Expediente laboral

Un expediente laboral reúne una serie de documentos que desvelan información del trabajador: sus competencias, sus habilidades...

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Ronny Navarrete

HR Consultant

sistema de gestión de recursos humano

12 de febrero, 2025

¿Cuánto tiempo se debe guardar el expediente de un empleado? ¿En qué consiste exactamente este documento? Toma nota de la definición de expediente laboral y conoce todos los detalles sobre la información que contiene.

¿Qué es un expediente laboral individual del trabajador?

Entre los documentos laborales que posee el departamento de recursos humanos puede contar con el expediente laboral de un trabajador. Es decir, una serie de documentos que desvelan información del trabajador como por ejemplo sus competencias profesionales, sus habilidades, su trayectoria en la empresa o cualquier otra situación que ocurre tras establecer la relación laboral.

Básicamente el significado de expediente laboral se relaciona con una herramienta de control interno mediante la cual se analizar la trayectoria del empleado durante el tiempo que ha trabajado para la empresa. Entre las clases o tipos de expediente laboral puedes encontrar el expediente laboral físico o electrónico.

¿Qué debe contener un expediente laboral de un empleado?

Un expediente laboral es una recopilación detallada de documentos que reflejan la relación entre el empleado y la empresa. Su contenido puede variar según la normativa de cada país y las políticas internas de la organización, pero generalmente incluye:

Documentación personal

  • Datos de identificación:

    • Nombre completo
    • Fecha de nacimiento
    • Número de identificación (DNI o equivalente)
    • Estado civil
    • Nacionalidad
  • Información de contacto:

    • Dirección
    • Teléfono
    • Correo electrónico
  • Personas de contacto en caso de emergencia:

    • Nombres
    • Relación
    • Datos de contacto

Formación académica y profesional:

  • Currículum vitae actualizado
  • Copias de títulos académicos y certificados de formación
  • Cédula profesional o comprobantes de estudios

Documentación laboral:

  • Contrato(s) de trabajo y sus anexos
  • Descripción del puesto y responsabilidades
  • Historial de cambios de puesto o promociones
  • Cartas de recomendación o constancias laborales

Información salarial y beneficios:

  • Registro de salarios y aumentos
  • Detalles de bonificaciones, incentivos y otros beneficios
  • Datos bancarios para el pago de nómina

Evaluaciones y desempeño

  • Informes de evaluaciones de desempeño
  • Reconocimientos o sanciones disciplinarias
  • Planes de desarrollo profesional

Documentación de seguridad y salud laboral:

  • Informes médicos y exámenes de salud
  • Evaluaciones de riesgos laborales
  • Registros de accidentes o incidentes laborales

Otros documentos relevantes:

  • Comprobantes de domicilio
  • Identificación oficial (INE, pasaporte, etc.)
  • Número de Seguridad Social
  • RFC (Registro Federal de Contribuyentes)
  • CURP (Clave Única de Registro de Población)
  • Licencias o certificaciones profesionales
  • Estudios socioeconómicos (si aplica)

Es esencial que el expediente laboral esté organizado de manera cronológica y se mantenga actualizado. Además, la información contenida debe ser tratada con estricta confidencialidad, garantizando el acceso solo a personal autorizado y cumpliendo con las normativas de protección de datos vigentes.

Mantener un expediente laboral completo y bien organizado facilita la gestión de recursos humanos, permite una toma de decisiones más informada y asegura el cumplimiento de las obligaciones legales de la empresa.

¿Cuánto tiempo debe conservarse el expediente laboral de un empleado?

La gestión documental de una organización debe hacerse de acuerdo a lo que establece la ley. En el ámbito laboral se establece que tanto los expedientes de empleados, contratos, convenios, descuentos o cualquier otra actividad relacionada con la nómina debe conservarse unos cinco años o incluso 10 años dependiendo de las facultades de revisión de los organismos autorizados.

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