Cómo organizar la planificación de proyectos en una empresa

10 de septiembre, 2021

Orden y planificación son dos conceptos clave para el éxito de cualquier proyecto. De ahí que sea tan importante contar con una planificación de proyectos adaptada a cada encargo que llegue a la empresa. Si la organización es capaz de diseñar el itinerario y trabajar según el plan establecido, el éxito está prácticamente asegurado. Para lograrlo, utilizar un buen gestor de tareas y proyectos puede ser una buena idea porque ser bueno en la organización, es la mejor referencia que puede tener cualquier empresa en su camino hacia el éxito y la entrega de los trabajos comprometidos con sus clientes.

Qué es la planificación de proyectos

El plan de cualquier proyecto no deja de ser una herramienta para cumplir con el cronograma de proyecto. Se puede recurrir a las herramientas para gestionar proyectos, como los gestores online, pero ajustándose siempre a la cronología y plazos previstos. La planificación de proyectos obliga a fijar los elementos necesarios para alcanzar un objetivo determinado. Así, los trabajadores son capaces de identificar el panorama general y las diferentes tareas asociadas al proyecto en curso.

Pero no es suficiente con coger un papel y fijar una serie de fechas y plazos al azar. Para cumplir con la planificación prevista es imprescindible hacerla en base a una serie de pasos planificados, cuantificados y estratégicos. Tanto el cliente como la propia empresa deben aprobar los plazos, y además del tiempo a invertir también es necesario tener en cuenta el presupuesto de cada proyecto o parte del mismo. Una vez diseñado el plan, se puede empezar a desarrollar el proyecto de acuerdo a lo establecido en el documento.

Visión general del proyecto

Cualquier planificación empieza por la identificación de las necesidades del cliente y la solución que se ofrece. En otras palabras, definir el qué y el por qué. Es una fase inicial en la que además de fijar objetivos se pueden definir los OKR e incluso esbozar un primer esquema que se desarrollará más adelante. En esta fase inicial hay que responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la relación entre el proyecto y los objetivos de la empresa?
• ¿Qué esperan las partes involucradas del proyecto y qué se espera de ellas?
• ¿Cómo se determinará el éxito del proyecto?
• ¿Con qué recursos cuenta la empresa para afrontarlo?
• ¿Qué activos/productos se esperan del proyecto?

Desarrollo de objetivos

Una vez se tiene claro el objetivo general, es el momento de desarrollar los objetivos SMART. En un proyecto puede haber uno o varios objetivos, y todos deben aparecer correctamente descritos. A partir de la descripción se podrán establecer los roles y responsabilidades de los equipos de trabajo que tiene la empresa. Debe quedar claro quién toma las decisiones, quién está en contacto con el cliente, qué debe hacer cada persona, sus responsabilidades, etc.

Cronograma de proyecto e hitos

Tras definir los objetivos y asignar las tareas llega el momento de plasmarlo en un documento. Es en este punto donde será necesario contar con un gestor de proyectos online como Sesame HR que facilite el diseño del cronograma y ayude a compartirlo con el equipo y el cliente. Para la elaboración del calendario o cronograma hay que dividir el proyecto en fases, asignado tareas a cada fase. Cada fase cuenta con una serie de hitos o entregable, que deberían aparecer detallados. Muchas veces, completar uno de estos hitos es necesario para avanzar a la siguiente fase.

Programa con la planificación de proyectos

Llega el momento crucial: plasmar todo lo visto hasta ahora en el documento donde aparecerá la planificación del proyecto. En este punto se asignará el presupuesto a cada parte del proyecto, además de los recursos humanos disponibles. Pero igual o más de importante que la asignación de recursos es tener en cuenta la relación entre tareas, subtareas e hitos. Si no se respetan los tiempos en la planificación de proyectos, será muy difícil cumplir con los plazos. ¿Sabes en qué se diferencian?

• Tareas: el trabajo determinado que hará un trabajador para alcanzar el objetivo previsto.
• Subtarea: cada parte de una tarea, a penas duran unos días. Cumplir con las subtareas ayuda a cumplir con las tareas.
• Hitos: fases mayores o eventos del proyecto. Funcionan como puntos de comprobación para certificar que se avanza en la dirección correcta.

Hay que tener en cuenta todos los escenarios posibles. Por eso, en la planificación de proyectos siempre es recomendable contar con un margen para las tareas clave e hitos. Solo así, la empresa tendrá cierto margen de maniobra ante las urgencias o problemas inesperados que seguramente surjan en el desarrollo del proyecto. Finalizado el plan, no está de más revisarlo e identificar problemas potenciales para tener un plan B si es necesario.

Comunicación y ejecución

Ya solo faltará comunicar la planificación del proyecto a los trabajadores involucrados y al cliente que lo ha encargado. Si este da su visto bueno, comienza el proyecto. Si no es así, habrá que reformular algunas fases o negociar con él el desarrollo del mismo. Ya solo quedará empezar a trabajar según el plan establecido, cumpliendo las diferentes etapas del cronograma de proyecto. En caso de ser necesaria alguna modificación, hay que avisar al cliente y explicarle las razones.

La planificación de proyectos facilita el control y monitoreo del desarrollo de cada trabajo, además de favorecer una mejor gestión de tiempos y recursos. El hecho de tener una perspectiva global del proyecto también propicia una mejor toma de decisiones. Tanto la dirección de la empresa como los trabajadores estarán preparados para cualquier situación que pueda darse, y el cliente sabe cómo evoluciona su encargo.