La firma digital de documentos, una gran aliada contra el coronavirus

Firma electrónica

Esta pandemia mundial nos ha colocado a todos en una situación sin precedentes. El ser humano es un ser social, y es por ello que el ámbito laboral también lo es. Para que los negocios funcionen se han de mantener relaciones humanas, seguimientos de clientes, cierres de negocios, contratación de nuevos empleados… Y, ¿cómo se formalizan todas estas acciones y cambios? Mediante la firma de documentos.

La actividad contractual que conocíamos hace poco se limitaba a personar a ambas partes representantes del contrato y firmar un documento. Algo que, debido al coronavirus no puede realizarse sin establecer contactos y generar una situación de riesgo. No obstante, y gracias al desarrollo de la tecnología, el uso de la firma electrónica está permitiendo que las empresas mantengan viva su actividad contractual, realizando todo tipo de operaciones sin necesidad de salir de la oficina, o incluso de sus casas.

La crisis del coronavirus y la digitalización de empresas

Como hemos dicho, el coronavirus está impulsando el uso de la firma digital en las empresas, pero también ha ayudado a la apuesta por el teletrabajo y la digitalización de las empresas. Las empresas han tenido que reinventarse y apostar más que nunca por las tecnologías. Gracias a estas, muchas empresas han podido seguir con su actividad pese a la situación del país. Los softwares de recursos humanos, los gestores de proyectos, los correos electrónicos, las aplicaciones de videollamadas, los servicios de mensajería, las llamadas, aplicaciones de smartphones… Todos ellos han sido cruciales durante estos meses. Y la posibilidad de poder formalizar acciones contractuales de forma legal y segura a través de Internet ha sido clave de éxito para michas empresas.

Ventajas de la firma digital en las empresas

En una empresa, a diario, se firman infinidad de documentos como contratos, ofertas, actas, activación de servicios, comunicados, nóminas… Y contar con la tecnología necesaria para poder firmarlos de forma telemática marca un antes y un después. Las firmas electrónicas permiten adaptarse a cualquier situación y realizar un seguimiento posterior de los documentos.

Entre las ventajas de las firmas digitales en las empresas contamos con:

  • La seguridad del sistema de firma.
  • Ahorro de tiempo.
  • Evita desplazamientos innecesarios.
  • Evita aglomeraciones en lugares administrativos.
  • Ahorra espacio de almacenamiento.
  • Elimina el uso innecesario de papel.
  • Permite firmar de una forma rápida y sencilla.

Además, en los tiempos que corren es importante destacar que la firma electrónica de documentos evita el contacto humano, por lo que se eliminan situaciones de riesgo innecesarias como reuniones laborales para firmar contratos.

Como ves, se trata de un software de rrhh con una tecnología con numerosas ventajas, hace años nos resultaba imposible pensar en la posibilidad de firmar documentos desde el móvil con validez legal y ahora es una realidad. Esta tecnología se centra en la experiencia del usuario y su objetivo es la de agilizar los trámites, dotando a las empresas de autenticidad, seguridad e integridad a la hora de tratar los documentos de forma telemática.

El coronavirus está mostrando la necesidad de llevar las empresas un paso más allá y apostar por nuevas formas de trabajo, centradas en la digitalización y la automatización. ¿Por qué no aprovechar esta oportunidad?

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