Cómo realizar paso a paso un offboarding de empleados en la empresa

14 de julio, 2023

El proceso de onboarding de empresa es tan importante como el proceso de offboarding de empresa. Hay que tener claros todos los pasos que se darán y hacerlo de la manera correcta para que sea beneficioso para ambas partes.

Una salida accidentada se reflejará en la imagen de marca y romperá por completo la relación con el talento. 

Qué es el offboarding de empresa

El offboarding de empresa es el proceso de desvinculación de un trabajador con la organización. Puede darse de forma voluntaria o involuntaria, siendo, de cualquier modo, un parte fundamental de la gestión del departamento de RRHH de cualquier organización. 

Muchos expertos lo definen como la fase final del reclutamiento y selección del personal, el cierre del procedimiento. Su objetivo es asegurar que la salida del empleado se produzca sin problemas y de manera, como mínimo, cordial. 

Aunque pueda parecer una tarea sencilla, llevar a cabo un offboarding de empresa adecuado requiere una planificación e implementación cuidadosa. Engloba desde el anuncio por parte de cualquiera de las partes de cuál será el último día del trabajador, hasta la entrevista de salida. 

Cómo crear un offboarding de empresa

Un offboarding de empresa bien gestionado mejora la reputación de la empresa y ayuda a retener el talento. Incluye una serie de tareas y actividades que deben efectuarse antes, durante y después de la salida de tu trabajador. 

Preparar un plan de offboarding de empresa

Para que el offboarding de empresa tenga éxito, la planificación es clave. Por eso, debes diseñar y establecer un plan detallado del proceso. En él pueden identificarse las tareas y los plazos en los que se llevará a cabo. 

Un método eficaz para no olvidar ninguno de los pasos y llevar la cuenta de todos es realizar una lista de casillas de verificación o checklist. De forma adicional, puedes preparar las preguntas que te gustaría formular en la entrevista de despedida. Podrás utilizarlas en todos los offboarding, lo que te ahorrará tiempo. 

Recopila la documentación necesaria

Una vez aclarado lo necesario para el proceso de offboarding de la empresa, reúne todos los documentos que este requiere. Suele incluir contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad, evaluaciones del desempeño y otros similares. 

Cuando es el empleado el que decide irse, el documento que te indica que debes poner en marcha el offboarding de empresa es la carta de renuncia formal. Asegúrate de que indica el día de la entrega y su último día de trabajo. 

Calcular el último pago

Incluye calcular el salario correspondiente a los últimos días trabajados, los días de vacaciones no utilizados, las bonificaciones, etc. Un software de gestión de RRHH como el de Sesame HR es perfecto para este momento, pues llevará la cuenta de todos estos datos. 

Informar al equipo

Para mantener la buena imagen de la empresa en los trabajadores de la plantilla, una buena práctica es informar de la desvinculación de su compañero antes de que se enteren por rumores. 

Suele hacerse uno diez días antes de su última jornada y hay varias maneras de comunicarlo. Cada empresa tiene sus métodos, pero los más sinceros son a través de una pequeña reunión con el equipo más cercano y con un correo electrónico o comunicación formal al resto. 

Informar a los clientes

Si el empleado tiene interacción directa con clientes, es importante informarles de la situación. Asimismo, habrá que proporcionarles una transición suave hacia la nueva forma de trabajo. Debe tener claro que la empresa seguirá comprometida al 100% con él.

El mismo momento de la comunicación puede servir para presentar al nuevo responsable de su proyecto, en el caso de que ya exista. 

Planificar el traspaso de sus tareas

Como parte del proceso de offboarding de empresa, identificar las responsabilidades del empleado y organizar su transferencia. Suele repartirse entre el resto del equipo de trabajo o contratar a otra persona en su lugar. 

Recuperar el material propiedad de la empresa

Si la compañía ha prestado algún activo a su trabajador, has de garantizar que los devuelva todo antes de finalizar su salida. Pueden ser equipos electrónicos, tarjetas de accesos, llaves, etc. Este es otro de los momentos en los que una checklist de offboarding de empresa resulta de mucha utilidad. 

Entrevista de salida

En esta última charla entre el empleado y uno de los miembros de RRHH debes aprovechar para obtener el feedback del trabajador. Recopila sus comentarios, sugerencias y opiniones para mejorar la experiencia en la empresa. 

Además, es la oportunidad perfecta para demostrar humildad y que en la mente del empleado quede una buena imagen de la organización. 

Despedida del trabajador

Existen diferentes formas para realizar una despedida en el offboarding de empresa. Puedes agradecerle su contribución y tiempo dedicado a la empresa en una tarjeta, a través de un regalo o, si la cercanía es mayor, incluso con un evento. Esto le dejará un buen sabor de boca. 

Invalidar los permisos y sus cuentas

El último día de trabajo del empleado revoca los permisos de acceso al sistema, bases de datos y cuentas de la compañía. Es muy importante para garantizar la seguridad de la información y proteger los activos. 

Seguimiento del empleado

En ningún caso debe apostarse por una desvinculación total del talento. Mantener una relación positiva es la mejor opción, porque algún día podría volver a asociarse con tu organización de cualquier manera.

Para ello, puedes contactar cordialmente con él ocasionalmente por LinkedIn o solo interactuar con él a través de sus actualizaciones en esta red social.

3 ventajas de disponer de un plan de offboarding de empresa

Son muchas las ventajas de disponer de un plan de offboarding de empresa, pero estas son las más llamativas:

• Transición fluida, de forma más eficaz y sin olvidar ninguno de los pasos esenciales. 
• Retención del talento. Cuando el resto de la plantilla se da cuenta de que está trabajando para una empresa que se preocupa por sus empleados, genera confianza y compromiso con la misma. 
• Disminución de los riesgos. El plan de offboarding impide que la empresa olvide entregar un documento importante al empleado desvinculado, pagarle lo adecuado o comunicarlo a los clientes afectados. 

Si estás inmerso en la creación del plan de offboarding de tu empresa, no olvides que un gestor de personal como el software de RRHH de Sesame HR puede ayudarte. Con la gran variedad de herramientas que ofrece tendrás a un solo clic todos los pasos a seguir y los documentos necesarios para el proceso.