Guía práctica de acogida al personal de nueva incorporación

21 de febrero, 2022

La llegada de caras nuevas a una empresa siempre es una buena noticia. Significa que crece, que la organización está incorporando talento. Pero también supone importantes retos. Uno de los más evidentes es facilitar el encaje de los nuevos trabajadores a unos equipos de trabajo que llevan tiempo funcionando. Si somos capaces de acoplar las nuevas piezas, la incorporación será un éxito. Pero si no podemos hacerlo, tendremos un problema. Y aquí es donde es necesario contar con una guía de acogida al personal de nueva incorporación dentro del proceso de onboarding.

Qué es la guía de acogida al personal de nueva incorporación

Cuando nos referimos al manual de acogida de una empresa, hablamos de un documento creado por la propia organización para facilitar y acelerar el proceso de adaptación. Cada persona tiene unos tiempos, pero contar con un documento así acorta la curva de aprendizaje. El objetivo es que el primer día de trabajo la nueva incorporación sepa qué le espera en su nuevo empleo. Por suerte, cada vez son más las empresas que toman consciencia de la importancia de disponer de una ayuda así para sus nuevos trabajadores.

Entre otras cosas, el trabajador está al día de los trámites burocráticos y valores de la empresa. En cierto modo, se le explica cómo es el día a día en la empresa y su puesto de trabajo. Como bien sabrás, el onboarding no es algo que debamos dejar para el último día. Cuanto antes empiece, antes se completará esta adaptación. Por eso, la guía de acogida al personal de nueva incorporación suele entregarse unos días antes de la primera jornada de trabajo. De este modo, también se consigue involucrar a este empleado en mayor grado, reforzando su sentimiento de pertenencia.

Guía de acogida al personal de nueva incorporación: los contenidos

Este documento forma parte del plan de acogida de una empresa, de modo que cada organización lo estructura según sus necesidades. Sin embargo, hay una serie de elementos que no pueden faltar en el manual de acogida de una empresa. Hablamos de los contenidos clave para que la incorporación de los recién llegados sea realmente efectiva, sin perder tiempo. Es importante que comience con un índice de contenidos que permita al nuevo empleado localizar rápidamente la información que le interesa.

Mensaje de bienvenida

La guía de acogida al personal de nueva incorporación debería empezar con el saludo del CEO o responsable de la empresa al nuevo trabajador. También se puede incluir la bienvenida del responsable del equipo de trabajo donde desempeñará sus labores. Debe ser breve, de no más de una página (o diapositiva, cuando se hace presencialmente). No vale un saludo estándar, debe ser algo que ayuda a inspirar y motivar a los recién llegados para que den el máximo por la empresa.

Reseña histórica: la ficha de la empresa

Si un trabajador acepta trabajar en nuestra empresa, en un 99% sabrá qué hace la empresa. Pero aun así es interesante incluir la presentación de la empresa. Y qué mejor forma de empezar que por el principio: una reseña histórica con información sobre los orígenes, trayectoria e hitos de la organización. Puede ir acompañada de una ficha con la denominación actual, imagen corporativa, la cartera de productos o servicio, sedes, departamentos, público, proveedores y cualquier otro dato que pueda ser de interés.

Valores corporativos

La historia de la empresa no se entenderá sin sus valores corporativos. Aquí tenemos dos opciones, ambas igual de válidas. Por una parte, podemos definir los valores de la empresa. Por otra parte, está la posibilidad de que la empresa quiera reorientarse. Muchas veces, decidimos renovar la plantilla en busca de unos valores que no podemos alcanzar con nuestro actual equipo de trabajo. En este caso, hay que presentar los valores que la organización quiere alcanzar para que los nuevos trabajadores sean conscientes del objetivo.

Cultura y políticas de empresa

Entramos en un capítulo clave de la guía de acogida al personal de nueva incorporación, pues aquí se incluye el grueso de la información. Estos son algunos de los aspectos más destacados:

• Dress code: ¿cómo hay que ir vestidos? ¿Formal o informal? ¿Se permite el pantalón corto en verano? ¿Hay que llevar elementos de seguridad como botas, casco, chaleco reflectante, guantes…?
• Horarios, descansos y pausas: es un tema que probablemente se trató en la entrevista de trabajo, pero que nunca está de más recordar. No podemos pasar por alto el sistema de control horario, fichaje y gestión de horas extra.
• Permisos, bajas y vacaciones: cada empresa cuenta con unas políticas y protocolos de vacaciones, bajas o incluso para pedir un turno de trabajo. Hay que explicar cómo se solicitan las vacaciones, en qué caso se admiten las ausencias, cómo justificarlas, etc.

Información sobre el puesto de trabajo

Finalmente, hay que hablar de las cuestiones relacionadas con el puesto de trabajo que se ocupará. Cuestiones como las herramientas informáticas (accesibilidad y uso) son clave, en especial cuando se trata de un onboarding digital. También hay que hablar de la prevención de riesgos laborales o las posibilidades de formación del empleado en la empresa. De este modo, con la guía de acogida al personal de nueva incorporación establecemos los diferentes canales de comunicación interna que tendrá el trabajador.

Contar con un software de rrhh como Sesame HR facilita la preparación de la guía de acogida al personal de nueva incorporación. Un programa de este tipo es tu mejor aliado en el proceso de onboarding, y mediante herramientas como las checklist de onboarding nos aseguramos de no olvidar ningún aspecto. Recuerda la importancia de personalizar cada guía para cada incorporación. Es la mejor forma de que el trabajador se involucre desde el minuto 1.