Nóminas
Pago delegado: ¿en qué consiste y cómo gestionarlo correctamente?
Te explicamos qué es el pago delegado y cómo se gestiona cuando un trabajador sufre una baja por accidente o enfermedad laboral.
¿Necesitas ayuda?
Sara González
HR Consultant
12 de junio, 2025
En el dinámico mundo de la gestión de personal, el pago delegado es un tema relevante y esencial para garantizar una correcta gestión de Recursos Humanos y el cumplimiento de las normativas laborales. Este sistema funciona así: la empresa adelanta a sus empleados el dinero de las bajas médicas (incapacidad temporal o IT) en lugar de que lo haga directamente la Seguridad Social o la mutua. Luego, la empresa recupera esos importes descontándolos de las cuotas que debe ingresar a la Seguridad Social. En esencia, la empresa actúa como un intermediario que anticipa un dinero que no le corresponde pagar, para luego ser compensada por ello.
Si eres un responsable de RRHH o un empresario que busca entender mejor cómo implementar el pago delegado y cómo se relaciona con la gestión de nóminas, estás en el lugar correcto. ¡Sigue leyendo para descubrir todo al respecto!
¿Qué es un pago delegado?
El pago delegado es un mecanismo que permite que una empresa delegue el pago de una determinada prestación económica o social a una entidad externa, normalmente una aseguradora o una mutua, cuando el trabajador se encuentra en una situación de incapacidad temporal o baja médica.
Este tipo de pago es frecuente en situaciones como accidentes de trabajo o enfermedades profesionales, en las que el empleado no puede acudir a su puesto de trabajo pero sigue teniendo derecho a recibir una compensación económica.
En lugar de que la compañía realice directamente el pago del salario al empleado durante su baja, la responsabilidad se transfiere a la entidad encargada de la gestión de la incapacidad temporal (como una mutua). Ésta le abonará el pago en función de su base reguladora y de los términos acordados.
De esta forma, la empresa reduce su carga administrativa y se asegura de que el trabajador recibe la compensación correcta. Además el pago delegado está regulado por la Seguridad Social y tiene un papel fundamental en la gestión de personal. En lugar de que los recursos humanos se encarguen de todo el proceso relacionado con las bajas, distribuye responsabilidades.
¿Quién se encarga de realizar el pago delegado?
En el sistema de pago delegado, es la Seguridad Social o las mutuas colaboradoras quienes asumen la responsabilidad de abonar las prestaciones económicas al trabajador. La empresa, aunque no realiza el pago directamente, tiene la responsabilidad de notificar las bajas de los empleados a las autoridades competentes y proporcionar toda la documentación médica y administrativa necesaria.
El proceso de pago delegado garantiza que el trabajador reciba las prestaciones en tiempo y forma, mientras que la empresa puede centrarse en otras áreas de gestión, como la optimización de los recursos humanos. Este sistema simplifica la gestión de las bajas y reduce los costes administrativos de la empresa, además de asegurar que el trabajador no se vea afectado por la demora en los pagos.
¿Cuál es la diferencia entre el pago directo y el pago delegado?
La diferencia principal entre pago directo y pago delegado radica en quién realiza el pago de las prestaciones durante las bajas de los empleados. En el pago directo, la empresa es responsable de abonar directamente al trabajador el salario correspondiente durante el período de incapacidad temporal. Este proceso requiere que la empresa gestione las bajas médicas y se encargue de la liquidación de los salarios, lo que puede generar una carga administrativa significativa.
Por otro lado, el pago delegado implica que la Seguridad Social o una mutua colaboradora se encarguen del pago directo al trabajador durante su baja. La empresa sigue siendo responsable de comunicar la baja y gestionar la documentación necesaria, pero es la entidad externa la que realiza el abono. Este tipo de pago es común en situaciones de incapacidad temporal o enfermedades profesionales, y permite a la empresa reducir la carga administrativa relacionada con el proceso.
¿Cómo funciona el proceso de pago delegado?
El proceso de pago delegado se inicia cuando un empleado es dado de baja por incapacidad temporal, ya sea por enfermedad o accidente laboral. La empresa debe notificar la baja a la Seguridad Social o a la mutua colaboradora correspondiente. El trabajador también deberá presentar la documentación médica adecuada para que se pueda validar su incapacidad temporal.
Una vez verificada la baja, la Seguridad Social o la mutua procederán a realizar el pago de las prestaciones al trabajador, según lo estipulado por la normativa vigente. La empresa no tiene que preocuparse por realizar el pago directamente, pero sigue siendo responsable de la gestión administrativa de las bajas y de asegurar que todos los trámites se realicen correctamente. Este proceso permite una mayor eficiencia y reduce la carga de trabajo del departamento de RRHH, que puede dedicar más tiempo a tareas estratégicas.
¿Cuáles son los beneficios del pago delegado para las empresas?
El pago delegado ofrece múltiples ventajas tanto para las empresas como para los empleados. Entre los beneficios más relevantes se incluyen:
- Reducción de la carga administrativa: Al delegar el pago a la Seguridad Social o a las mutuas, las empresas se liberan de la tarea de gestionar los pagos durante las bajas laborales. Esto permite optimizar el tiempo y los recursos dedicados a otras tareas clave de recursos humanos.
- Mayor eficiencia: El proceso automatizado de pago delegado asegura que los trabajadores reciban sus prestaciones económicas a tiempo, evitando retrasos y errores que podrían generar conflictos o desconfianza entre los empleados y la empresa.
- Ahorro en costes laborales: Al externalizar el pago de las prestaciones, las empresas pueden reducir los costes asociados a la gestión de bajas laborales. Además, al delegar este proceso, las empresas pueden concentrarse en áreas más estratégicas como la gestión del talento o el desarrollo de los empleados.
- Cumplimiento normativo: El pago delegado asegura que las empresas cumplan con la normativa vigente relacionada con las bajas laborales, evitando sanciones o conflictos legales.
¿Cuánto se cobra por pago delegado?
La cantidad que un empleado recibe bajo el régimen de pago delegado depende de diversos factores, como el tipo de baja, la base de cotización y la duración de la incapacidad temporal.
En general, el pago delegado se realiza en base a un porcentaje de la base reguladora del salario del trabajador. Algunos aspectos que se deben conocer son:
Base reguladora
Se calcula a partir de la base de cotización por contingencias comunes, que está incluida en el recibo de salario mensual del trabajador. Dependiendo del tipo de baja, se puede aplicar un porcentaje diferente.
Porcentaje de la base reguladora
En el caso de una baja por enfermedad común, el trabajador recibe el 60% de su base reguladora durante los primeros 20 días de la baja, y un 75% a partir del día 21. Si se trata de un accidente laboral o enfermedad profesional, el porcentaje puede ser más alto, alcanzando hasta el 75% desde el primer día.
Duración de la incapacidad temporal
La duración del pago delegado depende del tiempo que el trabajador se mantenga en situación de baja. Por lo general, se paga durante el tiempo que el trabajador no pueda ejercer su trabajo debido a la incapacidad, pero siempre sujeto a los plazos establecidos por la normativa vigente.
¿Cuándo se inicia el pago delegado?
El pago delegado comienza cuando se produce la incapacidad temporal del trabajador y se certifica la baja médica. Para que se active, deben cumplirse ciertos requisitos y formalidades.
La empresa tiene que notificar a la mutua o entidad encargada de gestionar la baja de forma oportuna para que el proceso de pago pueda iniciarse lo antes posible. Para el inicio del pago se necesita:
- Certificación de la baja médica: para que se active el pago delegado, el trabajador debe contar con un parte médico que certifique su situación de incapacidad. Este parte debe especificar la duración de la baja y el tipo de incapacidad (enfermedad común, accidente laboral, etc.).
- Notificación a la mutua: una vez que el empleado presenta el parte médico, la organización debe notificar a la mutua o aseguradora que se encargará de gestionar la incapacidad temporal. Esta comunicación es esencial para que se active el pago delegado y la mutua pueda hacerse cargo de la compensación económica.
- Inicio de la compensación económica: en cuanto la mutua recibe la notificación y valida la baja médica, comienza el proceso de compensación económica al empleado. La empresa dejará de ser responsable del pago directo y será la mutua quien realice los pagos conforme a los plazos establecidos.
El pago delegado se efectúa a partir del cuarto día de la baja, ya que los tres primeros días de incapacidad son considerados «carencia» y no se pagan (salvo en caso de accidente de trabajo, en que el pago empieza desde el primer día).
Por ello, la organización y la mutua deben gestionar la información con rapidez, para evitar retrasos en el inicio del pago delegado.
¿Cómo gestionar el pago delegado en tu empresa?
La gestión de pago delegado puede ser un proceso complejo, pero con una adecuada organización y una comunicación fluida entre las partes este proceso puede llevarse a cabo de manera eficiente.
Aquí te dejamos algunos consejos para una correcta gestión de pagos delegados:
- Mantener una comunicación clara con la mutua o aseguradora encargada de gestionar la incapacidad temporal. Para ello, se debe tener toda la documentación requerida a tiempo y seguir los plazos establecidos para evitar posibles complicaciones.
- Automatizar la gestión del pago delegado: si la entidad tiene un volumen significativo en la plantilla, se considera implementar una herramienta de gestión de personal que permita automatizar los procesos relacionados con el mismo. Esto no solo ahorra tiempo, también reduce errores en el proceso administrativo.
- Informar adecuadamente a los trabajadores: es fundamental que los trabajadores estén bien informados sobre cómo funciona el pago delegado, qué deben hacer en caso de una baja y cuándo pueden esperar recibir los pagos correspondientes. La comunicación y la transparencia son clave para evitar malentendidos.
- Revisa y cumple con las normativas laborales: habrá que asegurarse de que la compañía cumpla con las normativas legales relacionadas con el pago delegado. Los cambios en la legislación laboral pueden afectar al proceso de gestión de los mismos, por lo que es importante estar actualizado en cuanto a las leyes y regulaciones vigentes.
Gestiona el pago delegado con Sesame HR
Sesame HR facilita la gestión del pago delegado al integrar el proceso dentro de su plataforma todo-en-uno. La herramienta permite a las empresas gestionar eficientemente las bajas laborales, asegurar el cumplimiento de la normativa y automatizar los informes y trámites administrativos. Con Sesame HR, puedes:
- Registrar las bajas laborales de forma sencilla y rápida.
- Generar y enviar la documentación requerida a la Seguridad Social o las mutuas.
- Realizar un seguimiento en tiempo real de las bajas, sin preocuparte por la gestión manual de cada caso.
- Optimizar los tiempos y recursos dedicados al proceso, permitiendo que el equipo de RRHH se enfoque en tareas más estratégicas.
Sesame HR no solo optimiza la gestión del pago delegado, sino que también ayuda a las empresas a mantener un ambiente laboral eficiente y a cumplir con todas las normativas legales. ¡Descubre cómo Sesame HR puede transformar tu gestión de RRHH! Solicita ya la prueba gratuita.
¿Necesitas ayuda?
Soy Alba Gijón, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
