Tips para gestionar desde RRHH los cambios en las bajas laborales

23 de mayo, 2023

En el día a día de una empresa puede suceder que algún trabajador no acuda al centro de trabajo por motivos de salud. Para eso el departamento de RRHH debe conocer cómo se gestionan las bajas laborales y qué repercusiones puede tener para su organización.

Una correcta gestión de las bajas laborales es necesaria para el buen funcionamiento de la entidad. Por eso, en este artículo te dejamos algunos consejos para gestionar desde tu departamento de RRHH los cambios en las bajas laborales de tus trabajadores.

¿Quieres saber más sobre las bajas laborales y nuestro gestor de ausencias? No pierdas ningún detalle de lo que te contamos a continuación.

¿Qué son las bajas laborales?

Lo primero que se debe conocer antes de explicar cómo se gestiona una baja laboral es de qué se habla al utilizar el término baja laboral. 

Este hace referencia al absentismo laboral por parte de un empleado que ocurre cuando este no puede acudir al centro de trabajo durante un lapso temporal, ya que no se encuentra en condiciones de desempeñar sus funciones correctamente.

Los motivos pueden ser diversos, aunque la mayoría están relacionados con la salud, tanto física como mental. Para ello, un médico debe certificar la condición que le impide llevar a cabo esta tarea.

Tipos de bajas laborales

Existen varios motivos que pueden incapacitar al empleado para el desempeño de sus funciones. Por ello, para conocer cómo se gestionan las bajas laborales, se debe tener en cuenta lo que dice el Real Decreto 8/2015 de la Ley General de la Seguridad Social, que las divide en:

Bajas laborales por contingencias comunes

Estas se producen fuera del ámbito profesional y tienen que ver con enfermedades o accidentes que han sucedido al margen de la actividad laboral. Deben estar certificadas por un médico y prever el tiempo de recuperación que será necesario.

Algunas de las causas más comunes son: 

• Enfermedades músculo-esqueléticas: entre las que se encuentran síndrome del túnel carpiano, lumbalgias o tendinitis.
• Gripe o covid.
• Trastornos mentales: como la depresión, ansiedad o estrés laboral.
• Aquí entran también las bajas por maternidad o paternidad.

Bajas laborales por contingencias profesionales

Suceden en el ámbito laboral, durante el desarrollo del trabajo. ¿Cómo se gestionan estas bajas laborales? Pues bien, deben ser certificadas y tramitadas por la mutua que tenga contratada nuestra empresa. En esta categoría se diferencian dos causas:

• Por accidente profesional: si el empleado se lesiona en el transcurso de la jornada laboral o en el desplazamiento de casa al centro de trabajo. Es decir, cuando sufre un accidentes laborales. En este sentido, la ley contempla cualquier lesión física sufrida por el empleado como consecuencia de un trabajo realizado por cuenta ajena.
• Por enfermedad profesional: es decir, cuando el trabajador contrae una enfermedad causada por el desempeño de la actividad laboral. Estas deben estar establecidas por la Ley General.

Cambios en las bajas laborales

En los últimos meses, se han llevado a cabo algunos cambios que afectan a cómo se gestionan las bajas laborales y que todo departamento de Recursos Humanos debe conocer.

Desde el 1 de abril, tanto para autónomos como para asalariados, se han llevado a cabo cambios en las bajas laborales como:

• Eliminación de la segunda copia en los partes médicos tanto de altas como de bajas. El médico informará directamente a la empresa.
• Se instaura la comunicación telemática. Ahora, la entidad deberá ocuparse de informar con un plazo de menos de tres días de que ha recibido la baja y de que se debe hacer con ello.
• La persona afectada ya no tendrá que entregar una copia del parte a la empresa, mutua o entidad gestora.
• En caso de que la baja se prolongue en el tiempo, tampoco habrá que entregar la copia. Lo mismo sucede cuando se recibe el alta.

Cómo se gestionan las bajas laborales

La tramitación adecuada de las bajas garantiza el cumplimiento de las regulaciones laborales y el bienestar tanto de los empleados como de la organización. Para agilizar esta tarea, es interesante contar con un software como el de Sesame HR.

A continuación, se explica cómo se gestionan las bajas laborales por parte del departamento de Recursos Humanos y los pasos a seguir.

Recopilar la información sobre la baja

Cuando se tramita una baja laboral es importante recopilar toda la información que sea relevante. Esto incluye:

• El motivo de la misma.
• La duración estimada que tiene la baja.
• La documentación médica 
• Cualquier otro documento requerido.

Asimismo, el departamento RRHH debe asegurarse de que se completen los formularios necesarios y debe encargarse de mantener registros necesarios al día.

Por otro lado, es el departamento de Recursos Humanos el que tendrá que asegurarse de cumplir con todas las normativas relacionadas con la gestión de bajas laborales.

Esto incluye, entre otros, el cumplimiento de los plazos establecidos, la protección de los derechos del empleado y obtener la documentación adecuada para cada una de las etapas del proceso.

Notificación y coordinación con la Seguridad Social

RRHH es el responsable de comunicarse con el empleado y solicitar cualquier información relevante para procesar la gestión de la baja laboral. Esto incluye informar al empleado sobre los procedimientos a seguir, los plazos a cumplir y los derechos asociados a la baja. 

Además, es el responsable de notificar a los gerentes y otros equipos pertinentes sobre la ausencia del empleado y tomar las medidas necesarias para cubrirlo.

También debe coordinarse con la Seguridad Social o con el proveedor de seguros con el que trabajen. Esto puede implicar que se presenten ciertos documentos o tener una buena comunicación con dichas entidades para garantizar que se cumplen los requisitos legales y que no afecta a la continuidad de los beneficios del empleado.

Seguimiento y apoyo al empleado

Durante la baja, la empresa y en concreto el departamento de RRHH debe mantener una comunicación constante con el empleado para realizar un seguimiento de su progreso y brindarle apoyo. De esta forma, se detecta cualquier cambio en la baja laboral.

Del mismo modo, a medida que el empleado se recupera y está listo para volver a su puesto de trabajo, RRHH deberá coordinar todo para una buena reintegración.

Cabe destacar que dichos procedimientos pueden variar dependiendo de la empresa y la legislación local de cada zona. Por eso el departamento de RRHH de tu empresa ha de estar actualizado sobre cómo se gestionan las bajas laborales.

La gestión eficaz de las bajas laborales requiere una comunicación clara, empatía, diligencia y atención a los detalles. Ahora que ya conoces cómo se gestionan las bajas, te toca a ti ponerlo en marcha. Por eso, te invitamos a conocer más sobre este y otros temas de recursos humanos en el blog Sesame HR. Tu software de RRHH de confianza.