Problemas habituales en la reserva de salas de reuniones en la oficina

10 de diciembre, 2021

Es habitual, dentro de las empresas, disponer de salas de reunión y recepción de visitas. La organización y sistematización de las reservas y ocupación de las mismas requiere una gestión y una infraestructura específica. Para ganar tiempo y no tener problemas con la falta de orden al momento de ocupar un espacio, es importante contar con un sistema de reserva de salas. Actualmente, gracias a la tecnología, podemos contar con sistemas de reserva de salas como Sesame, los cuales nos permiten ahorrar mucho tiempo y crear un orden específico dentro de la organización.

Gestión de las salas de reuniones

Las salas de reuniones de la empresa deben ser espacios físicos donde los grupos de trabajo puedan colaborar, compartir y mostrar su trabajo con estilo y sencillez. Sin embargo, frecuentemente cuando vamos a una reunión nos encontramos con que las salas están siendo usadas o no cuentan con el equipo necesario. La disponibilidad de las mismas para poder realizar reuniones a la hora acordada se convierte en un problema. Sobre todo, cuando existen pocas salas y son muchos los proyectos y servicios en los que se está trabajando en equipo.

En muchas ocasiones, la confusión constantemente comienza incluso antes de entrar a una sala de reuniones:

• Una sala vacía no es sinónimo de que esté libre.
• Los empleados son interrumpidos cuando ya han empezado su reunión y se ven obligados a encontrar un espacio alternativo.

La reserva de espacios se gestiona de manera diferente en distintas empresas. Muchos procesos, incluso los sistemas de calendarización corporativos poseen inconvenientes de productividad.

En teoría, la reserva de salas es una pieza esencial para maximizar la productividad laboral de tu compañía. Un mal funcionamiento nos hace perder el tiempo y también crear insatisfacción en el usuario. De hecho, son muchos los trabajadores quienes, actualmente, afirman que las reuniones ineficientes generan frustración en el trabajo.

Por otro lado, un buen sistema de gestión de reserva de salas, unificado y formal, evita que esto ocurra mediante un proceso de registro simple.

Problemas habituales sin una buena gestión de reserva de salas

Sin una gestión correcta y sin una reserva previa, podemos encontrar diversos inconvenientes al momento de querer arrancar una reunión. El problema más grande y común que podemos encontrar es la falta de coordinación. Y con esto hacemos referencia a las veces que planificas una reunión en una sala determinada, y cuando llega el día momento de la reunión, te das cuenta que la sala está ocupada por otro equipo de trabajo.

Por otra parte, esta misma falta de coordinación la podemos ver reflejada dentro del cronograma de dichas reuniones. Si no posees un espacio pre asignado, no podrá incitar a tus compañeros a formar parte de una reunión con días de anticipación. Ahora bien, si ya cuentas con una reserva previa, puedes realizar las invitaciones necesarias, especificando la hora y el espacio donde se realizará la convocatoria.

Para finalizar, puede que, tan sólo por salir del paso, escojas la primera sala que esté disponible y a tu alcance. Pero cuando llega el día y la hora de la reunión pautada, te das cuenta que la sala no cuenta con los elementos necesarios para llevar a cabo tu convocatoria. Debido a esto, es necesario un software para la reserva de salas como Sesame. Mediante dicho programa, este tipo de problemas ya no serán parte de tu día a día.

¿Por qué deberíamos mejorar la reserva de salas en la oficina?

La respuesta es simple; para que no tengas que atravesar nuevamente los problemas que mencionamos anteriormente. Gestionar la reserva de salas en una empresa, te permitirá tener un mejor control sobre estos espacios. De esta manera, no tendrás ningún problema al momento de realizar una reunión específica.

Gracias a la reserva de salas, podrás planificar y organizar todas las pautas para tus espacios corporativos destinados a reuniones. Así lograrás poseer un cronograma bien estructurado, sin la preocupación de que tu pauta para la reunión choque con alguna otra convocatoria establecida por otro equipo de trabajo.

Cuando ya tengas esta planificación ya hecha, tendrás la oportunidad de elaborar tus convocatorias. En ellas, podrás detallar la hora, el día y la sala escogida en donde se desarrollará la actividad pautada. También podrás analizar los elementos que tiene por ofrecerte cada sala de reuniones. A través de este análisis, conocerás con certeza qué herramientas o instrumentos posee cada espacio en particular. Gracias a esto sabrás qué sala es la más indicada para las reuniones que tienes por delante.

Para lograr tener una excelente gestión y planificación en la reserva de salas, se han creado aplicaciones especiales para la gestión de espacios de trabajos dentro del software de recursos humanos d Sesame RH. Básicamente son herramientas digitales que te permitirán controlar la optimización de la reserva de los espacios en la oficina. La finalidad de estos softwares es que puedas tener una vida laboral mucho más efectiva y sistematizada; ahorrarás mucho tiempo y dolores de cabeza.