Beneficios de optimizar la reserva de espacios en la oficina

28 de octubre, 2021

Una sala de reuniones corporativas puede tener mucha más importancia de la que en principio pueda parecer. La reserva de espacios en la oficina adecuada hará que desarrolles un ambiente adecuado que beneficiará directamente la reunión que se llevará a cabo. Las reuniones no son iguales necesariamente, por esa razón, puede que tengas necesidades distintas en cada convocatoria.

 No debes ni tienes porqué interrumpir una reunión porque la sala no cuente con los elementos adecuados, por ejemplo, videoconferencia. por esta y muchas razones más, debes tener siempre optimizado la reserva de espacios en la oficina. A continuación, hablaremos un poco más al respecto.

Problemas que se presentan sin una buena gestión de salas de reuniones

Sin una buena gestión y sin una reserva previa, pueden presentarse distintos inconvenientes a la hora de comenzar la reunión. El problema más notable o grande que podemos encontrar, es la falta de coordinación. Y con esto nos referimos a las veces que organizas una reunión en una sala corporativa específica, y cuando llega el día, te das cuenta que la sala está ocupada por otro equipo de trabajo.

Por otro lado, esta misma falta de coordinación se ve reflejada en el cronograma de dichas reuniones. Si no cuentas con un espacio pre asignado ¿cómo podrás invitar a tus compañeros de trabajo a participar en la reunión con días de anticipación? En cambio, si ya cuentas con una reserva, puedes sin ningún problema generar una invitación, marcando la hora y el espacio específico donde se llevará a cabo la convocatoria.

Por último, puede que, por salir del paso, tomes la primera sala que esté a tu alcance y disponible. Pero cuando llega el día y la hora de la reunión, te das cuenta que la sala no posee los elementos necesarios para realizar tu convocatoria. Por esta razón, es necesario un software de rrhh para la gestión de espacios de trabajo; con él, este tipo de problemas ya serían parte del pasado.

¿Por qué deberías optimizar la reserva de espacios en la oficina?

La respuesta es: para que no tengas que pasar por los problemas que mencionamos anteriormente. Gestionar las salas de reuniones en una empresa te permitirá tener el control total de dichos espacios y, de esta manera, no tendrás ninguna incidencia al momento de llevar a cabo la reunión.

Gracias a la reserva de espacios en la oficina, podrás planificar y organizar todas las pautas para tus salas corporativas destinadas a reuniones. Así, lograrás tener un cronograma bien definido, sin la preocupación de que tu convocatoria choque con alguna otra reunión pautada por otro equipo de trabajo.

Teniendo esta planificación ya hecha, tendrás la oportunidad de crear tus invitaciones y convocatorias. En ellas, podrás especificar el día, la hora y la sala específica donde se desarrollará la actividad pautada. También podrás estudiar los elementos que te ofrezca cada sala de reuniones. Mediante este análisis, sabrás a ciencia cierta qué herramientas o instrumentos tiene cada espacio en particular y así sabrás cuál es la más indicada para tu reunión.

Para tener una mejor planificación en cuanto a la reserva de espacios en la oficina se han desarrollado softwares para la gestión de espacios de trabajos y apps móviles de reservas de salas. Estas son herramientas digitales que te permitirán tener al alcance de tus manos todas estas optimizaciones de las que te hablamos y así disfrutar de una vida laboral mucho más eficiente y organizada.

Optimiza los espacios en tu oficina siguiendo estos pasos

Buen equilibrio

Mejorar los espacios en cualquier oficina requiere principalmente de equilibrio. Para lograr esto, toma nota de los siguientes consejos:

• Determina las zonas donde los empleados podrían desarrollar una vida social o distraerse un poco. Puedes implementar un lobby de descanso, una cafetería o terraza.
• Determina qué tipo de ruidos podrían distraer al trabajador como lo es la música, el televisor, maquinaria dentro de la oficina, entre otros.
• No es recomendable que todo esté en silencio. Puede haber un ambiente de fondo musical que ayude a reducir algunos ruidos molestos.

Privacidad Vs Productividad

Muchas empresas implementan los antiguos cubículos. No obstante, este diseño que está enfocado en brindarle privacidad al empleado, no siempre cumple efectivamente su objetivo ya que ellos podrían sentirse como si estuvieran encerrados en una caja y eso afectaría su nivel de productividad.

Lo recomendable para mejorar tu oficina es contar con espacios intuitivos, es decir, ambientar los espacios existentes con herramientas, como pizarras con marcadores, o espacios alternos donde los empleados puedan llevar sus laptops y descansar un poco lejos de su escritorio.

Buena interacción

La interacción sirve como mecanismo, no solo para que los empleados desarrollen resultados creativos en la empresa, sino también permite que ellos mismos sientan que forman parte de un proyecto de mayor envergadura.

Alcanzar una mejor interacción es una manera de optimizar los espacios en la oficina. Puedes lograrlo con tan solo colocar una máquina de café en medio de una oficina para que los empleados se reúnan en esa área, mantengan conversaciones y formen más compañerismo.

De esta manera podrás tener un mejor ambiente de trabajo. Recuerda que también, la reserva de espacios en la oficina puede ayudarte a olvidar los problemas de coordinación que muchas veces se presentan en las empresas.