De qué sirve tener a alguien en la startup si no puede trabajar porque no hay medios?

Un plan de 3 meses

El onboarding no se resuelve en unas horas. El plan de acogida debería durar unos tres meses, y para ello es imprescindible contar con un buen plan. Por eso, la primera semana puede dedicarse a la presentación de los proyectos donde participará el recién llegado y a lo largo de estos 90 días se deberían programar reuniones de seguimiento. El primer día de trabajo es muy estresante, no es fácil recordar toda la información, de ahí la necesidad de trabajar un plan de acogida a medio plazo.

Un espacio de formación y documentación

No es lo mismo trabajar solo o con tus socios que hacerlo con una cara nueva. Por eso, la startup debería contar con un centro de documentación y formación de referencia para los recién llegados. En él, deberían encontrar información relacionada con la empresa y su orientación en ella a la vez que avanza el onboarding. También pueden crearse listas con todo lo que deberían aprender y el orden en que deberían hacerlo.

Objetivos desde el principio

El ritmo vertiginoso de muchas startups no debería impedir dedicar un tiempo al análisis de los objetivos iniciales del nuevo trabajador. Una vez producida la incorporación, es aconsejable que se incluyan algunos objetivos en el plan de acogida, por ejemplo el primer día, la primera semana, el primer mes o al final del plan de onboarding. Comprobar si se han cumplido, o por qué no se han alcanzado ayudará a facilitar la integración en la empresa.

Utilizar un software de onboarding

Dirigir una startup nunca es fácil. Por eso, para facilitar el plan de acogida es importante contar con la ayuda de herramientas como Sesame HR, un software de onboarding para guiar los primeros pasos de los nuevos trabajadores. Entre otra cosa, permite crear checklist con los diferentes aspectos a tratar durante el proceso de bienvenida, ayuda a planificar los primeros días y se adapta a cada perfil. Un must para facilitar la integración de los nuevos trabajadores.

La figura del mentor

Esperar que el recién llegado tome la iniciativa el primer día no es realista, aunque algunos trabajadores puedan hacerlo. Hay que ser respetuoso con el plan de acogida y los tiempos de cada persona. Por eso, para facilitar la integración siempre es interesante contar con un mentor que guíe los primeros pasos, que permita ganar confianza al nuevo trabajador y le ayude a contextualizar los proyectos donde trabaja. Solo así resultará más fácil que gane confianza y se atreva a tomar la iniciativa.

Partiendo de estas premisas, resultará más fácil diseñar el plan de acogida. Cada startup es un mundo, aunque hay algunos elementos imprescindibles en el onboarding para startups:

  • Conocer las instalaciones
  • Claves de acceso a herramientas, sistema de control horario…
  • Herramientas del nuevo trabajador
  • Cultura empresarial y objetivos de la empresa
  • Presentación de los compañeros
  • Presentación de proyectos
  • Asignación del mentor

A todos estos elementos generales deberán sumarse los específicos de cada empresa, aquellos aspectos que según tu parecer son imprescindibles para que el nuevo trabajador complete con éxito su llegada a la empresa. No olvides que el plan de acogida sirve para que el recién llegado sienta que ha acertado aceptando la oferta de la startup, así que no conviene infravalorar algo tan importante como el plan de acogida.

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