La base de datos de RRHH en una empresa: características esenciales

4 de julio, 2024

El tener una base de datos de empleados en una empresa es vital para poder gestionar correctamente diversas funciones del departamento de RRHH. Estas funciones podrían ser: evaluación de empleados, gestión de personal y candidatos, planes de carrera, entre otros. Un punto en el que contar con las herramientas idóneas será muy importante para gestionar la base de datos de recursos humanos de tu empresa.

Por lo tanto, hay que también tener en cuenta que, la base de datos de recursos humanos no solo funciona para gestionar a los empleados presentes en la compañía, sino también para visualizar futuras incorporaciones. Continúa leyendo y aprende más sobre esta herramienta.

¿Qué es una base de datos de recursos humanos en una empresa?

La base de datos de recursos humanos en una empresa se trata de un sistema de almacenamiento y acumulación de datos, todos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. Es, básicamente, un conjunto de archivos relacionados lógicamente.

Es una herramienta indispensable para la gestión eficiente del capital humano. Se trata de un sistema organizado que almacena información detallada sobre los empleados de una empresa. Esta base de datos incluye datos personales, históricos laborales, evaluaciones de desempeño, formación, habilidades y mucho más.

El uso y la eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos. No solo por la reducción de memoria para archivos, sino también porque los datos lógicamente vinculados permiten los procesamientos integrados y simultáneos y su actualización.

Actualmente, es muy común ver que las bases de datos estén relacionadas entre sí por medio de un software que desarrolla las funciones de crear y actualizar frecuentemente archivos, también recuperar y desarrollar informes de RRHH.

Mantenimiento de la base de datos de RRHH

Un punto vital del cual muy pocos hablan, es del mantenimiento que hay que darle a una base de datos de recursos humanos. O, en pocas palabras, mantener al día y sin errores toda la información que allí aparezca. Para un mantenimiento ideal, sigue los siguientes consejos.

• Elimina toda la información duplicada. Los duplicados son un problema común en la base de datos. Debes evaluar constantemente la existencia de información duplicada, eliminar todo lo que tenga un valor escaso o, en tal caso, combinarlos con la información más interesante que logres extraer.
• Unifica la base de datos. Es muy frecuente tener múltiples datos de empleados desordenados entre varios archivos. Debes tratar de juntar toda la información con la que cuentes y, así, evitarás un mal uso del espacio de almacenamiento y tendrás todo bien organizado.
• Elimina la información sin importancia. Se trata de eliminar, básicamente, los archivos basura. Y nos referimos a todos aquellos que no te brinden ningún valor ni beneficio o que sean falsos.

Otros aspectos clave que debes considerar para un mantenimiento efectivo son:

• Actualización regular. Es fundamental que los datos se actualicen constantemente. Esto incluye la incorporación de nuevos empleados, la actualización de los datos personales y profesionales de los empleados existentes, y la eliminación de registros obsoletos.
• Seguridad de los datos. Implementar medidas de seguridad robustas es esencial para proteger la información sensible. Esto incluye el uso de software de encriptación, contraseñas seguras y políticas de acceso restringido.
• Cumplimiento legal. Asegúrate de que tu base de datos cumple con todas las regulaciones legales vigentes en España, como el RGPD y la LOPDGDD. Esto implica no solo la protección de datos, sino también garantizar el derecho de los empleados a acceder a sus propios datos y corregir errores.
• Copias de seguridad. Realizar copias de seguridad periódicas de la base de datos es vital para prevenir la pérdida de información en caso de fallos técnicos o ciberataques.
• Auditorías internas. Realizar auditorías regulares para verificar la exactitud de los datos y la eficacia de las medidas de seguridad puede ayudar a identificar y corregir problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas mayores.

Características esenciales de la base de datos de recursos humanos en una empresa

En RRHH, las bases de datos pueden conseguir y almacenar datos de diversos estratos o niveles de complejidad. Entre las características esenciales que debe tener toda base de datos para considerarse completa y utilizable, deben estar los siguientes:

Información integral

La base de datos debe ser capaz de almacenar una amplia gama de información sobre cada empleado, incluyendo:

1. Datos personales. Nombre, dirección, fecha de nacimiento, estado civil, etc.
2. Información de contacto. Teléfonos, correos electrónicos, contactos de emergencia.
3. Historial laboral. Puestos anteriores, promociones, cambios de departamento.
4. Formación y habilidades. Títulos académicos, certificaciones, cursos de formación.
5. Datos de los empleados de cada área o sección. Departamento, división; todo lo que constituye un registro de secciones.
6. Datos e información de los salarios e incentivos. Todo lo que constituya un registro de remuneración.
7. Evaluaciones de desempeño. Resultados de evaluaciones periódicas, metas alcanzadas, áreas de mejora.
8. Información de beneficio y servicios sociales. Esto permite tener un registro completo de beneficios dentro de la compañía.
9. Datos de candidatos. Todo el registro de actividades de entrenamiento y cursos, capacitaciones, etc.

Accesibilidad y usabilidad

Una buena base de datos de RRHH debe ser accesible y fácil de usar tanto para el departamento de recursos humanos como para otros directivos de la empresa. Esto significa que:

• Interfaz intuitiva. El software debe ser fácil de navegar y utilizar, incluso para aquellos que no son expertos en tecnología.
• Acceso remoto. En el entorno de trabajo flexible actual, es importante que se pueda acceder a la base de datos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Permisos de acceso. Deben establecerse niveles de acceso según el rol del usuario, garantizando que solo las personas autorizadas puedan ver y modificar información sensible.

Integración con otros sistemas

La capacidad de integrarse con otros sistemas empresariales es fundamental. Esto incluye:

• Sistemas de nómina. Para una gestión eficiente del pago de salarios y beneficios.
• Software de gestión del desempeño. Para sincronizar evaluaciones y objetivos.
• Sistemas de gestión de tiempo y asistencia. Para el seguimiento de horas trabajadas, ausencias y permisos.

Conformidad legal

Como se mencionó anteriormente, el cumplimiento de las normativas legales es crucial. Asegúrate de que tu base de datos permite:

• Gestión de consentimiento. Recoger y gestionar el consentimiento de los empleados para el uso de sus datos.
• Derecho de acceso y rectificación. Facilitar que los empleados puedan acceder a sus datos y solicitar correcciones si es necesario.
• Protección de datos. Implementar medidas de seguridad que cumplan con las regulaciones de protección de datos vigentes.

Básicamente, todas estas son características o secciones que debe tener una base de datos de recursos humanos en una empresa. Todas estas están diseñadas para tener un registro totalmente completo en la empresa sobre los datos de las personas que la conforman. En el tiempo, esto le da muchos beneficios a la empresa, en términos de organización y optimización.

Software de recursos humanos

Como ya lo mencionamos, existen softwares que te permiten crear y mantener una base de datos de recursos humanos en una empresa. Estos programas están siendo muy demandados en la actualidad gracias a la eficacia con la que se desempeñan y a todo lo que optimizan los procesos de RRHH.

En este caso podemos mencionar a Sesame HR, un software de recursos humanos que ha llegado con la intención de hacer tu trabajo mucho más fácil y de resolver todos los inconvenientes que podrían surgir dentro del departamento de RRHH.

Entre sus soluciones encontramos la creación de informes de RRHH, la administración de vacaciones y ausencias laborales, el desarrollo del proceso de onboarding y, claro está, la creación y actualización frecuente de la base de datos de la empresa. Estas tan solo son algunas de las tareas y funciones que puedes realizar por medio de este programa avanzado y con diseño intuitivo. ¡Sesame HR está hecho a tu medida!

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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