¿Es obligatorio el envío de nóminas a los empleados mensualmente?

software de recursos humanos y nomina

La nómina es el documento donde aparece el sueldo del trabajador, en el que se reflejan toda la información relacionada con el salario que percibirá: periodo, devengos, deducciones, impuestos, anticipos… Deben realizarse de acuerdo al modelo oficial, y generalmente se entregan cada mes a los trabajadores.

El envío de nóminas debe hacerse mensualmente, o en su defecto en la periodicidad por la cuál cobra el trabajador (semanal, mensual); y la gestión de las nóminas es clave en la gestión de empleados. Existen herramientas digitales que pueden ayudarte a agilizar este proceso, como los software de nóminas, que hacen que la gestión de pagos a los empleados sea más fácil para ti y más segura.

Cómo entregar las nóminas a los empleados

Tradicionalmente, la entrega o el envío de nóminas de empleados se hacía en papel. El trabajador acudía a la empresa, recibía la nómina y la firmaba. Sin embargo, los tiempos avanzan y a día de hoy el empresario puede enviar las nóminas en papel o por correo electrónico siempre que ponga a disposición de los trabajadores los medios necesarios para recibirla.

Conviene tener en cuenta que no es obligado firmar la nómina, pues hay otras formas de acreditar que el trabajador ha recibido el salario estipulado en la misma.

¿Qué pasa si no entrego la nómina a los empleados?

La legislación laboral señala que el envío de nóminas a los empleados es obligatorio, así que los empresarios están obligados a entregar la nómina cada mes a sus trabajadores. Si no lo hacen, se arriesgan a una infracción leve, que viene acompañada de una sanción de 60 a 625 euros.

Además, el trabajador que no reciba la nómina está en su derecho a presentar una denuncia por ello ante la Inspección de Trabajo o a solicitar a la empresa la aportación de las nóminas por vía judicial.

Envío de nóminas a empleados por correo electrónico

Cada vez son más las empresas que optan por enviar cada mes un correo electrónico con la nómina a sus trabajadores. Este método permite optimizar el tiempo, pues es mucho más ágil que la entrega en papel y no hace falta archivarlas en formato físico.

Tampoco hace falta que el trabajador pierda tiempo de trabajo acudiendo a la empresa a firmar. Eso sí, hay que cumplir con ciertos requisitos:

  • Informar a los trabajadores de que las nóminas se entregan en formato digital. Se puede exponer en reuniones o enviar un correo electrónico informando de ello.
  • Registro de correos electrónicos: la empresa debería contar con la dirección de e-mail de todos los trabajadores, ya sean cuentas profesionales o personales. Deben aparecer en la base de datos de empleados.
  • Confidencialidad de los documentos: una nómina no deja de ser un documento confidencial, ya que incluye información sensible. Por eso, es recomendable añadir un sistema de cifrado, por ejemplo el NIF o DNI del trabajador, para que puedan descargar el documento.

Además de ahorrar tiempo, también permite ahorrar papel y tinta lo que supone cierto ahorro para las arcas de la empresa sin olvidar el beneficio medioambiental de no imprimir las nóminas.

El trabajador decidirá si imprime el correo electrónico con la nómina o no. No hace falta decir que una nómina digital incluye los mismos datos que la nómina en papel, y que tiene la misma validez.

Conviene señalar que las nóminas deben almacenarse durante al menos cinco años. Durante los 12 primeros meses, los trabajadores tienen derecho a reclamar el salario no abonado, mientras que la Seguridad Social dispone de cuatro año para reclamar las cotizaciones sociales.

Aun así, la Orden Ministerial de 1994 que regula las nóminas señala que la empresa debe conservarlas durante al menos 5 años.

¿Es obligado firmar la nómina?

La firma de la nómina sirve para acreditar que el empresario ha pagado al trabajador. Eso sí, la firma y el abono no siempre van de la mano. En los casos donde la nómina se abona mediante transferencia bancaria -seguramente, lo más habitual- la transferencia sirve como justificante del pago incluso sin firma.

En cambio, cuando la nómina se paga en efectivo, por ejemplo mediante un cheque o talón, sí que debe firmarse. Eso sí, la firma no significa que el trabajador esté conforme ni tampoco significa que renuncia a reclamaciones posteriores.

Sesame, una app de gestión de empleados para confeccionar las nóminas

A la hora de confeccionar las nóminas de los trabajadores es imprescindible saber cuántas horas han trabajado cada mes. Para ello, un software de control horario como Sesame es de gran ayuda. Por una parte, sirve para controlar las horas de entrada y salida de los trabajadores a partir del fichaje -algo a lo que obliga la legislación laboral española-; y por otra parte, permite conocer las horas extra, que también deben figurar en las nóminas de los trabajadores.

Todos los meses tendrás que enviar las nóminas a tus trabajadores, de modo que una buena gestión de empleados será clave para no se te pase ninguno. Especialmente, si la empresa es grande y cada vez tiene más trabajadores.

El control horario, también en el teletrabajo, o una base de datos donde aparezcan el correo electrónico, datos bancarios para hacer las transferencias o la contraseña para que cada empleado puede desbloquear su nómina son esenciales a la hora de preparar las nóminas para hacérselas llegar al personal de la empresa.

¿Quieres conocer SesameHR?

Regístrate en menos de 5 minutos y descubre cómo puedes digitalizar la gestión de empleados con SesameHR y optimizar tu día a día.