Cómo gestiona recursos humanos las ausencias de empleados

31 de enero, 2023

Una de las tareas más complejas que afrontamos en Recursos Humanos es la gestión de ausencias. El absentismo laboral es uno de los problemas más graves para cualquier empresa.

Implica una pérdida de productividad, pero también una sobrecarga a los trabajadores. Un problema que hay que atajar.

¿Cómo podemos hacer frente a esta situación? Cada empresa es un mundo, pero llevar un control de ausencias es algo fundamental. Sobre todo, cuando tenemos en cuenta los diferentes tipos o motivos de ausencia.

¿Qué es la gestión de ausencias?

Durante una ausencia laboral, un trabajador está “desconectado” de su empleo. No acude a su puesto de trabajo por alguna razón, pero alguien debe asumir sus tareas.

La gestión de ausencias engloba las tareas que deben hacerse ante una ausencia. Suelen ser temporales, y pueden ser imprevisibles.

A los motivos que hemos sumado antes podemos sumar otros programados (visita médica) o inesperados (fallecimiento de un familiar). Podemos encontrarnos con ausencias a largo plazo, como una excedencia.

La gestión de ausencias se ha complicado en los últimos años con el teletrabajo. No se trata de una ausencia propiamente dicha, pues la persona sigue trabajando.

Pero lo hace en remoto, así que es una ausencia física. Eso sí, también habrá que gestionar las ausencias de empleados en remoto si no cumplen sus obligaciones.

¿Qué es el absentismo laboral?

Si hablamos de gestión de ausencias, hay que hablar de absentismo laboral. Este concepto hace referencia al incumplimiento injustificado de las obligaciones laborales de un trabajador.

Se da cuando el empleado no acude a su trabajo sin motivo alguno ni preaviso. O cuando se marcha antes de que acabe su horario.

Cuando nos encontramos ante esta situación, sus tareas pasan a manos de un compañero o no se completan.

Algo que afectará de forma negativa a la productividad y dinámica de trabajo de la empresa. Incluso puede dañar el ambiente de trabajo y las relaciones entre compañeros.

Software de control horario y gestión de ausencias

¿Cómo controlar y gestionar las ausencias en una empresa? La clave está en contar con las herramientas adecuadas para ello. Podemos hacerlo mediante nuestro software de control horario.

Estamos obligados a llevar a cabo el registro de horas trabajadas. Y ahí identificaremos a quienes no acuden a trabajar.

Si llevas correctamente el control horario, pronto descubrirás las ausencias de los trabajadores. Una herramienta como esta nos abre infinitas posibilidades.

Por ejemplo, a la hora de gestionar ausencias relacionadas con vacaciones y días libres. También para recopilar justificantes por faltas al trabajo. Estas son algunas de sus ventajas:

• Ahorramos tiempo. Se simplifican los procesos, pues el trabajador puede registrar la ausencia en el sistema. Así, RRHH puede planificarla y gestionarla de forma más eficiente. También acceder a los justificantes.
• Menos absentismo laboral. Una buena gestión de ausencias nos ayuda a controlar el absentismo. La empresa puede detectar patrones que antes pasaba por alto que revelan ausencias por estrés o burnout. Podemos actuar para reducirlas.
• Minimizamos riesgos. Conocer de antemano algunas ausencias (vacaciones, días libres, visitas médicas) facilita su gestión. Evitamos la falta de personal, especialmente en momentos de mayor carga de trabajo.
• Más transparencia. Tanto RRHH como los propios trabajadores tenemos una información más clara sobre las ausencias. Así, se evitan malentendidos y reducimos la posibilidad de conflictos. Así, los empleados están más satisfechos y mejora el clima laboral.

Políticas de gestión de ausencias y asistencia

Una de las claves es contar con una política de gestión de ausencias y asistencia. Debe ser una cuestión formal, registrada por escrito.

De hecho, es un documento que deberíamos compartir con toda la plantilla. Hay que incluirlo en el onboarding a la organización.

Pero RRHH no puede encargarse de la gestión de ausencias por sí sola. Los responsables de cada equipo deben colaborar en esta cuestión, respetando la política de ausencias.

Cualquier protocolo a la hora de gestionar las ausencias de empleados debe respetarse. Deben dar ejemplo entre sus subordinados.

En el caso de los trabajadores, conocer la política de ausencias les ayudará a evitar problemas. Por ejemplo, a la hora de comunicar con antelación cualquier ausencia.

También en la presentación del justificante de la misma. Por no hablar de la gestión de las vacaciones. Es el modo más eficiente de gestionarlas.

Una herramienta como Sesame HR responde a todas estas necesidades de Recursos Humanos. Nos ayuda en la gestión de ausencias, permite a los trabajadores solicitar vacaciones o días libres y adjuntar justificantes.

La organización conoce de antemano las necesidades que tendrá un día específico, facilitando el trabajo de todos.

Tipos de ausencia

Otro elemento clave en la gestión de ausencias es diferenciar entre ausencias justificadas e injustificadas.

Las primeras tienen una razón de peso, las segundas no. Y la acumulación de estas últimas puede acabar en el despido del trabajador. Veamos algunos ejemplos de ausencias:

• Ausencias justificadas: enfermedad del trabajador, permiso por embarazo, maternidad o paternidad, motivos familiares, visitas médicas, causas de fuerza mayor
• Ausencias no justificadas: no hay una razón para que el trabajador no se presente en su puesto de trabajo (o no la da)

El hecho de contar con una política de ausencias nos permite avisar al trabajador de los repetidos incumplimientos. Sobre todo, cuando se trata de ausencias no justificadas.

A partir de aquí, la empresa puede abrir un proceso para sancionarlo. En los casos más extremos, puede despedir al trabajador.

Eso sí, la legislación actual deja claro que el despido por absentismo repetido debe estar justificado. En este sentido, el trabajo de Recursos Humanos controlando la asistencia de los trabajadores es clave.

Deberemos ser capaces de demostrar que el trabajador ha estado incumpliendo sus obligaciones repetida e injustificadamente.

¿Quieres saber más sobre gestión de ausencias? En el blog de Sesame HR encontrarás información relacionada para hacer frente al absentismo en la empresa con la ayuda de un software de RRHH. ¡Léenos!