Checklist de gestión de documentación de nuevos empleados

Documentos para contratar a un empleado

¡Enhorabuena! Tienes un nuevo empleado/a. Por lo que ahora es el momento de organizar y gestionar toda la documentación de forma eficaz. A la hora de contratar un nuevo empleado lo cierto es que se ha de realizar bastante papeleo, por ello resulta muy importante contar con un departamento de recursos humanos organizado que control la gestión documental.

Un buen truco es contar con una checklist de toda la documentación y datos que se necesita del nuevo empleado, de esta manera te asegurarás de que se cumpla la normativa y se agilizará el proceso de contratación de personal.

¿Qué necesitas de un nuevo empleado en cuanto a documentación y datos?

A la hora de dar la bienvenida a un nuevo empleado existen una serie de datos y documentación que siempre se van a necesitar. Es por ello que contar con una checklist de documentación para la contratación de empleados puede ayudar a la empresa a realizar estos procesos de una forma mucho más fluida. A continuación, te detallamos qué es lo que se necesita de cada nuevo empleado.

  • Número de la Seguridad Social: que ayudará a confirmar la identidad del empleado y a darle de alta.
  • Copia del DNI del empleado.
  • Dirección: utilizada para cumplimentar documentos legales.
  • Fecha de nacimiento: también ayuda a confirmar la identidad del empleado y a rellenar los documentos legales.
  • Información de cuenta bancaria: indispensable para transferir el salario a los empleados.

A parte de estos datos y documentación, la empresa necesitará realizar los siguientes tramites para contratar a un trabajador:

  • Inscribir a la empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Se trata de un trámite que han de realizar las nuevas empresas para obtener el Código de Cuenta de Cotización.
  • Tramitar el alta del trabajador en el Régimen General de la Seguridad Social.
  • Antes de 10 días, se ha de presentar el contrato a la oficina del Servicio Público Estatal (SEPE), junto a la copia del DNI del empleado.
  • Si se trata de una contratación con bonificación, se han de presentar los documentos que la acrediten. Por ejemplo, se puede presentar la tarjeta del paro o un certificado de discapacidad.

¿Dónde almacenar toda esta información?

La forma más segura de almacenar la documentación de los empleados, si se trata de una empresa digitalizada, es en un gestor documental como Sesame. De esta manera tanto la empresa como los empleados podrán tener acceso a toda su información y a documentos como contratos o nóminas. Además, existen softwares que incluso permiten firmar los documentos digitalmente, por lo que estos procesos se agilizan notablemente.

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