Nóminas
Registro salarial: diferencias con el registro retributivo y cómo aplicarlo
Descubre qué es el registro salarial, en qué se diferencia del registro retributivo y cómo aplicarlo correctamente.
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Ronny Navarrete
HR Consultant
12 de junio, 2025
Desde el 14 de abril de 2021, todas las empresas en España están obligadas a disponer de un registro salarial —también conocido como registro retributivo— que refleje los salarios medios de su plantilla, diferenciados por género y clasificados por grupos o categorías profesionales.
Más allá de ser un requisito legal cuyo incumplimiento puede conllevar sanciones importantes, el registro salarial es una herramienta clave para promover la igualdad retributiva. Su correcta implementación no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también refleja un compromiso real con la reducción de la brecha salarial de género y la creación de entornos laborales más justos y transparentes.
Cuando este registro se integra en una gestión de nóminas eficaz y digitalizada, se refuerza la fiabilidad de los datos, se facilita su mantenimiento actualizado y se mejora el control interno sobre las políticas salariales
¿Aún no sabes cómo realizar el registro salarial? Sigue leyendo este artículo para aprender todo sobre cómo llevarlo a cabo.
¿Qué es el registro salarial?
El registro salarial es un documento obligatorio que, según establece el Real Decreto 902/2020, deben elaborar todas las empresas en España con el fin de garantizar la transparencia en la configuración de las percepciones salariales. Este instrumento obliga a registrar:
- Los valores medios de los salarios como la media o la mediana.
- Complementos salariales y percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos según la clasificación profesional aplicable.
- Clasificación profesional detallada incluyendo los grupos profesionales, categorías profesionales y puestos de trabajo de igual valor.
El objetivo principal de este mecanismo es proporcionar una herramienta eficaz para identificar posibles discriminaciones retributivas por razón de género. Al ofrecer datos concretos y comparables sobre las remuneraciones percibidas por hombres y mujeres que realizan trabajos de igual valor, facilita la detección de desigualdades injustificadas y sienta las bases para su corrección.
Registro salarial vs retributivo
El modelo registro salarial y el retributivo son dos términos que se emplean como sinónimos. No obstante se pueden encontrar pequeñas diferencias en su uso:
| Criterio | Registro retributivo | Registro salarial |
| ¿Qué es? | Documento obligatorio que recoge la media de las retribuciones desglosadas por sexo. | Nombre informal usado a veces para referirse al registro retributivo (no siempre correcto). |
| Finalidad | Garantizar la igualdad salarial entre mujeres y hombres. | Puede referirse de forma genérica a los salarios del personal, sin foco en género. |
| Base legal | Art. 28.2 del Estatuto de los Trabajadores. | No tiene una regulación específica con ese nombre; puede ser una confusión terminológica. |
| Desglose requerido | Sí. Por sexo, grupo profesional, categoría, puesto de igual valor. | No necesariamente. Suele ser un documento general sobre retribuciones. |
| Obligatoriedad | Obligatorio para todas las empresas, sin importar tamaño. | No es obligatorio como tal si no se refiere al registro retributivo. |
| Datos incluidos | Salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales. | Puede incluir salarios brutos o netos, pero no tiene un formato definido por ley. |
| Periodicidad | Revisión al menos anual. | No aplica, si no es un documento formal regulado. |
| Auditoría retributiva vinculada | Solo si la empresa tiene obligación de tener un plan de igualdad. | No aplica. |
| Confusión habitual | Muchas empresas llaman “registro salarial” al registro retributivo. | Es importante usar el término legal correcto: registro retributivo. |
¿Cómo se elabora el registro salarial correctamente?
La elaboración del registro salarial requiere seguir un proceso metódico que garantice su correcta implementación y su eficacia como instrumento de transparencia retributiva:
Consultar con la representación legal de los trabajadores
El Real Decreto 902/2020 establece que el registro salarial debe elaborarse en consulta con la representación legal de los trabajadores (RLT), cuando ésta exista. Este proceso de consulta debe realizarse con al menos diez días de antelación a la elaboración del registro y debe ser documentado adecuadamente.
La RLT tiene derecho a:
- Ser informada sobre el contenido del registro.
- Solicitar aclaraciones sobre cualquier aspecto del mismo.
- Realizar propuestas y sugerencias para corregir posibles desigualdades detectadas.
En caso de no existir representación legal se elaborará el registro sin este trámite, pero deberá garantizar su accesibilidad a los trabajadores que lo soliciten, respetando siempre la protección de datos personales.
Periodicidad y actualización
El registro salarial no es un documento estático, sino que debe mantenerse actualizado de forma permanente:
- Como mínimo, debe actualizarse anualmente, coincidiendo habitualmente con el cierre del ejercicio económico.
- También debe actualizarse cuando se produzcan cambios significativos en la estructura salarial de la empresa o en la composición de la plantilla.
- Cuando se realicen revisiones salariales, ya sean colectivas (derivadas de un convenio) o individuales.
Esta actualización periódica garantiza que el registro salarial refleje en todo momento la realidad retributiva de la empresa y mantiene su utilidad como instrumento de control.
Herramientas recomendadas para su elaboración
La complejidad de los cálculos y la necesidad de precisión en la elaboración del registro salarial hacen recomendable el uso de herramientas especializadas como:
- Software de recursos humanos. Las plataformas integradas de gestión de RRHH, como Sesame HR, suelen incluir funcionalidades específicas para la elaboración automática del registro salarial.
- Hojas de cálculo avanzadas con fórmulas predefinidas puede ser una alternativa, aunque requiere conocimientos específicos y presenta mayor riesgo de error.
- Plantillas oficiales: el Ministerio de Trabajo ofrece modelos y guías para la elaboración del registro, que pueden servir como base, especialmente para micropymes.
- Asesoramiento especializado: contar con el apoyo de profesionales en materia de igualdad retributiva puede facilitar enormemente el proceso y garantizar su correcta implementación.
La elección de la herramienta adecuada dependerá del tamaño de la empresa, la complejidad de su estructura salarial y los recursos disponibles.
¿Cuándo es obligatorio el registro salarial?
El registro salarial es obligatorio desde el 14 de abril de 2021 para todas las empresas que operen en España, sin importar el número de personas en plantilla. Esta exigencia responde a la necesidad de garantizar el principio de igualdad retributiva recogido tanto en la Constitución Española como en el Estatuto de los Trabajadores.
Obligaciones adicionales en empresas de más de 50 empleados
Para aquellas empresas con más de 50 trabajadores, la ley establece también la obligación de elaborar una auditoría retributiva como parte del plan de igualdad. A diferencia del registro salarial, que recoge datos descriptivos, la auditoría implica un análisis más profundo que busca detectar las causas de las diferencias salariales y diseñar medidas correctivas.
Implementar un sistema que facilite tanto el registro como la auditoría es clave para las empresas que quieren garantizar el cumplimiento legal y construir un entorno laboral justo y transparente.
Sanciones por incumplimiento del registro retributivo
El incumplimiento de la obligación de elaborar y mantener actualizado el registro retributivo puede tener consecuencias legales y económicas significativas para las empresas. Según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), no disponer del registro o no facilitarlo a los representantes legales de los trabajadores cuando lo soliciten puede considerarse una infracción grave.
Posibles sanciones económicas
- Infracciones graves: multas de entre 751 € y 7.500 €, en función del grado de incumplimiento.
- Si se acredita discriminación salarial por razón de género, puede considerarse una infracción muy grave, con sanciones aún mayores y riesgo reputacional para la empresa.
Además, la Inspección de Trabajo puede requerir el acceso al registro en cualquier momento como parte de sus actuaciones, por lo que es fundamental contar con un sistema fiable, actualizado y accesible.
¿Cada cuánto tiempo hay que actualizar el registro retributivo?
La legislación establece que el registro retributivo debe actualizarse al menos una vez al año. No obstante, también será necesario revisarlo cada vez que se produzcan cambios relevantes en la estructura organizativa o salarial de la empresa, como por ejemplo:
- Cambios en los grupos o categorías profesionales.
- Modificaciones sustanciales en la política de retribución.
- Incorporación de nuevos complementos salariales.
Automatización y control de cambios con Sesame HR
Contar con una herramienta digital para la gestión retributiva facilita enormemente esta actualización periódica. Desde Sesame HR, por ejemplo, es posible automatizar el registro de datos salariales, centralizar la información por empleado y generar informes retributivos segmentados por género y categoría profesional, lo que permite mantener el registro actualizado con total trazabilidad y sin esfuerzo adicional para el equipo de RRHH.
¿Cómo puede ayudarte Sesame HR a cumplir con el registro salarial?
Ante la complejidad que supone la elaboración y mantenimiento del registro salarial, Sesame HR ofrece una solución integral que simplifica enormemente el proceso y garantiza el cumplimiento normativo:
Generación automática de registros salariales
La plataforma de Sesame HR incluye una funcionalidad específica para la elaboración del registro salarial que:
- Extrae automáticamente los datos necesarios.
- Realiza los cálculos de media aritmética y mediana.
- Genera informes visuales que facilitan la interpretación de los datos.
- Identifica automáticamente las diferencias significativas que requieren justificación.
Integración con otras funcionalidades
Una de las grandes ventajas de Sesame HR es su carácter de plataforma integrada, que permite:
- Sincronización con el sistema de gestión de nóminas lo que permite obtener datos retributivos actualizados de forma automática y precisa.
- Tiene conexión con el sistema de control horario para analizar posibles diferencias en complementos relacionados con la jornada.
- Integración con el módulo de gestión de personal para mantener actualizada la clasificación profesional.
- Vinculación con el plan de igualdad, en el caso de empresas obligadas a elaborarlo.
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