Vacaciones y ausencias
Cómo organizar los cuadrantes de turnos en hostelería durante las vacaciones
Gestionar los cuadrantes de turnos en hostelería en vacaciones puede ser un proceso complejo. Te traemos 7 claves para el éxito. ¡Léenos!
¿Necesitas ayuda?
Alba Gijón
HR Consultant
3 de junio, 2025
Si eres jefe de un establecimiento de hostelería, sabrás que las vacaciones son una época complicada para organizar los cuadrantes de turnos en hostelería. ¡Debes lidiar con el aumento en el número de clientes!
Es cierto: los turnos previstos deben adaptarse al aumento del trabajo, pero a la vez hay que mantener un control sobre los costes. Y ese control pasa por conseguir la mejor manera de configurar los turnos para cada horario sin tener que contratar más plantilla de la necesaria.
En este artículo, te traemos 7 claves infalibles para llevar tu negocio al éxito durante las vacaciones. Prepárate porque la gestión de turnos será mucho más sencilla con Sesame HR, tu app para organizar cuadrantes de turnos en hostelería. ¡Vamos allá!
¿Qué es un cuadrante de vacaciones?
Un cuadrante de vacaciones es una herramienta utilizada en las empresas, especialmente en sectores como la hostelería, para organizar y planificar las fechas de descanso de los empleados. Este cuadrante es esencial para garantizar que los turnos se cubran adecuadamente, sin dejar vacíos durante las vacaciones, y asegurar que todos los empleados disfruten de su derecho a descanso de manera equitativa.
Características de un cuadrante de vacaciones:
- Distribución equitativa: Asegura que todos los empleados tengan acceso a tiempo libre, especialmente durante la temporada alta.
- Visibilidad para todos: Los cuadrantes deben ser accesibles para todo el personal para que cada empleado pueda consultar sus fechas de descanso y las de sus compañeros.
- Flexibilidad: Permite adaptarse a las necesidades del negocio, ajustando los turnos según la disponibilidad de personal.
¿Cómo llevar un control de las vacaciones de los empleados?
Llevar un control adecuado de las vacaciones es fundamental para evitar solapamientos y garantizar que el servicio en el negocio no se vea comprometido. Para ello, las empresas deben tener un sistema claro y accesible que registre las fechas de las vacaciones, las solicitudes y los días disponibles.
Métodos para controlar las vacaciones:
- Sistemas de gestión digital: Herramientas como Sesame HR permiten llevar un seguimiento detallado de las vacaciones solicitadas y aprobadas.
- Calendarios compartidos: Utilizar plataformas de calendario colaborativo donde se pueda visualizar la disponibilidad de todo el equipo.
- Reportes periódicos: Generar informes de las vacaciones pendientes y utilizadas para garantizar que se cumplan los derechos laborales.
¿Cómo es la fórmula para el cálculo de vacaciones?
El cálculo de las vacaciones debe ser preciso para garantizar que cada empleado reciba el tiempo libre correspondiente según la ley y las políticas internas de la empresa. La fórmula básica para calcular las vacaciones es:
Fórmula del cálculo de vacaciones:
- Días de vacaciones = (Número de días trabajados / 365) x 30 días (por lo general en España, se otorgan 30 días naturales de descanso anuales).
En el caso de los trabajadores a tiempo parcial, la fórmula se ajustará en función de las horas trabajadas en relación con una jornada completa.
Beneficios de un cuadrante de vacaciones
Un cuadrante de vacaciones bien diseñado trae muchos beneficios tanto para la empresa como para los empleados. Entre los más destacados se encuentran:
- Mejora de la planificación: Permite organizar y planificar los turnos de manera que no afecten la operación diaria, garantizando que siempre haya personal disponible.
- Satisfacción del empleado: Los empleados aprecian cuando pueden disfrutar de sus vacaciones sin generar conflictos con sus compañeros o el servicio.
- Reducción de errores: Un sistema automatizado de cuadrantes disminuye los errores humanos que podrían surgir al asignar las vacaciones manualmente.
- Cumplimiento de la normativa laboral: Garantiza que las políticas de descanso y las leyes laborales sean cumplidas de manera eficiente.
¿Cómo hacer un cuadrante de vacaciones?
Elaborar un cuadrante de vacaciones eficaz es una parte fundamental de la gestión de recursos humanos en la hostelería. Aquí te mostramos algunos pasos clave para hacerlo:
Pasos para hacer un cuadrante de vacaciones eficiente:
- Recopila las solicitudes: Pide a los empleados que soliciten sus días de vacaciones con suficiente antelación.
- Distribuye de manera equitativa: Asegúrate de que todos los empleados tengan la oportunidad de tomar sus vacaciones durante el año sin afectar la cobertura del equipo.
- Usa herramientas digitales: Utiliza plataformas como Sesame HR para facilitar la gestión y visualización de las vacaciones.
- Considera la temporada alta: Planifica las vacaciones teniendo en cuenta los períodos de mayor demanda y asegúrate de contar con personal suficiente.
- Revisa y ajusta: Asegúrate de que el cuadrante sea flexible y revisa periódicamente si es necesario hacer ajustes para cubrir las ausencias.
7 claves para organizar los cuadrantes de turnos en hostelería en verano
¿Estás buscando la mejor manera de optimizar los cuadrantes de turnos en hostelería durante el verano para que tu equipo se mantenga feliz y los clientes satisfechos? Entonces, seguro que estas claves te resultarán de gran utilidad.
Integrar Sesame HR en tu empresa es una forma óptima y sencilla de gestionar toda la logística relacionada con los cuadrantes durante las vacaciones. Esta app te permite priorizar el periodo más concurrido, ¡y mucho más!
1. Prioriza los periodos de mayor afluencia
¿Estás buscando la mejor manera de organizar los cuadrantes de turnos en hostelería durante las vacaciones? Entonces lo primero que debes hacer es priorizar los periodos de mayor afluencia.
Gestionar los turnos de trabajo a la hora de cubrir fechas como el verano o la Navidad puede ser complicado, pero si sabemos en qué momentos tenemos más demanda, podremos planificarnos mejor para ajustar nuestra infraestructura.
Esto nos permitirá ofrecer el mejor servicio posible a nuestros clientes sin incurrir en costes innecesarios, y así maximizar las utilidades.
Si no conoces bien cuándo son los periodos de afluencia, te recomendamos estudiar los resultados del último ejercicio para elaborar estadísticas que te ayuden a determinar cuáles son tus picos de demanda.
También puedes realizar una investigación online para tener una mejor visión objetiva sobre tu sector y las tendencias que se observan dentro del mismo. Usando esta información como referencia, será mucho más sencillo decidir con qué turnos debes contar.
2. Ten en cuenta las horas de descanso obligatorias
¿Quieres maximizar el rendimiento de tu equipo y cumplir la legislación laboral? Puedes darles un descanso adecuado, si usas bien la tecnología.
Cuando organices los turnos con Sesame HR, nuestra app para organizar cuadrantes de turnos en hostelería, tendrás que tener en cuenta las horas de descanso obligatorias. Esta es una buena manera de respetar el bienestar de tu equipo.
Usando nuestro programa de cuadrantes de trabajo, tendrás la flexibilidad para adaptarte a estas obligaciones legales.
3. Valora las necesidades del equipo
Cuando se trata de organizar turnos en el sector de la hostelería, es importante tener en cuenta las necesidades de tu equipo. Al fin y al cabo, se trata de personas que tienen vidas y obligaciones diferentes, por lo que merece la pena ser flexible.
Esto significa que debes ofrecer horarios flexibles y prever pausas y períodos de descanso adecuados. Mostrar respeto por las necesidades de sus empleados es una forma estupenda de aumentar el compromiso general de los empleados.
También ayudará a reducir la rotación, ya que los empleados contentos suelen quedarse más tiempo.
También deberías considerar la posibilidad de ofrecer opciones como la jornada parcial u horarios flexibles para que los empleados puedan gestionar mejor su conciliación de la vida laboral y familiar.
Una gran herramienta puede ser el software de Sesame HR para la programación de turnos.
4. Digitaliza los cuadrantes de turnos en hostelería
Una de las claves para organizar los cuadrantes de turnos en hostelería es digitalizarlos. Esto quiere decir que debes recurrir a herramientas y software especializado que te permitan gestionar el horario laboral de forma ágil, segura y sencilla.
Por ejemplo, Sesame HR es una herramienta ideal para gestionar los cuadrantes. Esta app te ofrece un sistema para crear, asignar y gestionar los turnos de trabajo con la siguiente serie de ventajas:
- Asigna los turnos de trabajo de forma puntual o periódica.
- Visualiza la disponibilidad del equipo.
- Aplica restricciones en los cuadrantes.
- Envía los turnos laborales a tus empleados en tiempo real.
- Establece alertas de puntualidad.
Todo esto puede abrir las puertas a un mejor control horario y la satisfacción laboral.
5. Establece el patrón de turnos más indicado
Uno de los principales retos a los que se enfrentan los responsables de gestión de recursos humanos en hostelería es establecer el patrón de turnos adecuado para cada momento.
Para ello, es importante considerar cuestiones como la hora de máxima afluencia del cliente y la capacidad del equipo.
Afortunadamente, Sesame HR es un software para organizar turnos que te ayuda a optimizar tu tiempo al planificar los patrones. Estas son algunas de sus características:
- Generador de turnos por niveles de responsabilidad: puedes establecer un nivel concreto para cada uno de tus empleados y asignarles una plantilla determinada.
- Construye plantillas: personaliza las plantillas de horarios según las necesidades, guardándolas para que puedas recurrir a ellas fácilmente siempre que quieras.
- Elige el número de repeticiones del patrón: establece el número exacto de veces que deseas repetir cada patrón antes de generar el cuadrante.
- Notificaciones automáticas: envía los turnos a tus empleados desde el programa por mail y en tiempo real.
6. Comunica los horarios al instante
Una forma de asegurarte de que tu equipo sepa cuándo debe trabajar, es comunicar los horarios al instante. Esto significa que no habrá confusiones porque sabes exactamente quién está en qué turno, y nadie se perderá ni tendrá problemas para llegar al momento indicado.
El programa para hacer cuadrantes de trabajo permite comunicaciones automatizadas inmediatas, lo que significa que enviar turnos de trabajo a tus empleados desde el software de gestión.
7. Sé flexible de cara a imprevistos
¿Necesitas ser flexible para los imprevistos? Entonces el programa para hacer cuadrantes de turnos en hostelería de Sesame HR es la solución perfecta.
Esto se debe a que puedes darle flexibilidad laboral a tus empleados, para que se organicen y cambien turnos.
Con el programa para hacer cuadrantes de turnos, puedes construir nuevos patrones y plantillas que se adapten dinámicamente al calendario laboral sin que tengas que preocuparte por los imprevistos.
Esto significa que las necesidades del equipo pueden ser satisfechas sin sacrificar tiempo ni esfuerzo adicionales.
Con Sesame HR, nunca tendrás problemas en situaciones imprevistas. ¡Estás listo para responder y tomar el control!
Sesame HR, tu app para organizar cuadrantes de turnos en hostelería en verano
Con el programa de Sesame HR para organizar cuadrantes de turnos en hostelería, ahorrarás tiempo y dinero durante la temporada alta en tu hostelería.
Será más fácil que nunca asignar turnos con su simple creación y edición de turnos. El programa te permite crear un patrón de turnos para cada equipo, lo que significa que los empleados saben exactamente qué esperar cada día.
Y para simplificar aún más las cosas, puedes usar el programa para generar automáticamente los turnos en función del nivel de responsabilidad y las necesidades del equipo.
Si te ha gustado nuestro artículo, puedes pedir una demo de nuestro software de RRHH. ¡Visítanos en la web!
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Soy Miguel Ángel Díaz, consultor de
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