Cómo organizar tareas en equipos de trabajo grandes

Formas de repartir tareas entre empleados

Todos sabemos que el tiempo es muy valioso dentro del ámbito profesional. Esta es la raíz de la necesidad por saber cómo organizar tareas en equipos de trabajo; ¿tú crees estar aprovechando bien el tiempo en el trabajo? Pareciera que hay suficiente tiempo durante el día, pero realmente todos tenemos las mismas 24 horas y, sin duda, hay personas a las que pareciera rendirle mucho más esas horas.

La respuesta a esta incógnita está en la buena gestión del tiempo y planificación de tareas. Dicha gestión del tiempo en el área laboral se convierte en relevante si nos enfocamos en valores relacionados con el rendimiento y la productividad.

¿Qué es la gestión del tiempo y la planificación de tareas?

Todos debemos entender que el manejo del tiempo es el pilar fundamental de la productividad y la efectividad en los negocios; esto aplica tanto para las empresas como para los trabajadores freelance. Se trata de un eficaz proceso de planificación de las horas, que se enfoca en incrementar el rendimiento y la eficiencia de los trabajadores en cuestión.

La gestión del tiempo es de gran importancia en la metodología de trabajo de cualquier empresa. Permite planificar tareas y procesos dentro de un equipo además de poder identificar prioridades. También es un concepto primordial, aplicable tanto en la vida profesional como en la privada.

Por otro lado, la gestión de tareas se refiere al proceso de, valga la redundancia, priorizar tareas, saber delegar las tareas secundarias a los miembros del equipo, entender cada responsabilidad de principio a fin y, finalmente, definir plazos de entrega para asegurarse de que todo se culmine a tiempo.

Una tarea puede referirse a algo simple, como enviar un correo, por ejemplo, hasta algo mucho más complejo como desarrollar un ebook. Para crear esto último, se necesita un flujo de trabajo y tareas secundarias mucho más completo, ejemplo, redactar, editar, diseñar, convertir en PDF, entre otros. Por esta razón es importante concebir la gestión de tareas como una herramienta grupal, no individual, para poder organizar y elaborar todo sin errores y al mejor tiempo posible.

Un beneficio clave de la gestión de aprender a cómo organizar tareas en equipo, es que permite mantener una carga de trabajo bastante equilibrada. Esto se logra, gracias a que la gestión de tareas en equipo te brinda la flexibilidad de delegar y ajustar tareas y plazos de entrega.

¿Cómo organizar tareas en equipos de trabajo?

Cuando el trabajo en equipo involucra diversos proyectos y quizás, varias zonas horarias, es probable que se deje de prestar atención a algunos avances o problemas que aparecen durante el proceso. Optar por el uso de una herramienta para organizar las tareas del equipo, te permitirá no solo desarrollar un proceso transparente en el que todos estén al tanto de la situación actual y de su rol en el proceso, sino también te ayudará a evitar los bloqueos de productividad y el estrés que se genera innecesariamente.

El gestor de tareas de Sesame puede ayudarte a organizar las tareas de tus empleados. Podrás asignar los proyectos a empleados por clientes, medirás fácilmente el coste y la rentabilidad de cada proyecto y también la productividad laboral de tus empleados.

  1. Organiza las tareas del trabajo: Optimiza la planificación de proyectos por clientes y asigna tarea a cada empleado de la empresa.
  2. Gestor de proyectos en tiempo real: Calcula y mide el desempeño laboral de tus empleados con herramientas de productividad.
  3. Aplicación móvil para organizar tareas con alertas de inactividad: Genera alertas para crear una óptima gestión del tiempo y planificación de tareas que tengan tus empleados.
  4. Clasifica y divide con etiquetas en el software de gestión de tareas: Usa las etiquetas del gestor de tareas para dividir y clasificar la planificación de proyectos y tareas.

Consejos y claves para organizar el trabajo en equipo

  • La confianza es la clave del éxito: Es importante generar un ambiente donde se sienta una agradable confianza y los participantes del equipo puedan participar, dialogar y opinar sobre las tareas o proyectos que estén desarrollando.
  • Objetivos claros: Si todos los miembros del equipo conocen el objetivo y están enterados sobre lo que tienen que hacer para lograrlo, entonces ya tienes este paso hecho.
  • Todos forman parte: Cuando el trabajo es en equipo, las decisiones pertenecen a todos. Así que busca fomentar el desarrollo de ideas, abre la mente de cada integrante de equipo y motívalos para que compartan sus opiniones.

Si tú eres el jefe o encargado del equipo de trabajo, debes preocuparte por la integración de los integrantes y de su comodidad dentro del trabajo con inteligencia emocional. De esto dependerá, en gran parte, la productividad y el avance de cada persona.

Y recuerda, organizar tareas en equipos de trabajo te abrirá las puertas a la eficiencia y a la rapidez laboral.

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