Onboarding digital y las herramientas imprescindibles para hacerlo

plan de acogida para nuevos empleados

El onboarding digital de un empleado se refiere a la manera de gestionar el ingreso de un nuevo talento a la compañía. Durante el proceso se desencadenan otras labores que antes de la existencia del teletrabajo eran más sencillas de gestionar. Pero, que ahora deben ser reinventadas para una correcta gestión de rrhh.

En este sentido, el onboarding es esencial en una empresa para una correcta integración de los nuevos trabajadores. Y para su elaboración, podemos utilizar un software de incorporación como Sesame, por ejemplo. Se trata de un software que te guía durante el proceso de la elaboración del manual de acogida y te permite gestionar mucho más rápido todo el documento. A continuación, podrás conocer un poco más respecto a este tema.

¿Qué es el proceso de Onboarding Digital?

El onboarding se trata del proceso de suscripción o adquisición de nuevos usuarios, asegurando que estos entren a todos los servicios y productos que puede ofrecer una empresa. Tratando de que dicho proceso sea rápido y sencillo.

El proceso de onboarding es el comienzo oficial de una relación directa con un particular como usuario registrado o también como cliente oficial. Siendo el momento más importante en el que se decidirá si el cliente potencial se transforma en cliente de nuestra compañía o no. De esta manera, se registrará en una nueva empresa, proporcionando datos que permitan su identificación e ingresando a los productos y/o servicios adquiridos.

Si bien el concepto de onboarding tiene mucha popularidad dentro del ámbito de los recursos humanos, este término es usado de forma amplia en cualquier ámbito en el que una empresa requiera incorporar a una persona a su estructura, ya sea como cliente, como usuario o empleado.

Dicho proceso, ahora digitalizado, puede llevarse a cabo de una manera totalmente online y remota a través de cualquier dispositivo con cámara. Gracias a unos controles técnicos y se seguridad concretos, todo tipo de empresas, incluyendo las del sector financiero, pueden incorporar a sus nuevos clientes y empleados desde cualquier parte, momento y mediante cualquier canal con alta seguridad y un respaldo normativo.

Tipos de Onboarding

Los múltiples tipos de onboarding se diferencian en función de su proceso de digitalización:

  • Onboarding On-Site: Se trata de un método convencional de onboarding. El consumidor se moviliza hasta la oficina comercial o tienda de una empresa y debe mostrar su documento de identidad como una prueba de identificación.
  • Onboarding Semi On-Site: Las empresas ofrecen documentos digitales a sus clientes más recientes para que rellenen los datos en casa. Pero aún así deberá acudir presencialmente a la oficina para entregarlos.
  • Onboarding Digital: También se le llama remoto u online. En este, el proceso está digitalizado por completo y el consumidor no necesita acudir a una oficina o tienda si no lo desea. De esta forma, puede convertirse en cliente de manera remota con seguridad y distintas garantías. Lo conocemos como digital onboarding, por su denominación en inglés. O, tradicionalmente, onboarding digital.

Beneficios

  • Se basa en un proceso fácil para el usuario. Dado que la tecnología digital permite integrar y reunir en una base de datos única, la información recolectada, se traduce en una optimización de recursos y disminución de costes de procesamiento.
  • Mejorar la experiencia del cliente. Tan sólo enviando imágenes de los documentos o un video, como prueba de vida, se confirma la identidad del cliente, los datos y documentos aportados.
  • Tramitación en tiempo real que incrementa la efectividad y la fiabilidad. El proceso se realiza en tiempo real de modo que se aumenta la calidad del servicio y permite subsanar rápidamente los inconvenientes o errores que pudieran presentarse.
  • Es la mejor garantía para impulsar el valor de marca y optimizar la experiencia del usuario. Proporcionar un método fiable, sencillo y eficaz, disminuye la tasa de abandono en las altas online.

Herramientas imprescindibles para el onboarding digital

Firma digital

El primer paso posterior a darle la noticia a tu nuevo empleado de su ingreso, es gestionar los documentos para dicho ingreso. Generalmente, se trata de formatos que deben firmarse y archivarse para un respaldo de ambas partes. Anteriormente, esto se realizaba de manera manual, así también como la práctica de imprimir documentos.

Pero ahora, existen soluciones de software que te permiten generar una firma digital para validar documentos. Un claro ejemplo de esto es Sesame, el cual integra la función para que el área de rrhh mantenga un registro de todos sus documentos como liquidaciones, contratos, certificados, etcétera.

Capacitaciones, herramientas, inducciones

En esta etapa de proceso de onboarding digital es esencial que la empresa dote al colaborador con herramientas para optimizar su bienestar laboral como sillas, escritorios, monitores, etcétera.

A esta etapa también se le suma el proceso de inducción y es aquí, en donde muchos entran en el colapso, debido a que un gran número de empresas no poseen un proceso eficiente de inducción.

Estar cercano a tu nuevo integrante

Háblale a tu colaborador sobre la cultura organizacional de la empresa. Cuéntale cómo es el resto del equipo y su manera de relacionarse entre sí. Al ser nuevo en la plantilla laboral, se requiere de información valiosa para conocer cómo funcionan las cosas dentro del nuevo ambiente laboral. Para realizar este proceso de onboarding digital puedes apoyarte en el uso de un software de rrhh como Sesame. Lo curioso de este programa es que no solo se limita al plan de acogida para nuevos empleados, sino que también puedes realizar un sinfín de gestiones en lo que respecta al departamento de recursos humanos. En pocas palabras, usando Sesame, tu empresa dará un paso al frente dentro del mundo de la transformación digital empresarial.

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