Los 10 fallos más comunes en la preparación de nóminas de los empleados

¿Qué debe tener un software de nómina y recursos humanos?

Cometer fallos en la preparación de nóminas de empleados es algo que, por desgracia, sucede más de lo deseable. Por mucho que los responsables de su elaboración estén al día de las diferentes leyes y normativas aplicables a las nóminas de los trabajadores, algunos fallos se repiten con mucha frecuencia. Por eso, conocer los errores más comunes es una buena forma de estar alerta y evitarlos. Y disponer de un software de recursos humanos que automatice la tarea también no ahorrará más que un sobresalto.

1 No trabajar con antelación

Muchos errores están relacionados con las prisas por no haber trabajado con premura. Llega el día de hacer las nóminas, no hay tiempo para revisarlas a fondo y se utilizan nóminas anteriores o se hace lo que se puede. Sin embargo, estas prácticas son el primer paso hacia el fallo. Cada mes hay que actualizar los datos, y ser previsores a la hora de gestionar las nóminas. Hacerlas con tiempo es la mejor forma de poder repasarlas y evitar errores.

2 Ignorar las incidencias en nóminas de empleados

No tener en cuenta cuestiones como aumentos de sueldo, primas o pagas extra, las horas extra o las ausencias, periodos de baja, etc. hará que la nómina esté mal calculada. Las incidencias en nóminas de empleados marcan la diferencia entre un mes y otro, y son muy habituales. Llevar un seguimiento de las incidencias se antoja indispensable para no cometer errores a la hora de hacer la nómina.

3 Falta de comunicación

Otro error común, fruto en ocasiones de las prisas y que también se puede relacionar con variables e incidencias son los fallos de comunicación entre departamentos. Si la comunicación interna no es buena, los responsables de redactar las nóminas no estarán al tanto de las incidencias que las afectan o de la situación de determinados trabajadores. Una mala comunicación también puede dificultar al trabajador el acceso a su propia nómina.

4 No estar al día de las novedades

Aunque la empresa trabaje con antelación, siempre es interesante estar al tanto de los cambios en la regulación de las nóminas. De un mes a otro puede aparecer una nueva normativa que obligue a recalcular las retenciones, impuestos y el resto de cantidades que aparecen en la nómina. Algunas de estas cuestiones también puede decidirlas el trabajador, así que habrá que estar atentos a los cambios para evitar errores.

5 Reutilizar las nóminas del mes anterior

Ya se ha mencionado que esta es una práctica censurable, pues las nóminas cambian cada mes y no se puede utilizar la del mes anterior. Cualquier incidencia, desde una baja a las horas extra o el haber hecho más turnos de noche causarán cambios en la nómina. Más allá de reutilizar la información personal del trabajador (nombre y apellidos, número de cuenta) hay que hacer cada nómina partiendo siempre de 0.

6 Datos incorrectos en la cabecera

La cabecera es la parte de las nóminas donde aparecen los datos básicos del trabajador. Sin embargo, muchas empresas utilizan plantillas o modelos que encuentran en Internet y que no están completos. Se trata de un error muy fácil de evitar, y que si no se ataja se repetirá mes a mes. Estas plantillas son una buena opción si se revisa que estén todos los datos que la ley obliga a incluir… y se añaden los que falten. También hay que comprobar los datos de los trabajadores.

7 Recalcular nóminas que ya se han pagado

Cuando se cierra la nómina, no se puede modificar. A partir de esta premisa, cuesta encontrarle sentido a la práctica de recalcularlas. ¿Faltan por contar horas extra? ¿No se ha tenido en cuenta una baja médica? No pasa nada, los cambios pueden reflejarse en la siguiente nómina. Por esta misma razón, tampoco hay que modificar los datos laborales. Por algo las nóminas pueden incluir el apartado “Incidencias del mes anterior”.

8 Calcular mal las retenciones

Quizá a corto plazo tenga poca influencia, pero hacer mal las retenciones provocará problemas a largo plazo. De nuevo, hay que personalizar estos cálculos para cada empleado. Conocer bien las especificidades de las percepciones gravables de cada nómina será clave para evitar unos errores de cálculo que pueden dar paso a infracciones.

9 No tener una planificación

Aunque lo habitual es que la nómina sea mensual, también puede ser quincenal o semanal. Por eso, es importante tener claro el día en que se harán y el periodo que cubren (por ejemplo, del 1 al 30 o 31 de cada mes), lo que facilitará su elaboración con antelación. También es importante fijar un día para los pagos… y cumplirlo. Por ejemplo, la empresa puede entregar la nómina el día 30 de cada mes y abonar el sueldo el 5 del mes siguiente.

10 No tener un programa de recursos humanos

Aunque muchas empresas prefieran trabajar con hojas de cálculo, siempre es preferible hacerlo con programas de recursos humanos que ayuden a preparar las nóminas. No solo se evitan fallos en los cálculos, también es más fácil tener en cuenta las incidencias en nóminas de empleados pues herramientas como Sesame HR tienen en cuenta las horas trabajadas, días de baja, horas extra u otros aspectos que influyen en la nómina. Estos programas también permiten archivar las nóminas.

Conocer estos errores en la preparación de nóminas de empleados es el primer paso para evitarlos en el futuro. Las herramientas de recursos humanos son de gran ayuda a la hora de elaborar las nóminas, pues permiten registrar cualquier cambio. Eso sí, hay que ser previsor y revisar bien las nóminas antes de cerrarlas. Si a pesar de todo más adelante se detecta un error, siempre habrá una forma de cambiarlo, pero nunca debe recalcularse la nómina.

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