Cómo elegir un software para la gestión de salas de reuniones

Consejos para escoger un programa para gestionar espacios de reunión en la oficina

¿Alguna vez te has encontrado con que la sala donde pensabas hacer una reunión estaba ocupada y has tenido que buscar otra ubicación? Para ahorrarte este inconveniente y otros muchos problemas que genera la reserva de salas de reuniones, basta con elegir software para la gestión de salas y tener claro qué salas están disponibles y cuáles estarán ocupadas. Elegir una buena ubicación para la reunión es muy importante, pero también hay que escoger un software para reservar espacios de la oficina que se adapte a las necesidades de tu empresa.

Claves para escoger un software para reservar salas

En el mercado encontrarás varios software de gestión de salas y espacios, y hay varios aspectos en los que deberías fijarte más allá del precio. Sin lugar a dudas, buscamos algo que sea fácil de usar. Al fin y al cabo, una de las razones que nos lleva a apostar por la digitalización de estos procesos de gestión del día a día de la empresa es que nos permiten ahorrar un tiempo muy valioso que debemos dedicar a cuestiones prioritarias. En este sentido, Sesame está disponible para Android e iOS, y basta con tener la aplicación en tu móvil o tablet de empresa para reservar un espacio.

Además de facilitar este proceso de búsqueda, la herramienta para reservar salas de reuniones debe informar sobre las características de cada sala: tamaño, aforo, equipamiento… No es lo mismo hacer una reunión rutinaria con un equipo de cinco personas que una reunión con 25, en ocasiones necesitarás un proyector o cañón para imágenes y es posible que no todas las salas de reuniones cuenten con este equipamiento. Saber en todo momento la disponibilidad de estos equipos te ayudará a elegir la sala adecuada.

Otra de las interesantes ventajas de contar con un software para reservar de salas es que esté sincronizado con un calendario para que todo el mundo sepa en todo momento qué salas están reservadas y cuáles libres. También es interesante que la disponibilidad de espacios esté actualizada en tiempo real. A estas alturas, ya sabes que en cualquier momento puede surgir un inconveniente y tendrás que reunirte con tu equipo para solucionar la crisis. Saber qué espacios están libres te evitará interrumpir otras reuniones en busca de la sala vacía.

Improvisar en la reserva de salas

Más allá de estas reuniones de emergencia, te puedes encontrar con escenarios que te obligarán a reservar una sala de reuniones urgentemente. Por ejemplo, si en su día olvidaste reservar un espacio para una reunión, o si te ves obligado a trasladar tu encuentro a un espacio más grande, con un equipamiento determinado, etc. Al escoger un software para reservar salas deberías tener en cuenta que te permita realizar estos cambios. Más, si en tu empresa tenéis un gran número de salas de reuniones.

Cómo elegir sala de reuniones

Ya sabes cómo elegir software para la gestión de salas, pero también debes tener claros los criterios para elegir sala de reuniones. El espacio es mucho más importante de lo que parece, influye en el éxito o fracaso del encuentro, y no es una elección que puedas dejar en manos del azar. Elegir la primera sala que encuentres libre no es una opción, deberías buscar un espacio que cumpla con las características adecuadas según el tipo de reunión que vayas a mantener:

  • Funcionalidad: en otras palabras, que esté equipada con todo lo que necesitarás para la reunión.
  • Sobriedad y elegancia: debe ser un espacio sobrio, que evite distracciones y facilite la concentración. Para ello, debe estar bien cuidada, contar con sillas cómodas, muebles funcionales y tener la iluminación adecuada.
  • Aislamiento: para que nadie ni nada os moleste durante la reunión, ni los ruidos de la calle ni los de otras salas o espacios de la oficina. Incluso podéis insonorizar la estancia.

Salas para reuniones de trabajo presenciales

Se trata de las salas para mantener reuniones con tu equipo de trabajo, pero también con clientes, proveedores o distribuidores. Lo ideal es que sea un espacio amplio, donde las personas ajenas a la empresa puedan identificar el negocio. Por eso, nunca está de más que estén presentes el logotipo y nombre de la empresa o incluso los colores corporativos en la decoración.

Salas para videoconferencias

Contar con una sala para reuniones virtuales y videoconferencias es cada vez más importante, especialmente en un contexto como el actual. Estas salas deben estar equipadas con todo lo necesario para mantener videoconferencias con más de una persona. La webcam, un buen micrófono y un equipo de sonido de calidad o un buen monitor que permita compartir pantalla con los interlocutores será clave para su éxito.

Salas para entrevistas de empleo

Nunca está de más que la empresa cuente con un espacio para llevar a cabo las entrevistas de trabajo. Así, la empresa dispone de un espacio donde puede hacer estas entrevistas sin alterar el trabajo del resto ni ocupar un espacio que otros podrían necesitar para sus reuniones. También te aseguras de que nadie molesta, y la entrevista se celebra en un contexto total de privacidad.

Como puedes ver, acertar al elegir software de rrhh para la gestión de salas no se limita a escoger una herramienta que te permita reservar una sala sino que va más allá. Es el primer paso para que todas las reuniones que tengas sean un éxito, para asegurarte de que cuentas con los equipos y el espacio necesario para que todo salga bien.

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