La base de datos de recursos humanos en una empresa, Características esenciales

expediente digital de personal de una empresa

El tener una base de datos de empleados en una empresa es vital para poder gestionar correctamente diversas funciones del departamento de rrhh. Estas funciones podrían ser: evaluación de empleados, gestión de personal y candidatos, planes de carrera, entre otros. Un punto en el que contar con las herramientas idóneas será muy importante.

Por lo tanto, hay que también tener en cuenta que, la base de datos de recursos humanos no solo funciona para gestionar a los empleados presentes en la compañía, sino también para visualizar futuras incorporaciones. Continúa leyendo y aprende más sobre esta herramienta.

¿Qué es una base de datos de recursos humanos en una empresa?

La base de datos de recursos humanos en una empresa se trata de un sistema de almacenamiento y acumulación de datos, todos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. Es, básicamente, un conjunto de archivos relacionados lógicamente.

El uso y la eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos. No sólo por a reducción de memoria para archivos, sino también, porque los datos lógicamente vinculados permiten los procesamientos integrados y simultáneos y su actualización.

Actualmente, es muy común ver que las bases de datos estén relacionadas entre sí por medio de un software que desarrolla las funciones de crear y actualizar frecuentemente archivos, también recuperar y desarrollar informes.

Mantenimiento de la base de datos de RRHH

Un punto vital del cual muy pocos hablan, es del mantenimiento que hay que darle a una base de datos de recursos humanos. O, en pocas palabras, mantener al día y sin errores toda la información que allí aparezca. Para un mantenimiento ideal, sigue los siguientes consejos.

  • Elimina toda la información duplicada: Los duplicados son un problema común en la base de datos. Debes evaluar constantemente la existencia de información duplicada, eliminar todo lo que tenga un valor escaso o, en tal caso, combinarlos con la información más interesante que logres extraer.
  • Unifica la base de datos: Es muy frecuente tener múltiples datos de empleados desordenados entre varios archivos. Debes tratar de juntar toda la información con la que cuentes y así, evitarás un mal uso del espacio de almacenamiento y tendrás todo bien organizado.
  • Elimina la información sin importancia: Se trata de eliminar, básicamente, los archivo basura. Y nos referimos a todos aquellos que no te brinden ningún valor ni beneficio o que sean falsos.

Características esenciales de la base de dato de recursos humanos en una empresa

En rrhh, las bases de datos pueden conseguir y almacenar datos de diversos estratos o niveles de complejidad. Entre las características esenciales que debe tener toda base de datos para considerarse completa y utilizable, deben estar los siguientes:

  • Datos personales de cada empleado de la compañía: Todo lo que conforma el registro de personal.
  • Información de los ocupantes de cada cargo: Todo lo que conforma un registro de cargos.
  • Datos de los empleados de cada área o sección: Departamento, división; todo lo que constituye un registro de secciones.
  • Datos e información de los salarios e incentivos: Todo lo que constituya un registro de remuneración.
  • Información de beneficio y servicios sociales: Esto permite tener un registro completo de beneficios dentro de la compañía.
  • Datos de candidatos: Todo el registro de candidatos, de actividades de entrenamiento y cursos, capacitaciones, etc.

Básicamente todas estas son características o secciones que debe tener una base de dato de recursos humanos en una empresa. Todas estas están diseñadas para tener un registro totalmente completo en la empresa sobre los datos de las personas que la conforman. En el tiempo, esto le da muchos beneficios a la empresa, en términos de organización y optimización de la organización.

Software de recursos humanos

Como ya lo mencionamos, existe softwares que te permiten crear y mantener una base de datos de recursos humanos en una empresa. Estos programas están siendo muy demandados en la actualidad gracias a la eficacia con la que se desempeñan y a todo lo que optimizan los procesos de rrhh.

En este caso podemos mencionar a Sesame, un software de recursos humanos que ha llegado con la intención de hacer tu trabajo mucho más fácil y de resolver todos los inconvenientes que podrían surgir dentro del departamento de rrhh.

Entre sus soluciones encontramos la creación de informes de rrhh, la administración de vacaciones y ausencias laborales, el desarrollo del proceso de onboarding, y claro está, la creación y actualización frecuente de la base de datos de la empresa. Estas, tan solo son algunas de las tareas y funciones que puedes realizar por medio de este programa avanzado y con diseño intuitivo. ¡Sesame está hecho a tu medida!

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