¿Qué es la base de cotización en una nómina y cómo se calcula?

29 de septiembre, 2023

Llega el momento de gestionar la nómina de tus empleados. Pero no sabes qué es exactamente la base de cotización en una nómina y cómo se calcula. Aunque complejo, este es un concepto importante de entender, especialmente si eres un empresario. 

Calcularla correctamente es esencial para evitar sanciones. Si quieres aprender los secretos sobre cómo se calcula una nómina de forma eficiente, estás en el lugar indicado. En este artículo descubrirás todo lo que necesitas saber sobre la base de cotización y nuestro gestor de nóminas. ¡Quédate leyendo!

¿Qué es la base de cotización en una nómina?

La base de cotización en una nómina es el importe sobre el que se aplican los porcentajes de cotización para calcular las cuotas de la Seguridad Social en el caso de los trabajadores por cuenta ajena dentro del Régimen General. 

Esta equivale al salario en bruto mensual de un empleado que se da de alta en cada nómina, e incluye también otros devengos salariales como:

• Complementos salariales.
• Horas extras.
• Pagas extras prorrateadas.
• Incentivos o comisiones.
• Vacaciones retribuidas y no disfrutadas.

¿Para qué sirve la base de cotización en una nómina?

La base de cotización en una nómina sirve para calcular las cuotas de la Seguridad Social que debes pagar como empresa por tus trabajadores. 

Además, también marcará la parte que debes descontar de sus nóminas y que corre por parte de los empleados. 

Estas cuotas a la Seguridad Social sirven para costear servicios públicos como:

• Bajas laborales.
• Prestaciones por desempleo
• Prestaciones por jubilación.
• Formación profesional.

¿Dónde está la base de cotización en la nómina?

La base de cotización en las nóminas suele desglosarse al final de la nómina. Por una parte, se especifica la base aplicada en las deducciones que corren a cuenta del empleado.

Y por la otra, se incluye la base aplicada a los gastos que debe costear la empresa, e incluye el porcentaje que le corresponde abonar a la empresa y la cuantía final en euros.

Conocer estos detalles te permitirá entender mejor los descuentos aplicados en las nóminas. Además, te facilitará realizar comprobaciones para asegurarte de que la base de cotización calculada es correcta.

Bases mínimas y máximas 2023

Las bases de cotización en las nóminas tienen unos límites mínimos y máximos que se actualizan cada año en la Ley de Presupuestos Generales del Estado. Para 2023, las bases mínimas y máximas generales establecidas por la ley son:

• Base máxima: 4.495,5 euros/mes.
• Base mínima: 1.260 euros/mes (SMI + incremento de un sexto).

Para ver todas las bases y tipos de cotización de 2023 al detalle, puedes consultarlas en la web de la Seguridad Social. Verás que estas se clasifican en distintos grupos, que son:

1. Régimen General de la Seguridad Social.
2. Sistema Especial para Trabajadores por Cuenta Propia Agrarios.
3. Sistema Especial para Empleados de Hogar.
4. Sistema Especial para Trabajadores por Cuenta Ajena Agrarios. Períodos de actividad.
5. Sistema Especial Trabajadores Cuenta Ajena Agrarios. Períodos de inactividad.
6. Régimen Especial Trabajadores Autónomos.

Por lo general, deberás aplicar a tus trabajadores los especificados en el punto 1, con el Régimen General de la Seguridad Social. No obstante, deberás tener en cuenta si debes aplicar algún sistema especial, según sea el caso.

Verás que se especifican las bases de cotización por contingencias comunes según los grupos de cotización y la categoría profesional, así como la base máxima y mínima asignadas. También se especifican los porcentajes de cotización a cuenta de la empresa y de los empleados según contingencias.

Tampoco te olvides de actualizar estos datos de año en año, ya que se renuevan de forma anual.

¿Cómo se calcula la base de cotización en una nómina?

Una vez cuentes con los datos generales sobre las bases de cotización en las nóminas, ya puedes iniciar su cálculo en las nóminas de tus empleados.

Nosotros te lo resumimos en 5 pasos, que te explicaremos a continuación:

1. Consulta la categoría profesional de tus empleados

Para determinar la base de cotización de cada empleado, primero debes consultar su categoría profesional dentro de tu empresa. 

Las categorías profesionales se dividen en grupos de cotización que van del 1 al 11, y deben quedar plasmadas en el contrato de tus empleados.

Conocer la categoría de tus empleados te permitirá asegurarte de que sus bases de cotización se encuentran dentro de los límites establecidos para su grupo profesional. Lo ideal es tener esta información recogida en una base de datos de empleados para que sea más fácil actualizarla y trabajar con ella. 

2. Calcula la base de contingencias comunes

Calcular la base de cotización en una nómina es un proceso necesario para determinar las contribuciones de la Seguridad Social que debes pagar.

Para calcular la base de cotización de contingencias comunes de un empleado, deberás sumar varios conceptos de los devengos de la nómina, como:

• El salario base.
• Complementos salariales.
• Pagas extras.
• Incentivos o comisiones.
• Vacaciones retribuidas y no disfrutadas.

El resultado es la base sujeta a cotización por contingencias comunes para ese trabajador. Y recuerda, en las contingencias comunes nunca se incluyen las horas extras.

3. Calcula la base de contingencias profesionales

Para calcular la base de cotización de contingencias profesionales, debes sumar el resultado de la base por contingencias comunes más las horas extraordinarias, sean del tipo que sean.

4. Calcula la base de cotización adicional por horas extras

Las horas extras también deben cotizarse. Para aplicar la base de cotización por horas extras, debes tener en cuenta que cada tipo de horas extras tiene un porcentaje de cotización:

• Horas extraordinarias por fuerza mayor: cotiza un 12% por parte de la empresa, y un 2% por parte de los trabajadores. El total es del 14%.
• Resto de horas extraordinarias: cotiza un 23,6% por parte de la empresa, y un 4,7% por parte de los trabajadores. El total es del 28,3%.

5. Aplica el IRPF

Una vez calculadas las bases de cotización en una nómina anteriores, deberás aplicar el IRPF en nómina, es decir, el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Su base de tributación dependerá de varios factores:

1. Salario bruto anual.
2. Tipo de contrato.
3. Lugar de residencia.
4. Grado de discapacidad.
5. Situación familiar.
6. Gastos deducibles.

El empleado deberá declarar este tipo de situaciones cuando rellene el modelo 145, que deberá entregar a RRHH para que pueda calcular correctamente su IRPF.

En caso de tener dudas sobre como realizar todo este complejo proceso, lo más recomendable es contar con la ayuda de una asesoría. Otra opción sería optar por automatizar todo este proceso con la ayuda de un programa de nóminas.

Automatiza el cálculo de la base de cotización en la nómina

Automatizar el cálculo de la base de cotización en la nómina te ahorrará tiempo y te garantizará precisión, eliminando cualquier tipo de error en los cálculos. Con un sistema automatizado como el de Sesame HR, solo deberás mantener actualizada la información del empleado. El software hará el resto por ti.

Deja que el software se encargue de los complicados cálculos necesarios para determinar la base de cotización de cada empleado. Este tendrá en cuenta todos los factores de la base de datos. La automatización del proceso de nóminas te dejará más tiempo para centrarte en el crecimiento de tu negocio.

Ya lo sabes. Con un software de nóminas tendrás todo bajo control y podrás centrarte en hacer crecer tu negocio. Además, podrás generar informes personalizados para analizar los costes de personal y planificar mejor tu presupuesto. ¡Es la solución perfecta para cualquier empresario! 

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