Cómo se comunican los cambios de turno en grandes empresas

24 de octubre, 2022

Es importante comunicar cambios de turno en el trabajo lo antes posible. Si no lo haces dentro de los plazos legales, podrías ser responsable de los turnos perdidos, y eso es algo que ninguna empresa quiere afrontar.

Con un software como el de Sesame HR, puedes planificar y ejecutar de forma fácil los cambios de horario.

Así podrás notificar los cambios de horario a tiempo. Y se informará a todos los empleados dentro del plazo legal.

Veamos cómo comunicar cambios de turno dentro de la legalidad. Tendrás una gestión de turnos de diez.

Jornadas a turnos: ¿qué se considera cambio de turno?

En un mundo en el que la economía cambia de forma constante, no es de extrañar que muchas personas tengan horarios de trabajo irregulares.

Es por eso es que existen diferentes tipos de turnos laborales. Y hay que gestionar de forma correcta los cuadrantes de turnos rotativos.

Si esos cuadrantes no se ajustan a las necesidades de los empleados, es posible que tengas que realizar ajustes e intercambiar turnos entre distintos trabajadores.

Lo que, al final, se traduce en una modificación de la jornada laboral, que puede ser puntual o indefinida.

En cualquier caso, comunicar los cambios de horario a los trabajadores puede ser a veces un tema espinoso. Hay que hacerlo de la mejor manera posible. Y respetando la ley y los plazos de preaviso siempre.

Es la única forma de que estas notificaciones de cambios de horario no supongan un malestar para los empleados. Algo que, sin duda, puede afectar a su productividad e incluso al ambiente de trabajo.

Evitar los cambios de turno

Una de las mejores maneras de evitar los cambios de turno es planificar el horario de trabajo con antelación. De este modo, cuando un empleado haga un cambio, será algo excepcional.

Además, puedes utilizar un software de control del tiempo que automatice los procesos a la hora de planificar y notificar los cambios de horario. Lo que te ayudará a evitar hacer cambios innecesarios en los horarios de tus empleados.

Cómo comunicar cambios de turno a tus empleados

No es fácil hacer un calendario con los empleados, sobre todo cuando están contratados de forma temporal y su horario no es fijo.

Los empleados necesitan saber cuándo deben trabajar para poder planificar su vida en consecuencia. Si una empresa no comunica su calendario laboral con suficiente antelación, es injusto para los empleados.

Puedes elaborar un calendario anual para que tus empleados conozcan sus horarios de trabajo con suficiente antelación.

Pero hay muchos casos en los que las empresas tienen que adaptarse en el último momento. Y no pueden comunicar sus horarios de trabajo con suficiente antelación.

En este punto, actuar rápido y comunicar los cambios de turno lo más rápido posible se convierte en clave para mantener el buen clima laboral.

Distribución de la jornada laboral

El horario de trabajo viene determinado por la jornada laboral y su distribución a lo largo de la semana.

Con carácter general, la jornada ordinaria no podrá exceder de 40 horas semanales, aunque en algunos casos se podrá pactar una jornada superior.

El artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores establece que la jornada laboral será de lunes a viernes. Eso sí, solo con carácter general.

No obstante, en aquellos casos en los que las características de la actividad laboral lo requieran, la jornada podrá pactarse de forma distinta.

Quizás no puedas llegar a un acuerdo. Y tu empresa tiene derecho a distribuir de forma libre el 10% del tiempo de trabajo de cada empleado. Todo para satisfacer las demandas del mercado.

¿Puede la empresa cambiar los turnos de trabajo de la plantilla?

Sí, las empresas pueden cambiar los turnos de trabajo ante las diferentes casuísticas en cuanto a puestos de trabajo y personal.

Para ello se deben justificar los motivos, tal como establece el artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Entonces, cómo se debe comunicar el cambio de turno?

Estos son los parámetros básicos a seguir para comunicar los cambios de turno:

• La ley exige notificar a los empleados un cambio de horario de trabajo al menos cinco días antes de que comience el nuevo horario.
• En algunos casos, este plazo puede ser incluso mayor. Pero en ningún caso puede ser inferior.
• Al notificar el cambio de turno, debe indicarse de manera explícita el día y la hora de la nueva jornada laboral.
• El Estatuto de los Trabajadores no especifica ningún medio concreto para notificar el cambio de jornada. Es cierto que algunas comunicaciones pueden hacerse en persona.
• Pero es aconsejable utilizar un medio escrito, ya que así se evitan malentendidos. Y se garantiza que la comunicación ha llegado de forma correcta.

Planifica tus cambios de turno

Si eres director de recursos humanos, sabes muy bien lo difícil que puede ser comunicar los cambios de horario a los empleados. No es algo agradable para nadie, sobre todo cuando ocurre en el último momento.

El problema son los cambios con demasiada frecuencia. Esto puede provocar el malestar del personal y una rotación del personal demasiado frecuente.

¿La solución? Planificar con antelación los horarios de trabajo con un software de gestión de turnos. Y comunicarlos de forma que los empleados puedan conciliar de forma adecuada su vida laboral y personal.

Tu organización conoce ya su calendario semanal o mensual. Es el momento de publicar los horarios de trabajo con acceso inmediato para toda la plantilla.

Cuando esto ocurre, evitas situaciones incómodas para todas las partes implicadas.

Herramientas para comunicar cambios de turno

Conseguir esto sin utilizar las herramientas adecuadas no es fácil, sobre todo si tienes que gestionar y cuadrar los horarios de una plantilla numerosa.

Por suerte, hoy en día existen varias opciones que te permiten automatizar la comunicación de los calendarios laborales. Así podrás planificar los cambios de horario con tiempo y comunicarlos de forma correcta y eficaz.

Si todavía imprimes y distribuyes los calendarios de trabajo y los turnos a mano, es hora de actualizarte.

Con un software de gestión de turnos, hacer los horarios de trabajo y comunicar los cambios de turno es rápido y fácil.

Solo tienes que introducir las reglas del juego y dejar que el software se encargue de todo por ti:

• Número de turnos de trabajo.
• Horarios.
• Contratos.

Lo hemos visto una y otra vez: esto ahorra docenas de horas cada mes, lo cual es enorme para cualquier empresa. Pero sobre todo para aquellas gestionan cientos de puestos de trabajo. 

En Sesame HR somos expertos en software de RRHH. ¡Quédate en la sección de recursos para saber más sobre la gestión de horarios y turnos rotativos!