¿Cómo hacer un calendario de turnos online con Sesame HR?

29 de agosto, 2023

Llega el momento de organizar los calendarios de turnos de tu empresa, pero no sabes por dónde empezar. Por suerte, con la herramienta adecuada, puedes automatizar el proceso y olvidarte de los dolores de cabeza. 

Un software como el de Sesame HR te permite generar tus calendarios de turnos con base en unos patrones y restricciones determinados. Sin duda, la mejor forma de gestión de turnos de tu empresa. Si quieres saber más, sigue leyendo este artículo.

Pasos para organizar el calendario de turnos con Sesame HR

La planificación del calendario de turnos es una tarea esencial para cualquier empresa, ya sea grande o pequeña. Un calendario de turnos bien organizado puede ayudarte a que la empresa opere de manera eficiente.

Queremos ayudarte en este proceso. Y para ello veremos los pasos a seguir para organizar el calendario de turnos en Sesame HR. 

1. Dimensiona la carga de trabajo

Para organizar tus prioridades en el calendario de turnos de Sesame HR, primero tienes que determinar la carga real de trabajo que vas a afrontar en el siguiente periodo. 

Para ello, tienes que establecer las fechas que deseas cubrir. Ya sea una semana, un mes o más. También deberás considerar factores como:

• Las épocas con picos de producción en el sector y en la empresa.
• Los empleados disponibles y sus habilidades.
• Los días festivos o de vacaciones de tus empleados.
• La posibilidad de realizar horas extras o cambios de última hora.

Una vez tengas claro qué turnos necesitas organizar y quiénes están disponibles, elige el tipo de turno que deseas implementar.

2. Elige el tipo de turno

Cuando crees los calendarios de turnos en Sesame HR, una de las decisiones más importantes que tomarás es el tipo de turno que deseas implementar. Hay varias opciones que tú mismo puedes generar y configurar.

Turnos fijos

Los turnos fijos son los más comunes. Se asignan los mismos días y horas de trabajo cada semana. Por ejemplo, de lunes a viernes de 7 a 14 h. Este tipo de turno favorece la organización personal de tus empleados.

Turnos rotativos

Los turnos rotativos varían cada semana o mes. Por ejemplo, un empleado trabaja de mañana una semana, de tarde la siguiente y de noche la otra. 

Este tipo de turno permite maximizar la disponibilidad de personal cuando más se necesita. Sin embargo, puede resultar más complicado para la conciliación familiar.

Turnos mixtos

Los turnos mixtos combinan turnos fijos y rotativos. Por ejemplo, de lunes a miércoles de 7 a 15 h (fijo), jueves y viernes de 15 a 23 h (rotativo). De esta forma consigues el equilibrio entre las necesidades de la empresa y la conciliación laboral de tus trabajadores.

Turnos libres

En los turnos libres, los empleados eligen sus horarios en función de su disponibilidad y las necesidades del servicio. Requiere de una buena organización para que ningún turno quede desierto.

En Sesame HR puedes crear y combinar estos tipos de turnos según las particularidades y objetivos de tu negocio. Elige la opción que se ajuste mejor a tus necesidades y maximice la productividad laboral de tu equipo.

3. Selecciona a los empleados implicados

Una vez hayas dimensionado la carga de trabajo y elegido el tipo de turno que mejor funcionará para tu calendario de turnos, es hora de seleccionar a los empleados que participarán.

Piensa en tus empleados y sus habilidades. Considera qué personas son las más aptas y productivas para cada puesto y turno. Ten en las preferencias individuales en la medida de lo posible. Para ello puedes implementar una encuesta de clima laboral en nuestra aplicación.

Al seleccionar a tus empleados, asegúrate de comunicarte con ellos y explicarles el nuevo sistema de turnos. Esto ayudará a evitar malentendidos y garantizará que todos estén alineados con los objetivos. Una buena comunicación con tus empleados desde el principio hará que la implementación del sistema de turnos sea mucho más fluida. 

Con los empleados adecuados en los turnos correctos, tu negocio funcionará como una máquina bien engrasada.

4. Revisa la disponibilidad de la plantilla

Una vez que tengas claro qué empleados necesitas en cada turno, es hora de revisar su disponibilidad en la tabla de disponibilidad. En Sesame HR puedes ver al instante quién está disponible para cubrir cada turno, teniendo en cuenta sus días libres, vacaciones y cualquier otra restricción.

Comprueba qué empleados están disponibles para trabajar en los turnos que necesitas cubrir. Filtra por departamento, puesto, ubicación o cualquier otro criterio para encontrar a los candidatos idóneos. Visualiza su disponibilidad en el calendario de turnos e incluye o excluye rápidamente a los empleados haciendo clic en sus nombres.

Asegúrate de dejar suficiente tiempo de descanso entre turnos y de cumplir con la legislación vigente sobre jornadas laborales y descansos obligatorios. Sesame HR te ayudará a optimizar los turnos teniendo en cuenta estos requisitos para que tus empleados puedan rendir al máximo.

5. Crea patrones y restricciones

También puedes definir y guardar patrones de trabajo para aplicar los mismos calendarios de turnos cada semana o quincena y ahorrarte tiempo. 

Sesame HR te ofrece la opción de añadir la fecha de inicio y final del patrón, su número de repeticiones y su formato.

Una vez elegido el tipo de patrón, puedes añadir cualquier restricción que creas oportuna, como las 12 h obligatorias entre turnos, el máximo de horas anuales a cumplir o de horas complementarias. Sesame HR te avisará de posibles conflictos para que puedas hacer los ajustes necesarios y garantizar la cobertura de todos los turnos.

6. Notifica a tus empleados

Una vez tengas cerrado el calendario de turnos, es importante notificar a tus empleados para que estén al tanto de sus horarios de trabajo. En Sesame HR puedes automatizar este proceso para que tus colaboradores reciban las notificaciones de sus turnos asignados de forma inmediata.

Tus empleados podrán ver sus turnos directamente en su panel de Sesame HR, ya sea en la web o en la aplicación móvil. Allí tendrán acceso a toda la información sobre fechas, horas de entrada y salida, descansos, etc. De esta forma estarán siempre actualizados sobre sus obligaciones laborales sin necesidad de que los avises manualmente.

Si lo prefieres, también puedes configurar Sesame HR para que envíe notificaciones por email a tus colaboradores cuando se realicen cambios o nuevas asignaciones en el calendario de turnos. De esta manera, recibirán un recordatorio en su bandeja de entrada con los detalles de sus próximos turnos.

Con estas opciones de notificación automatizada, tus colaboradores siempre sabrán cuándo deben presentarse y garantizarás la productividad laboral. 

Sesame HR, tu software para crear calendarios de turnos

Con Sesame HR podrás digitalizar el proceso de crear calendarios de turnos para tus empleados. Nuestro panel del empleado permite a tus trabajadores ver su horario de turnos disponible, así como solicitar días libres o ausencias por todo tipo de bajas.

Sesame HR también te ofrece una solución completa para tener un mejor control horario de tus empleados y aumentar la eficiencia de tu negocio. ¿Buscas optimizar recursos? Sesame HR se ajusta a lo que necesitas.

Digitaliza tu negocio y olvídate de los procesos manuales. Se acabaron esas largas horas que pasabas enfrente de la hoja de cálculo tratando de que todos los turnos y descansos cuadraran. Sesame HR te permite crear calendarios de turnos de forma rápida y sencilla para que puedas concentrarte en hacer crecer tu compañía.

¿A qué esperas para probarlo? Da el paso y pide una demostración de 14 días de nuestro software de RRHH.