Normas a seguir para activar un canal de denuncias en la empresa

20 de diciembre, 2022

Es posible que hayas oído hablar alguna vez de la Directiva Whistleblowing o directiva del canal de denuncias, pero ¿sabes qué es y cómo funciona?

Aquí te ofrecemos una visión general de la denuncia de irregularidades. Qué es, cómo activar un canal de denuncias para empresas de irregularidades en tu empresa y las normas que debes seguir al hacerlo.

Directiva del canal de denuncias

Quizás te preguntes por qué tanto alboroto con la nueva Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades, también conocida como Directiva Whistleblowing.

Antes de nada, es importante que sepas qué es la directiva del canal de denuncias. En pocas palabras, se trata de un conjunto de normas que deben seguirse al crear un canal de denuncia de irregularidades en la empresa.

Incluye aspectos como la regulación del canal y los procedimientos necesarios para garantizar su eficacia.

La Directiva (UE) 2019/1937 se publicó en el Diario Oficial de la Unión Europea en octubre de 2019. Y establece que todas las empresas deben tener un canal de denuncias para que los trabajadores puedan reportar de forma anónima cualquier acto de:

• Corrupción.
• Fraude.
• Malversación.
• Abuso de poder.

Las empresas también deben asegurarse de que dicho canal esté adecuadamente protegido y que los denunciantes puedan permanecer en el anonimato si así lo desean.

Si tu empresa no tiene un buzón de denuncias laborales, puedes solicitar que se active uno a tu departamento de Recursos Humanos.

Puntos clave de la Directiva Whistleblowing

Como habrás podido deducir, la directiva del canal de denuncias está regulada por la Unión Europea. El procedimiento para poner en marcha el canal de denuncia de irregularidades se describe en la normativa, y también hay directrices sobre cómo hacerlo de forma correcta.

Se trata de una normativa destinada explícitamente a favorecer la tarea de los alertadores o ‘whistleblowers’. Aunque también puede brindar enormes beneficios a las empresas, al promover una cultura de empresa basada en la legalidad.

Por eso hay que tener en cuenta algunos puntos clave en materia de protección de datos. Lo más importante que hay que tener en cuenta al implantar un canal de denuncia de irregularidades es la privacidad. 

Los datos de los denunciantes deben protegerse a toda costa. Además, las empresas deben utilizar un sistema informático para gestionar todas las comunicaciones de los denunciantes.

Por ejemplo, los empleados deben poder ponerse en contacto con el canal de denuncia de forma anónima si lo desean. Y toda la información recogida a través del canal debe ser confidencial.

Si estás pensando en implantar un canal de denuncias para empresas, es importante que te familiarices con la nueva normativa. Sesame HR puede ayudarte a hacerlo: nuestro programa facilita la creación de un canal seguro y confidencial.

Directiva del canal de denuncias en España

También en España, la directiva del canal de denuncias establece que todas las empresas con más de 50 trabajadores deberán disponer de un buzón de denuncias.

Todo para que los empleados puedan hacer llegar sus quejas de forma segura y confidencial.

Las empresas que no cumplan con la Directiva Whistleblowing pueden incurrir en multas de hasta 30.000 euros.

Además, las empresas que no protejan a los denunciantes pueden ser objeto de sanciones administrativas o civiles.

Por lo tanto, es crucial que te asegures de cumplir con la normativa del canal de denuncias y de proteger adecuadamente a los empleados que realizan denuncias.

¿Es obligatorio implementar la directiva del canal de denuncias?

Ahora ya sabes qué es la directiva del canal de denuncias y para qué sirve. La siguiente pregunta es: ¿es obligatorio tener un canal de este tipo?

La respuesta es: sí, lo es. Las empresas deben implantar un canal de denuncia de irregularidades como parte de su cumplimiento de la nueva directiva de la UE sobre protección de los denunciantes. 

La directiva 2019/1937 en España, y en el resto de la Unión Europea, deben cumplirla todas aquellas empresas que contengan más de 50 trabajadores. Dichas organizaciones están bajo la obligación de crear canales de denuncia internos. 

Todas aquellas compañías que tengan más de 250 trabajadores tendrán hasta dos años para cumplirla después de su entrada en vigor. Por otro lado, las que cuenten con entre 50 y 250 empleados, podrán disponer de hasta dos años más.

La Directiva Whistleblowing se puso en marcha para animar a los empleados a denunciar si ven que algo va mal en su empresa.

Así pues, si eres empresario, es fundamental que conozcas la normativa del canal de denuncias y te asegures de que tu empresa la cumple.

Y tus empleados deben saber que tienen derecho a denunciar cualquier irregularidad que vean en su lugar de trabajo. Todo para mejorar la experiencia del empleado.

Protección de datos en la Directiva Whistleblowing

La protección de datos en la directiva del canal de denuncias es un aspecto importante a tener en cuenta. Todos los datos recopilados en el canal deben estar protegidos y seguros.

Esto significa que solo se deben recopilar los datos necesarios y que se deben eliminar los datos innecesarios.

Para garantizar la protección de datos, puedes usar un software con canal de denuncias que codifique los datos.

Por ejemplo, el software de gestión de RRHH de Sesame HR cumple con todas las normas y regulaciones y ofrece una solución segura para implementar un canal de denuncias.

¿Qué obligaciones deben cumplir las empresas según la directiva del canal de denuncias?

De la directiva del canal de denuncias, se pueden deducir hasta siete puntos fundamentales que toda empresa deberá cumplir como parte de sus obligaciones:

• Determinar canales de denuncia. Una de las obligaciones esenciales que establece la Directiva Whistleblowing, es la creación de canales de denuncia internos en la empresa. Estos pueden ser a través de sistemas en línea, correo postal, vía telefónica o cualquier otro medio de comunicación similar.
• Protección de datos. Los datos personales del individuo denunciante han de ser tratados bajo la normativa de protección de datos europea (RGPD).
• Establecer un puesto de encargado de gestionar las denuncias. Las empresas deben elegir a una persona encargada de gestionar y realizar el seguimiento a las denuncias internas. Dicha tarea puede recaer en la persona responsable del departamento de recursos humanos, un asesor legal, etcétera.
• Plazos para procesar las denuncias. El plazo para que la empresa comunique la denuncia a la persona denunciante es de siete (7) días. A partir de este momento, la compañía cuenta con tres meses para notificar al denunciante acerca de cualquiera de las medidas que se adoptaron.
• Deber de informar. Todas las empresas que contengan más de 50 empleados están bajo la obligación de informar sobre las denuncias internas. Esto, tanto a los propios interesados, como a las autoridades que guarden competencia en la materia.
• Almacenamiento de datos. Dicha normativa también obliga a que las compañías almacenen los informes en una ubicación segura para poder ser consultados en cualquier momento.
• Canales compartidos. La nueva normativa del canal de denuncias también determina que, aquellas compañías que posean entre 50 y 250 empleados, podrán utilizar canales de denuncias internas compartidas. Cabe destacar que, siempre y cuando cumplan con todas las obligaciones citadas anteriormente.

Procedimiento de la normativa del canal de denuncias

En primer lugar, debes asegurarte de que el canal esté alojado en un dominio independiente del resto de la organización para una buena gestión de personal.

Hecho esto, las normas a seguir para aplicar la directiva del canal de denuncias son las siguientes:

1. Persona encargada

Designa a una persona encargada de recibir las denuncias de los empleados. Esta persona será la única que tendrá acceso al buzón y será responsable de mantener la confidencialidad de las mismas.

Además, debe estar disponible para responder a las denuncias en un plazo razonable.

2. Mecanismo de denuncias

Establece un mecanismo para recibir denuncias de forma anónima y enviarlas a la persona o el grupo responsable.

Este mecanismo puede ser un software de canal de denuncias, como el Sesame HR. Este ofrece una manera segura y fácil de enviar y recibir denuncias anónimas.

3. Anonimato

Los empleados podrán realizar denuncias a través del buzón de denuncias de manera anónima, o no.

Sin embargo, si la denuncia es anónima, será más difícil para la persona encargada de investigarla y llevar a cabo una investigación exhaustiva.

4. Criterios de evaluación

Establece unos criterios claros para evaluar las denuncias y tomar las medidas necesarias.

Todas las denuncias serán tratadas de manera confidencial y se investigarán a fondo.

Si se determina que la denuncia es fundada, se tomarán las medidas necesarias para resolver el problema.

5. Supervisión y ajustes

Supervisa el funcionamiento del canal de denuncias y haz los ajustes necesarios para mejorarlo.

Este debe estar abierto a todos los empleados y debe ser fácil acceder, en consonancia con la directiva del canal de denuncias.

6. Penalizaciones

Los empleados que hagan uso del canal no serán penalizados de ninguna manera. Todas las denuncias deben ser tratadas de forma confidencial y se debe garantizar que nadie será perjudicado por hacer una denuncia.

Si sigues este procedimiento, el canal de denuncias será una herramienta eficaz para detectar y abordar problemas en la empresa.

Sesame HR, software de canal de denuncias

A la hora de establecer un nuevo buzón de denuncias, es crucial recordar que existe la directiva del canal de denuncias.

Así podrás asegurarte de que el proceso se lleva a cabo de la manera más eficaz posible, reforzando tu comunicación interna.

En Sesame HR, comprendemos la importancia de implementar esta medida en tu empresa, y estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino.

Nuestro canal de denuncias es una aplicación web o móvil que permite a los empleados presentar denuncias internas de forma anónima. Las denuncias pueden ser sobre cualquier tema, desde acoso laboral hasta fraude. Este puede ser implementado en cualquier empresa.

Con nuestro programa, podrás gestionar todas las denuncias de tus empleados de forma confidencial y en cualquier momento para cumplir con la Directiva Whistleblowing.

¿Quieres establecer tu propio canal de denuncias para empresas? En Sesame HR, te facilitamos los medios para que los empleados puedan reportar sus denuncias de manera confidencial. Tendrás toda la administración de este proceso en una única plataforma.

¿Qué mejor manera de garantizar la seguridad en tu empresa y cumplir con la ley del canal de denuncias? Descarga de forma gratuita nuestro canal de denuncias para completar tu software de RRHH. ¡Es así de sencillo!