Ventajas de utilizar un software de gestión documental

3 de febrero, 2022

Gran parte del tejido empresarial actualmente debe lidiar con una enorme cantidad de documentos en du rutina diaria. Incluso muchos de estos documentos, deben presentarlos en distintos formatos. Archivos digitalizados, mensajes de correo electrónico o incluso documentos físicos. En este mismo sentido es donde se ve manifestada la importancia y las ventajas que posee un software de gestión documental. A continuación, hablaremos sobre los beneficios y las ventajas que rodean a esta eficiente herramienta digital.

Hoy por hoy, gracias a los avances de la era digital, podemos encontrar diversos tipos de gestores documentales en el mercado. Aquí, te mostraremos sus ventajas y consejos para incorporar uno a tu empresa.

¿Qué es un software de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es, básicamente, un software de almacenamiento, sistematización y recuperación de los documentos de una compañía. Cuando hablamos de documentos, nos referimos a: fichas técnicas, facturas de compra, documentos de ingresos, remisiones de entrega, contratos, documentos de gastos, entre muchos más.

La gestión documental contempla una serie de dificultades dentro de las cuales debemos destacar algunas:

• Su difícil organización (en tal caso de que no se siga un método preestablecido).
• El tiempo invertido en el registro de cada uno de los documentos si no se logra mantener un orden adecuado.
• La incompatibilidad de los distintos formatos: Word, Excel, PDF, etcétera.

En definitiva, realizar una organización de la documentación eficaz evita carecer de un procedimiento de archivo definido dado que esto, complicará en gran medida la recuperación de los mismos. Este hecho, concluiría en la pérdida de información y así mismo podría colocar en riesgo la propia integridad de la empresa.

Objetivos principales

• Registrar.
• Organizar.
• Clasificar.
• Almacenar.
• Facilitar la búsqueda.
• Facilitar los medios técnicos para compartirlos.
• Reservarlos y protegerlos de cualquier intruso.

Estos softwares, no solo nos permiten alcanzar los objetivos primarios ya mencionados. También, podríamos asegurar lo que en la archivística se conoce como acervo documental. Esto, es el conjunto de los documentos que forman parte del archivo imprescindible para el éxito de nuestra empresa.

Existen un conjunto de normas que le dan completa validez a un documento digitalizado igual que a un documento físico. Es por este motivo que, hasta los sistemas contables están apostando por la digitalización documental. Esta notable necesidad se desarrolla debido a que, a través del tiempo, las empresas se van llenando de documentos. Esto, también se debe a que no se implementan las estrategias de gestión documental: la organización, clasificación, etcétera.

Ventajas de un software de gestión documental

1. Más control y organización. La gestión documental mediante un software ofrece un mayor control sobre la dirección de la compañía. Gracias a que permite distribuir de mejor manera el flujo de procesos, ya que cada documento posee un identificador único.
2. Mayor rentabilidad. Disminuye los costes en contratación de personal, gracias a que un software puede realizar las tareas de identificación, almacenamiento, remisión y verificación. Todo esto, de una manera mucho más rápida y eficiente que la asignación de horas de trabajo a un empleado.
3. Permite un ahorro de tiempo. Incrementa la productividad de la compañía. Estos softwares, debido a que se trata de herramientas digitales, funcionan a la velocidad del tránsito de la intranet. Esto, básicamente se reduce a procesos de traslado de archivos de menos de un segundo.
4. Mejor seguridad. Incrementa la confianza en la gestión de lo proceso al interior de la compañía, incluso puede mejorar el clima laboral. Poder identificar cada archivo no solo nos otorga un mejor control sobre la manera en la que se asignan las funciones. También nos garantiza de que los procesos se cumplen según sean los parámetros. Esto permitirá verificar en qué etapa se encuentra un archivo, en qué departamento, con qué responsable y para qué proceso.
5. Mejor accesibilidad. Nos permite acceder a la información desde cualquier sitio y en cualquier momento, siempre y cuando exista una conexión a internet. Una de las alternativas más interesantes y que sigue en auge, es la contratación de servicios de almacenamiento en la nube.
6. Mayor dinamismo. Otorga flexibilidad al momento de abordar la carga laboral, gracias a que el sistema de gestión documental que se almacena en la nube, posibilita la contratación de freelancers para proyectos específicos.

Consejos para optimizar la gestión documental

• Centraliza todos los documentos de la compañía.
• Transforma los documentos de papel a formato electrónico. Esto te permitirá evitar, entre otras cosas, la pérdida de dichos documentos en caso de cualquier accidente. Este, es uno de los motivos por el que deberías digitalizar la gestión documental de tu compañía.
• Organizar la documentación con categorías, subcategorías y metadatos. Esto te dará como resultado que sea más sencillo sistematizar, buscar y recuperar todo. Un buscador mediante palabras clave puede entregar resultados en cuestión de segundos.
• Definir mediante un software de gestión documental usuarios con perfiles de seguridad, donde dichos usuarios puedan ingresar a la documentación a la que tengan acceso. Esto evitará que se acceda a documentación sin una autorización previa.

Como vemos, un software de gestión documental es necesario en una empresa que quiere ser eficiente. Sesame HR es un software de recursos humanos que tiene la capacidad de almacenar una gran cantidad de datos e información gracias a su base de datos en la nube. Si quieres tener las nóminas, los documentos de la empresa, las notas y tickets de gastos centralizados, debes utilizar una herramienta como Sesame HR.