Cómo preparar las nóminas de pago de los empleados

Cómo hacer las nóminas de los trabajadores

En las grandes empresas, que cuentan con departamento de administración, este se encarga de la gestión de las nóminas. Sin embargo, los emprendedores que tienen pequeñas empresas se pueden encontrar con dificultades a la hora de preparar y enviar las nóminas de pago.

Si no tienen el conocimiento necesario, puede haber errores que desencadenen en conflictos con los trabajadores, y en el peor de los casos acabar en el juzgado. Por eso, hay que saber cómo se preparan las nóminas.

Qué tener en cuenta al preparar nóminas de pago

Varios factores influyen en la elaboración de la nómina, ya que determinarán el total a percibir por parte del empleado según el trabajo realizado.

Para ello, hay que fijarse en el tipo de contrato (a tiempo completo o parcial, indefinido o de duración determinada), el convenio colectivo que determina los complementos salariales, la gestión de las pagas extra o su categoría profesional y el grupo de cotización. Junto a su situación familiar (cónyuge, hijos) determinan las retenciones que se aplicarán. Las bajas también influyen en la nómina.

Partes de la nómina

Una nómina se puede dividir en cuatro partes: encabezado, devengos, deducciones y pie de nómina. La primera incluye los datos del trabajador y la empresa, siendo la misma todos los meses, mientras que los devengos hacen referencia a la cantidad que suma y las deducciones a lo que se debe restar.

Finalmente, a pie de nómina se incluye un cuadro con la determinación de las bases de cotización, una especie de resumen de la nómina.

El encabezado de la nómina

Se divide en datos de la empresa y datos del trabajador. Además, es imprescindible que aparezca el periodo al que corresponde la nómina, que muchas veces aparece como mes o periodo de liquidación.

Se indican la fecha de inicio, fecha de finalización y total de días. Estos son los datos imprescindibles:

  • Datos de la empresa: nombre legal de la empresa, domicilio fiscal, CIF y código de cuenta de cotización asignado por la Seguridad Social.
  • Datos del trabajador: nombre y apellidos, número de DNI y de afiliado a la Seguridad Social, categoría o grupo profesional al que pertenece, grupo de cotización, fecha de antigüedad o ingreso a la empresa y código de contrato.

Devengos en la nómina

Es el salario bruto del empleado, los diferentes conceptos salariales que el trabajador genera en el periodo a liquidar, e incluye las percepciones salariales y no salariales. Mientras las primeras hacen referencia a aquellas percibidas en sueldo o especie, y están sujetas a cotizaciones, las no salariales están exentas de cotizar. Incluyen indemnizaciones, por ejemplo por traslados o despidos, dietas, kilometrajes, pluses de transporte, etc.

Entre las percepciones salariales se encuentran:

  • Sueldo base: el dinero que el empleado cobra por días trabajados. Nunca será inferior a lo que diga el convenio correspondiente.
  • Complementos salariales: son cantidades extraordinarias, como plueses (antigüedad, nocturnidad, peligrosidad), extras en función de objetivos…
  • Horas extras: horas que el empleado ha trabajado fuera de su horario laboral, ya sean voluntarias o forzosas. Se pagan a parte del salario base.
  • Pagas extraordinarias: deben aparecer independientemente de si están prorrateadas en el sueldo mensual (12 pagas) o si se pagan dos veces al año (14 pagas). Dependen del convenio y el acuerdo entre trabajador y empleador.
  • Mejoras voluntarias: parte del sueldo en especie o retribución flexible. El sueldo en especie no puede ser más del 30% del salario bruto.

Sumando todos estos conceptos se obtiene el total devengado, el salario bruto al que habrá que restar las deducciones para obtener el salario neto.

Deducciones en la nómina

Al preparar las nóminas de pago se aplican diferentes deducciones. Cada una se calcula de forma independiente, y finalmente se suman para obtener el total a deducir.

Si restamos esta cantidad al total devengado, se obtendrá el salario neto. Veamos qué deducciones se aplican en las nóminas:

  • Aportaciones a las cotizaciones de la Seguridad Social: la recaudación conjunta es en realidad la suma de diferentes deducciones. Se resta un % a la base de cotización del trabajador. Se trata de las contingencias comunes (4,7%), desempleo (1,55 o 1,6% según sea contrato indefinido o no), formación profesional (0,1%), horas extras normales (4,7%) o de fuerza mayor (2%).
  • IRPF: depende de los ingresos del empleado y su situación personal. No hay un mínimo a tributar, y Hacienda tiene una Calculadora para ello.
  • Anticipos: solo se tienen en cuenta si la empresa le adelanta al empleado parte del sueldo.
  • Valor de los productos recibidos en especie: el total de retribución en especie que aparece entre los devengos también aparecerá en las deducciones.
  • Otras deducciones: cuotas síndicales, préstamos que el trabajador deba devolver a la compañía…

Pie de la nómina

En esta especie de resumen aparecen las bases de cotización a la Seguridad Social por contingencias comunes y accidente de trabajo, incluidas la base de contingencias comunes en base a la que se cotiza a la Seguridad Social, la base de contingencias profesionales y la base sujeta al IRPF; la base de retenciones del IRPF y la aportación de la empresa.

Sumando todos estos conceptos, se obtiene el total a pagar. Recuerda que las nóminas se deben entregar todos los meses a los trabajadores. Puede hacerse en mano, por correo postal o por correo electrónico, y su firma no implica que el empleado esté de acuerdo sino que podrá reclamar si considera que faltan cantidades por percibir.

Igual que sabes cómo asignar tareas a un equipo de trabajo, a la hora de preparar las nóminas de pago es interesante conocer las razones por las que es interesante contar con un software de nóminas y uno de recursos humanos como Sesame, que entre otras cosas nos ayuda a calcular el total de horas trabajadas por un empleado o las horas extras realizadas en el periodo.

Otra opción es recurrir a un gestor o asesor que te ayude a elaborar las nóminas de pago a tus trabajadores.

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