Elementos imprescindibles en un software de reserva de salas

28 de octubre, 2021

Algunas empresas, aunque muy pocas, poseen un software de reserva de salas de espacios y reuniones, el cual les permite realizar una gestión óptima de dicho recurso siempre escaso, y, por tanto, costoso. Todos estamos acostumbrados a sufrir el estrés de buscar frenéticamente una sala para reuniones a último momento, tener que preocuparnos por averiguar si una sala está ocupada o apartada por alguien más justo a la hora en la que nosotros la necesitamos.

Para cubrir esta necesidad y para aliviar nuestros dolores de cabeza referentes a la gestión de salas de reuniones, un software de reserva de salas es la opción idónea. En este post, nos dedicaremos a hablar sobre él y sobre cuáles serían los elementos indispensables que debería tener, continúa leyendo.

¿Qué es un software de reserva de salas?

Un software de reserva de salas es, básicamente, un sistema que le ayuda a optimizar el espacio de las salas de reuniones, mejorar la gestión de espacios en oficinas, disminuir el tiempo de administración e introducir procesos de reserva más inteligentes en el lugar de trabajo. Estos softwares poseen tecnología basada en la nube, y les permite programar y gestionar la reserva de espacios corporativos, hostelería, servicios y videoconferencias en un sistema globalmente escalable.

En los diversos escenarios que enfrentamos en la actualidad, es necesario contar con una herramienta que nos permita mejorar la organización y la reserva de espacios para la realización de reuniones. Todas las empresas deben buscar la manera de dar continuidad a sus actividades de negocio con total normalidad, y esto, sin dudas, requiere que siga siendo necesario poder reunirse para trabajar en equipo con colaboradores internos o externos, proveedores y clientes.

Beneficios de usar un software de reserva de salas

• Proceso de reservas centralizado: La principal razón por la que deberías tener este sistema, es porque permite centralizar el proceso de reserva. Esto facilita en gran medida la gestión del espacio de trabajo.
• Sencillo de usar: Estos softwares son muy fáciles de usar gracias a su diseño mayormente intuitivo. El sistema de reservas de espacios corporativos está optimizado, lo que ayuda directamente a los empleados, ya que pueden realizar sus reuniones eficientemente.
• Soporte de trabajo ideal: Podrás conseguir distintos niveles de apoyo mediante sus servicios, incluido el apoyo laboral centralizado y el apoyo laboral de autoservicio.
• Elimina el riesgo de conflictos: Un sistema de reserva de salas garantiza que todos los espacios estén reservados con antelación y, de esta manera, se elimina toda probabilidad de conflictos por la necesidad de ocupar un espacio que ya cuenta con personas adentro.
• Diversos métodos de reservas: Estos softwares son muy versátiles cuando se trata de proporcionar múltiples vías para reservar salas. Estos sistemas simplifican todo el proceso de búsqueda de salas para reuniones. Este servicio, se brinda a través de una plataforma de navegador o mediante una aplicación móvil.
• Distribución de responsabilidades: En aquellas empresas en las que los empleados deben ser los responsables de reservar habitaciones por su cuenta terminan siendo menos productivas. Con la ayuda de sistemas avanzados de gestión de espacios, es mucho más sencillo reservar las salas sin imponer ninguna carga adicional. De esta manera, las responsabilidades se pueden distribuir fácilmente.
• Mejor uso de la sala de conferencias: Cuando se tiene un espacio de oficina, debemos asegurarnos que se utilice de la manera más ventajosa posible. Los softwares de reserva de salas tienden a mejorar el uso de la habitación en cuestión. Incluso ayuda a cancelar más estructuras.

Elementos indispensables en un software de reserva de salas

Herramienta de Groupware

Estas herramientas para convocar reuniones son muy usadas por las empresas actualmente (Microsoft Exchange, Lotus Notes, entre otras). La integración nos permitirá que, dentro del mismo proceso de la convocatoria podamos, adicionalmente, reservar las salas y los recursos que vamos a utilizar. De esta manera, se podrán establecer prioridades, tales como el tamaño de las salas que se usarán, la ubicación física del espacio, los medios tecnológicos que vamos a necesitar, entre otros.

Sistema de Display

El sistema de Display, señalización o cartelería que ofrezcamos en la sala, bien puede ser una opción solamente, pero lo cierto es que ayudaría mucho al usuario a encontrar la sala a la que ha sido convocado, bindádole información relevante de la convocatorio en cuestión como: hora de inicio y fin de la reunión, asunto y personas invitadas, disponibilidad actual y futura, etcétera.

También se pueden colocar displays de un mayor formato en áreas comunes como recepciones, halls, salida de ascensores, entre otros. Estos, con información de tipo ‘wayfinder’ sobre la ubicaci

Videoconferencias

En la época que estamos atravesando, con frecuencia las reuniones implicarán la participación de usuarios con ubicaciones remotas y será necesario el uso de videoconferencias. Por esta razón, será de gran utilidad que los usuarios puedan encontrar un botón que los dirija directamente a la reunión de la convocatoria.

Si tu software de recursos humanos posee estos 3 elementos ya mencionado, entonces ten la seguridad de que cuentas con un sistema totalmente optimizado y actualizado. Con esto, tendrás muchas ventajas y una de las principales, es la eficaz gestión de los espacios corporativos de tu empresa.