Cómo diseñar una base de datos de trabajadores en Excel

19 de octubre, 2021

Los encargados del departamento de recursos humanos saben que, mantener bien organizada toda la información es una prioridad. Y para entenderla, solo debes imaginar tener que gestionar todos los datos relacionados a los trabajadores de una compañía de más de 500 empleados y con alto movimiento. Esta labor puede convertirse en algo totalmente fácil al crear una base de datos empleados en Excel.

Básicamente, es una plantilla que resulta idónea para todos aquellos profesionales que busquen almacenar toda la información en un solo documento, al que puedan acceder cuando sea necesario. Y también, a aquellas compañías las cuales no posean un software dedicado a este tipo de gestión, como puede ser el caso de Sesame.

Importancia de crear una base de datos de trabajadores en Excel

Una compañía que no cuente con una base de datos de trabajadores en Excel seguramente se encontrará con distintos problemas. Acceder a la información de los trabajadores en cualquier momento es algo netamente importante; con una base de datos detallada puedes:

• Acceder a toda la información rápidamente: esto optimizará el trabajo del departamento de rrhh ya que no perderán tiempo al momento de buscar alguna información específica de algún empleado.
• Varios usuarios pueden tener acceso a la misma información: existen múltiples programas informáticos que guardan la información en la nube. Gracias a esto, diversas personas pueden ingresar a la información simultáneamente desde cualquier ubicación en la que se encuentren.
• Ingresar información de manera ilimitada: a diferencia de la información que se almacena físicamente, en una base de datos puedes guardar toda la información sin ocupar espacio físico extra en tus oficinas.
• Toda la información está bien estructurada: todos los datos que llegues a ingresar tendrán la misma estructura, gracias a esto, no tendrás ninguna dificultad al momento de encontrar alguna información específica.

Básicamente, las bases de datos de trabajadores en Excel son vitales para una empresa, ya que son el lugar donde puedes almacenar toda la información que necesites y hacer uso de ella sin contratiempos y de una manera dinámica.

Plantilla de base de datos de trabajadores en Excel

Con las plantillas base de datos de empleados que te ofrece Excel es posible registrarlos datos más importantes de todo el personal. Esta herramienta te permite generar bases de datos en las que almacenar toda la información que necesitemos.

Mediante las hojas de cálculo de Excel podemos registrar y almacenar los datos de nuestros empleados para poder consultarlos en cualquier momento. De esta manera, resulta siendo muy importante para el departamento de recursos humanos la base de datos de trabajadores en Excel.

Ahora para responder a tu pregunta ‘¿cómo crear una base de datos de trabajadores en Excel?’ Te diremos que es muy sencillo. En primera instancia, debemos comentarte que, existen múltiples sitios web en los que puedes encontrar esta plantilla de base de datos ya hecha, solo debes descargarla y listo.

Ahora, si tú mismo quieres hacerte con esta tarea, entonces solo debes abrir un nuevo archivo en Excel, posteriormente reservarte una fila entera para colocar los nombres de los datos que van a componer dicha base de datos, los cuales son:

• ID del empleado (o N.º de registro).
• Apellido.
• Nombre.
• Departamento o área a la que pertenece.
• Cargo o nivel laboral.
• Salario.
• Fecha de comienzo o ingreso a la empresa.
• Fecha de nacimiento.
• N.º de la seguridad social.
• Dirección.
• Teléfono.
• Persona de contacto: nombre, tipo de relación con el empleado y teléfono.

Con todos estos datos ya podrás llevar una mejor gestión de la información de tus empleados. Teniendo todo esto en un mismo archivo en Excel, podrás disponer de ello cuando lo necesites, de la misma forma que podrás también compartirlo con otros empleados del departamento de rrhh y, de esa manera, todos tendrán acceso a la información en cualquier momento.

Base de datos de recursos humanos

Como ya lo hemos mencionado anteriormente, la base de datos en una empresa es una herramienta de organización y gestión vital. Y uno de los departamentos más beneficiados por dicha herramienta, es el de recursos humanos.

Sistema de gestión de recursos humanos

Si una base de datos se te queda un poco corta por tener muchos empleados en tu empresa, te recomendamos usar el software de rrhh de Sesame.

Con este software podrás tener muchas otras funcionalidades beneficiosas para tu negocio, como lo son el control de fichajes o el gestor de proyectos.

Por otro lado, Sesame también cuenta con un apartado de perfil de usuario. En este, todos los usuarios pueden hallar sus datos y la documentación relacionada con ellos mismos.