Cómo realizar un reporte de productividad de los empleados de una empresa

20 de abril, 2023

¿Te has preguntado alguna vez cómo hacer un reporte de productividad de empresas o empleados? ¿Cómo empezarías y qué indicadores incluirías? Hoy en día, este concepto es fundamental para establecer la rentabilidad de una empresa y su actividad.

En este contenido vamos a proporcionarte información útil, y asequible, sobre el tema. Tras leerlo, estarás más preparado para decidir cómo evaluar la productividad en tu entorno y preparar informes de RRHH.

Qué es un reporte de productividad

Según los análisis realizados por el Banco Central Europeo, la economía continental se estancó en 2022. Ahora se prevé una recuperación progresiva, en especial tras el primer trimestre.

De hecho, dicha institución anticipa estas tasas de variación de la productividad europea:

• Marzo 2023: + 0,2.
• 2024: + 1,2.
• 2025: + 1,3.

Consultar estas estadísticas o las del INE está muy bien, amplía tu mirada. Sin embargo, ¿de qué te sirve saber que la variación mensual del índice de producción industrial ha sido el 0,6 %?

Céntrate en los datos de tu organización, no en los promedios. Lo funcional es compilar, conocer, interpretar y estimular la productividad de tu empresa. De tus instalaciones. De tus equipos y empleados. Ahí has de echar el resto, porque determinan el éxito final de tu organización.

Identificando el rendimiento laboral

Los reportes de productividad reflejan esos datos útiles. Presentan y cuantifican la realidad productiva de una organización. Y lo hacen en un periodo de tiempo concreto, con unos objetivos predefinidos.

Son informes fiables y concretos sobre el rendimiento laboral en la empresa. Una radiografía reveladora de lo que está sucediendo, perfecta para adoptar buenas decisiones.

Ten muy presente que la productividad laboral es el mejor indicador de la eficiencia. Pone en relación los recursos empleados con los resultados obtenidos, en términos de productos o servicios.

Desde otro punto de vista, es la conexión entre lo conseguido y el tiempo o el esfuerzo requerido.

En la práctica, se puede enfocar en diferentes categorías. Así, puede ser:

• Global u organizacional.
• Departamental.
• De equipo.
• Individual.

Si dispones de las herramientas idóneas, el sistema filtrará los datos generales para desglosarlos según tus necesidades. Así, el reporte de productividad responde con precisión a tus dudas e incertidumbres. Sobre todo, te ayuda a conocer qué está yendo bien y dónde hay que mejorar.

¿Por qué debes hacer reportes de productividad?

Reporta estas grandes ventajas a tu proyecto:

1. Prever la realidad y anticipar la rentabilidad de finales de año.
2. Identificar por qué tu empresa no está creciendo o lo hace con demasiada lentitud.
3. Mejorar tus resultados en menos tiempo.
4. Conocer qué actuaciones están cumpliendo o superando las expectativas.
5. Aumentar la competitividad y reforzar la fortaleza empresarial.
6. Planificar con eficiencia la producción y sus factores. Desde la cantidad y duración de los turnos laborales al volumen de producción.
7. Sustentar un liderazgo productivo que aprovecha las fortalezas y compensa o minimiza las debilidades.
8. Desarrollar una estrategia efectiva que aumente el rendimiento final.
9. Reconocer y valorar como merecen a las mejores unidades productivas, sean grupos o individuos.
10. Trabajar con más criterio para optimizar el clima laboral.

Cómo hacer un reporte de productividad

El trabajo humano es un elemento abstracto. Sin embargo, los resultados de cualquier actividad laboral sí pueden medirse cuantitativamente. Si no sabes cómo hacer un reporte de productividad, nosotros te enseñaremos.

La dificultad radica en definir qué indicadores son válidos. El mapa de datos obtenido ha de ser fiable, útil, esclarecedor. Además, ha de permitirte establecer comparaciones en el tiempo y entre los distintos objetos de estudio.

Cualquier informe de rendimiento laboral debe identificar aspectos de este como estos:

• Cuántos productos o tareas concretas se han llevado a cabo.
• Cuántos proyectos se han conseguido.
• Cuál ha sido la actividad productiva en cada periodo de tiempo.

Estos informes se dividen en tres grandes apartados, cada uno con contenidos informativos específicos.

Información inicial

Incluye la fecha, el periodo analizado, el nombre de la organización y qué empleados, equipos o departamentos se están analizando.

También cuenta con una exposición de motivos. En ella constan los objetivos planteados y cualquier información útil para comprender el enfoque.

Planeamiento y compilación de datos

Es la parte central del informe. El planeamiento refleja qué productos, actividades o proyectos se estudian, así como los datos recogidos. Por medio de tablas y gráficos, conoces cuántas unidades se han producido y cuántos objetivos medibles se alcanzaron.

Esos datos se relacionan con las horas, los días y los trabajadores empleados. El tiempo es un factor esencial en este análisis. Para realizarlo con mayor facilidad, puedes usar People Analytics.

Por último, el apartado de resultados y observaciones conecta las cifras obtenidas con las expectativas o los fines marcados. Así, concreta si la realidad es o no es positiva.

Conclusiones

Se interpretan los resultados, explicando su significado y las consecuencias previsibles. Los más eficaces incorporan también recomendaciones y planes de acción para actuar al respecto.

Con frecuencia, se convierten en las bases de los planes estratégicos y de acción posteriores.

Y ya estaría. Ahora ya sabes cómo hacer un reporte de productividad.

Tips sobre cómo hacer un reporte de productividad

El inicio de todo reporte sobre productividad es concretar y establecer sus referencias básicas. Es decir, los indicadores aplicados. Siempre dependen del tipo de actividad, de los productos y de los empleados objetos de estudio.

Así, la productividad es muy distinta en una peluquería, una consultoría fiscal y un supermercado. Un peinado y una decoloración del cabello no deberían contabilizarse como servicios análogos. ¡Su duración y su exigencia son muy diferentes! Defínelo bien desde el inicio.

Además, estos otros consejos te resultarán útiles tras plantearte cómo hacer un reporte de productividad valioso:

1. Escoge una herramienta automatizada prémium e impleméntala en tu empresa.
2. Asegúrate de crear cuestionarios a medida, gestionar respuestas programadas y obtener análisis personalizados.
3. Simplifica al máximo el tiempo requerido para compilar y relacionar la información. ¡Deja que la inteligencia artificial trabaje por ti!
4. Consigue informes en tiempo real, sencillos de interpretar y compartir.

Evaluar el desempeño laboral así es sinónimo de acierto. No lo dudes: lo mejor es recurrir a un buen software de RRHH. Sus beneficios son muchos e inmediatos.

¿Verdad que tienes más claro cómo hacer un reporte de productividad? Recuerda siempre por qué es tan importante. Y recurre a Sesame HR para obtener las mejores soluciones tecnológicas actuales. Contacta con nosotros, revisa nuestro catálogo… y consigue la ayuda necesaria.