Para qué sirve un gestor de documentos de empleados

Qué es un gestor documental laboral

Contar con la plantilla adecuada es fundamental para el éxito de cualquier empresa, pero también es importante un buen manejo de la información y documentos especialmente de los que atañen a los empleados. En este sentido, contar con un gestor de documentos de empleados es una de las grandes ayudas que puede tener el departamento de Recursos Humanos a la hora de afrontar la tarea de cómo organizar la gestión documental de la empresa de forma eficaz, tanto la organización como el almacenamiento.

Qué es un gestor documental

Para quienes no sepan qué es un gestor documental, se trata de un espacio centralizado para guardar digitalmente toda la documentación de una empresa. Así, los directivos de la firma, el departamento de Recursos Humanos o cualquier persona de la organización que lo necesite puede acceder rápidamente a estos documentos internos de Recursos Humanos para hacer las consultas que necesite. La información es poder, y tener los documentos de la empresa bien organizados es clave para agilizar estas consultas.

Antiguamente la gestión documental se hacía en papel, de forma analógica. Sin embargo, el proceso de digitalización de los últimos años ha supuesto el fin del papel y una apuesta por un gestor documental de recursos humanos digital que agiliza considerablemente la gestión de cualquier documento relacionado con los trabajadores, tanto su creación y almacenamiento como la búsqueda cuando es necesario.

Funciones de un gestor documental de recursos humanos

Pero la pregunta que se hacen los responsables de muchas empresas cuando se les propone hacerse con una herramienta de este tipo es, ¿para qué sirve un gestor de documentos? Sin lugar a dudas, la principal utilidad es la administración y organización de documentos para hacerlos accesibles a los interesados en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los documentos están centralizados en un único sitio, la nube, lo que facilita el acceso. Además, la empresa elige quién puede verlos ganando seguridad frente a los archivos en papel.

El hecho de tener perfectamente ordenados todos los documentos permite ahorrar tiempo en su búsqueda y facilita las comparaciones. Por ejemplo, se pueden tener ordenados por carpetas según la categoría, según el trabajador u organizarse temporalmente. Se estima que contar con un gestor documental ayuda a reducir:

  • En un 10% los costes, ya que la información está perfectamente estructurada
  • En un 30% las erratas o imprecisiones que aparecen en los documentos hechos a mano
  • Mejora en un 49% la velocidad de creación de informidad y contenidos

Conviene destacar esa importante reducción de las erratas, un ejemplo más de la reducción de los riesgos que supone el almacenamiento analógico de documentos. Cuando se guardan en formato físico, es posible que los papeles se extravíen, algo que no pasará cuando el documento se guarda en la nube. También se evita el desgaste del papel, producido tanto por el paso del tiempo como por el propio manoseo cuando se buscan documentos o incluso al utilizarlos.

Tampoco hay que pasar por alto que un gestor documental de recursos humanos facilita la colaboración documental entre los responsables de la gestión de los documentos en la empresa. Si los documentos físicos los hace una sola persona, y no se pueden modificar, los digitales sí que pueden editarlos varias personas y admiten actualizaciones. Así, cuando se tienen que consultar se accede directamente a la última versión ya actualizada.

Qué buscar en un gestor de documentos de empleados

Como cualquier herramienta que ayude a digitalizar procesos en la empresa, lo primero será buscar un gestor documental intuitivo, fácil de usar. La organización de los documentos debe ser clara, de modo que cualquier persona pueda acceder rápidamente a la información que necesita; el hecho de tener filtros para facilitar la búsqueda y una apariencia amable a la vista ayudarán en gran medida a facilitar el trabajo del equipo de Recursos Humanos.

El acceso en tiempo real es imprescindible, en especial a la hora de colaborar en la redacción de los documentos. Para poder aprovechar la herramienta al máximo es necesario contar con suficiente capacidad de almacenamiento en la nube. Si el almacenamiento es ilimitado, mejor; si no lo es, hay que asegurarse de que el volumen de documentos de empleados generados por la empresa es compatible con la capaidad ofrecida. Finalmente la accesibilidad multiplataforma, desde la web o la app, es un último punto a valorar del gestor documental.

En conclusión, contar con un gestor de documentos de empleados en la nube es la mejor forma de que Recursos Humanos se asegure un acceso rápido y eficiente a esta información. Gracias a esta herramienta se minimizan los riesgos de la gestión documental analógica en papel, la información está disponible 24 horas para el personal elegido por la empresa y se accederá a ella de forma rápida y simple. Cada vez son más las empresas que apuestan por un gestor documental de recursos humanos gracias a las muchas ventajas que ofrece para la organización y sus profesionales.

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