Funcionamiento de un sistema de reserva de salas de reuniones

10 de diciembre, 2021

Lentamente todo ha estado regresando a la normalidad. Es decir, los empleados regresan a sus espacios de trabajo con sus horarios como de costumbre o bien, se realizan rotaciones. Sin embargo, aún sigue la pandemia y las empresas deben seguir respetando los protocolos necesarios para resguardar la salud de todos los miembros. En este sentido, un sistema de reserva de salas es una herramienta que se ha comenzado a implementar en muchas organizaciones gracias a las ventajas del uso de las aplicaciones de reserva de espacios.

Hoy por hoy podemos encontrar diversos programas de reserva de salas para su uso, pero, sin duda alguno, Sesame destaca entre la competencia. Básicamente es un software para recursos humanos muy completo; contiene múltiples funcionalidades y entre ellas, está el sistema de reserva de salas. Conoce más a continuación.

¿Qué debe tener un sistema de reserva de salas de reuniones y espacios?

A estas alturas, muchas empresas ya utilizan alguna herramienta de Groupware para convocar reuniones, como, por ejemplo: Google Suite, Microsoft Exchange o Lotus Note. La integración permite que, en el mismo proceso de convocatoria, se pueda también invitar a personas, reservar las salas y los recursos que se necesitarán. De esta manera, se podrán establecer prioridades tales como: el tamaño de la sala, la ubicación física o los medios tecnológicos requeridos.

El sistema display, señalización o cartelería que ofrezcamos en la sala, si bien puede tratarse de algo opcional, ayudará al usuario a hallar la sala pautada en la convocatoria. Esto le aportará información relevante sobre la reunión: hora de inicio y fin de la reunión, puntos a tratar y persona que convoca, entre otras.

También se pueden disponer de displays de mayor formato en zonas comunes: recepciones, halls, salidas de ascensores, etcétera. Todo esto con información tipo ‘Wayfinder’ sobre la ubicación de las salas y/o reuniones para permitirnos ubicar fácilmente la que cumple con nuestros requisitos.

Cuando el coste sea una barrera para utilizar estos displays en cada una de las salas, también podremos implementar otras soluciones. Un ejemplo claro puede ser el uso de etiquetas con códigos QR en la entrada de las salas y una app que nos dará información y funcionalidad sobre la reunión.

Constantemente las reuniones necesitarán la presencia de usuarios en ubicaciones remotas y necesitaremos utilizar videoconferencia. nos será de gran ayuda, por ejemplo, que los usuarios encuentren en el dispositivo de videoconferencia una tecla para ingresar a la reunión de la convocatoria.

Algunos instrumentos nos ayudan a solicitar servicios añadidos que estén disponibles en la sala: solicitar soporte técnico, servicio de catering, etcétera.

Beneficios de implementar un programa de reservas

Proceso de reserva centralizado

La razón principal por la que es conveniente implementar el uso de una aplicación de reserva de salas, es que le permite centralizar todo el proceso de reserva. Esto facilita mucho la gestión del espacio de trabajo. Dependiendo de los diversos grados de permiso que tengan los usuarios, pueden usar las salas de videoconferencias en consecuencia. Dichos usuarios pueden comprobar si las salas de conferencias están disponibles o no en función de la capacidad y disponibilidad.

Fácil de utilizar

Estos sistemas, mayormente, tienen un diseño muy intuitivo; tal es el caso de Sesame. Este sistema ayuda a optimizar la reserva de espacios en su totalidad, especialmente a los empleados. Esto les permite llevar sus reuniones de una manera muy eficiente y productiva.

Elimina por completo el riesgo de conflictos

Una de las razones principales por las que se creó esta tecnología, fue eliminar el riesgo de todos los conflictos potenciales. Un programa de reserva de salas garantiza que todos los espacios que ya están reservados se vuelvan a apartar.

Soporte de trabajo idóneo

Existen múltiples sistemas de estos en el mercado. Cada uno posee un grupo de características diferentes. Sin embargo, es imperativo que escojas los servicios que viene con un soporte de trabajo idóneo. Las empresas quieren, mayormente, que estos sistemas brinden un nivel de flexibilidad de soporte de trabajo aún mayor.

Múltiples modos de reserva

Estos softwares son versátiles cuando se trata de brindar diversas vías para reservar salas. Estos sistemas simplifican todo el proceso de búsqueda de salas de conferencias. Dicho servicio también se puede proporcionar a través de una app o una plataforma de navegador.

Funcionalidad de los sistemas de reserva de salas

Olvida la escasez de salas

Estos sistemas están teniendo un auge evidente debido a la escasez de salas de reuniones que constantemente se presenta en las oficinas. Por esto, en los nuevos espacios de oficinas cada vez existen más espacios destinado a las salas. Como complemento a esto, los softwares de reserva de salas ayudan a sacar el máximo rendimiento a las salas existentes.

¿Ir hasta el sitio a reservar la sala o reservar la sala antes de ir al sitio?

Hoy en día, cada vez más se va entendiendo que no todos los trabajadores de una compañía tienen que estar todo el tiempo en la oficina. Existen diversos mecanismos de trabajo flexible, los cuales tienen muchos beneficios para los trabajadores y para las organizaciones.

Dentro de este esquema, el hecho de reunirse es uno de los motivos más comunes para dirigirse hacia la oficina. Lo lógico sería ir hacia la oficina a la hora en la que se tenga reservada la sala, para lo cual es necesario tener la posibilidad de reservar donde se esté.

Mediante el uso de un sistema de reservas podrás acceder remotamente, sin importar el lugar donde te encuentres y realizar una reserva. Es decir, podrás hacerlo remotamente. Los días en los que tenías que ir hasta la empresa para anotarte en una lista y reservar el espacio, han pasado. Ahora, mediante el uso de un sistema de reserva de salas como el software de recursos humanos de Sesame, podrás optimizar procesos que antes te quitaban mucho tiempo y esfuerzo.