Control horario
Control de horario laboral: cómo llevarlo a cabo con la nueva ley
Te damos los 6 pasos básicos para implementar el control de horario laboral. También te explicaremos las ventajas del sistema. ¡Léenos!
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
16 de mayo, 2025
Entre las muchas tareas del equipo de Recursos Humanos se encuentra el registro y control de horario laboral en una entidad. Para llevarlo a cabo, el equipo puede contar con un software específico.
Si todavía no sabes cómo llevar a cabo el control horario de los empleados de tu empresa, aquí te dejamos todas las claves al respecto. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el control de horario laboral?
El control de horario laboral es un término que hace referencia a la gestión y supervisión de las horas de trabajo que han realizado los empleados. Es una necesidad que tiene la empresa de conocer las horas de la jornada laboral de sus trabajadores, obteniendo un minucioso registro diario.
Este proceso implica registrar, monitorear y anotar las horas que los empleados dedican a sus labores, ya sea de forma presencial, remota o en modalidades mixtas. Para ello, tienen que incluir el inicio y fin de la jornada sin que perjudique a la flexibilidad laboral.
El objetivo principal del control del horario laboral es garantizar la eficiencia en el uso del tiempo, cumplir con las políticas internas de la empresa, y asegurar el cumplimiento de las leyes laborales.
¿Cuándo es obligatorio el control horario laboral?
En España, el control horario laboral es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019, tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. Esta normativa establece que todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, deben llevar un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador, incluyendo la hora exacta de inicio y finalización de la jornada.
Además, en 2025 se introdujeron modificaciones que refuerzan esta obligación. La nueva normativa exige que el registro horario sea digital, accesible en remoto para empleados, representantes legales y la Inspección de Trabajo, y que se conserve durante un mínimo de cuatro años.
El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones económicas significativas para las empresas. Por ello, es esencial implementar sistemas de control horario que cumplan con la legislación vigente y garanticen la transparencia y legalidad en la gestión del tiempo de trabajo.
¿Qué ocurre si no cumples con el control horario laboral en España?
El incumplimiento del control horario laboral en España conlleva consecuencias legales y económicas significativas para las empresas. A continuación, se detallan las principales implicaciones:
La legislación española establece un régimen sancionador para las empresas que no cumplan con la obligación de registrar la jornada laboral de sus empleados. Las sanciones se clasifican según la gravedad de la infracción:
- Infracciones leves: Multas de hasta 750 euros.
- Infracciones graves: Multas de 751 a 7.500 euros.
- Infracciones muy graves: Multas de 7.501 a 225.018 euros.
Además, con la entrada en vigor de la nueva normativa en 2025, las sanciones pueden incrementarse hasta los 10.000 euros por cada trabajador afectado en casos de incumplimiento del registro horario.
Consecuencias adicionales
- Conflictos laborales: la falta de un registro horario adecuado puede dar lugar a reclamaciones por parte de los empleados, especialmente en relación con horas extras no remuneradas.
- Auditorías desfavorables: la Inspección de Trabajo puede determinar que la empresa no está cumpliendo con la normativa, lo que afecta negativamente a la reputación corporativa.
- Obligación de registro digital: a partir de 2025, todas las empresas deben implementar un sistema de registro horario digital, accesible en remoto para empleados, representantes legales y la Inspección de Trabajo.
Pasos para llevar un buen control de horario laboral
Para llevar un buen control de horario laboral en tu compañía, el equipo de Recursos Humanos puede seguir los siguientes pasos:
1. Escoger un sistema de registro
A la hora de implementar el control del horario de trabajo, es interesante utilizar un sistema confiable y eficiente con el que sea sencillo registrar las horas de trabajo. Este debe ir acorde a la política y la forma de trabajar de la compañía.
Existen muchas opciones entre las que escoger, como puede ser optar por un software de gestión de personal, aplicaciones móviles o incluso métodos más tradicionales como tarjetas de fichaje.
2. Establecer políticas de control de horario claras
Lo más eficaz para saber si se cumple el control de horario laboral es definir una política clara en relación con el mismo. En dicha política se deben concretar e incluir los siguientes puntos:
- Las horas estándar de trabajo.
- Los períodos de descanso.
- Definir claramente las políticas relacionadas con el tiempo extra. Especificar cómo se solicita, aprueba y registra el tiempo extra, siempre cumpliendo con las regulaciones laborales.
- Decidir si se permite la flexibilidad laboral o el teletrabajo y establecer cómo es el uso adecuado para registrar estas modalidades.
3. Automatizar el control horario laboral
El empleo de sistemas automatizados para registrar el tiempo, puede ahorrar mucho trabajo a la entidad. Con dicha automatización se reducen errores y se facilita la generación de informes de RRHH. Se puede considerar integrar el sistema de registro de tiempo con otros softwares de gestión de recursos humanos, como por ejemplo el de Sesame HR.
Para evitar problemas en el control del horario laboral y la utilización de estos sistemas, es interesante llevar a cabo revisiones periódicas de los registros de tiempo, pudiendo identificar a tiempo posibles discrepancias.
4. Formar a los empleados
Además de formar a aquellos que vayan a controlar el horario laboral en la entidad, también se deberá hacer con aquellos que lo vayan a usar. Para ello, se le deberá explicar las políticas y procedimientos a los miembros del equipo
También es aconsejable establecer y explicar el proceso de aprobación para las horas registradas. Esto puede incluir la aprobación por parte de los supervisores o jefes de departamento.
5. Fomentar la comunicación
Esto permitirá que los trabajadores comprendan la importancia del registro preciso y se sientan cómodos informando sobre cualquier problema o pregunta.
Para un mejor control del horario de los empleados se pueden ofrecer incentivos a aquellos que cumplan con los horarios y políticas de tiempo.
6. Mejora continua de las políticas de control de horario laboral
Para conocer si se debe mejorar algo, habrá que llevar a cabo auditorías periódicas con las que garantizar que el sistema de control del horario esté funcionando correctamente e identificar las áreas de mejora.
De igual manera, en caso de que sea necesario, habrá que ajustar la política y los procedimientos de control de horario laboral en la empresa a las nuevas necesidades.
¿Qué errores comunes existen al implementar el control horario laboral?
Como ya he mencionado antes, implementar un sistema de control horario laboral es obligatorio desde 2019 y ha sido reforzado por la normativa de 2025. Sin embargo, muchas empresas cometen errores comunes que pueden derivar en sanciones económicas y conflictos laborales. A continuación, te muestro los errores más frecuentes y cómo evitarlos:
No registrar las horas extraordinarias
Es obligatorio registrar todas las horas trabajadas, incluidas las horas extra. La omisión de este registro puede resultar en sanciones económicas y legales. Por ejemplo, una empresa fue sancionada con una multa de 67.000 euros por no pagar horas extra a un trabajador que registraba sus horas en una libreta.
Manipulación o falsificación de registros
Algunas empresas alteran los datos de entrada y salida de los empleados para ajustarlos a las normas o evitar conflictos. Esta práctica es ilegal y pone en riesgo la credibilidad y reputación de la organización. Adoptar sistemas de control horario con medidas de seguridad avanzadas, como autenticación biométrica o auditorías automáticas, ayuda a prevenir la manipulación de datos.
Uso de métodos manuales o no fiables
El uso de hojas de cálculo, registros en papel o libros de control puede conducir a errores y manipulaciones. Además, estos métodos no cumplen con la normativa que exige un registro diario inmodificable. La mayoría de las pymes utilizan métodos de registro poco fiables que pueden ser fácilmente alterados.
No conservar los registros durante el periodo legal
La normativa exige que los registros se conserven durante al menos cuatro años. No cumplir con esta obligación puede resultar en sanciones.
No facilitar el acceso a los registros
Los registros deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. La falta de acceso puede ser considerada una infracción.
No actualizar el sistema de control horario
El entorno legal y tecnológico está en constante evolución. No actualizar el sistema de control horario puede dejar a las empresas en una posición vulnerable. Un sistema desactualizado no solo puede fallar en el cumplimiento normativo, sino que también puede convertirse en una barrera para la eficiencia y la productividad.
Subestimar la importancia del registro horario
Algunas empresas creen que el registro horario no representa un problema para ellas, especialmente si tienen pocos empleados o relaciones laborales informales. Sin embargo, todas las empresas están obligadas por ley a implementar un sistema de registro horario, independientemente de su tamaño o actividad. Ignorar esta obligación puede tener graves consecuencias, desde sanciones legales hasta conflictos internos.
Falta de formación y comunicación interna
Un sistema eficiente de control horario solo tendrá éxito si se implementa en un marco organizativo que promueva su correcta utilización. Esto incluye establecer una política de ausencias clara y un marco legal que defina las responsabilidades tanto de la empresa como de los empleados en el registro horario.
La comunicación interna juega un papel esencial: informar sobre los derechos y obligaciones relacionados con el registro horario ayuda a crear un ambiente de confianza y cooperación.
Ventajas de contar con un control de horario laboral
Implementar un control de horario laboral en una empresa ofrece diversas ventajas que contribuyen tanto a la eficiencia operativa como al bienestar de los trabajadores. Aquí os dejamos algunos de los beneficios más destacados:
- Ayudan a obtener una gestión del tiempo más eficiente, al facilitar la planificación y distribución efectiva de las tareas y tener un registro claro de las horas de trabajo de cada miembro del equipo. Algo especialmente complicado en los turnos rotativos.
- Permite optimizar los recursos, al conocerse las horas de más trabajo.
- Ayuda a cumplir con la normativa laboral.
- Reduce posibles errores a la hora de establecer el registro horario.
- Es más transparente y justo, mejorando la confianza de la plantilla.
- Aumenta la productividad laboral, identificando las áreas de mejora y las oportunidades.
- Facilita su toma de decisiones en lo referente a la asignación de recursos.
Otros beneficios del control de horario laboral
Estos son algunos de los beneficios de contar con un control de horario laboral en una empresa. La elección del tipo de control horario dependerá de cada empresa y su situación. Otras ventajas que se pueden encontrar son:
- Previene el burnout y el agotamiento laboral, que se genera al haber trabajado demasiadas horas.
- Mejora el control de gastos laborales al tener un registro concreto.
- Facilita la realización de la evaluación del desempeño, al aportar datos correctos.
- Permite cumplir con los objetivos organizacionales.
- Mejora la comunicación con los empleados, reduciendo malentendido.
- Se pueden ajustar horarios fácilmente según las necesidades de la empresa.
- Registran todo tipo de jornadas laborales, ya sean presenciales o en teletrabajo, anotando los descansos, horas extra, etc.
- Previenen el absentismo laboral, al tener datos en tiempo real, para tomar las medidas oportunas.
- Facilitan la gestión de las vacaciones, al conocer los horarios con tiempo.
- Automatiza los informes a realizar, consiguiendo un análisis más exhaustivo y facilitando esta gestión al equipo de RRHH.
Mejora el control de horario laboral con Sesame HR
Sesame HR es una solución integral que mejora significativamente el control horario laboral en las empresas, adaptándose a las necesidades actuales y cumpliendo con la normativa vigente en España. A continuación, te explico las principales ventajas que ofrece:
Cumplimiento normativo garantizado
Sesame HR asegura el cumplimiento de la legislación española en materia de registro de jornada laboral, incluyendo las exigencias del Real Decreto-ley 8/2019 y las directrices de 2025 que obligan a contar con un sistema de registro telemático, seguro y accesible.
Fichaje multicanal y flexible
Ofrece múltiples métodos de fichaje adaptados a diferentes entornos laborales:
- Aplicación móvil: Disponible para iOS y Android, permite a los empleados registrar su jornada desde cualquier lugar.
- Panel web: Accesible desde ordenadores para fichajes en entornos de oficina.
- Códigos QR y WhatsApp: Opciones adicionales que facilitan el registro de la jornada de manera sencilla y rápida.
Informes detallados y análisis en tiempo real
Genera informes personalizados sobre horas trabajadas, puntualidad, horas extra y ausencias, facilitando la toma de decisiones y la planificación de recursos humanos.
Automatización y reducción de errores
El sistema automatiza el registro de la jornada laboral, eliminando la necesidad de procesos manuales propensos a errores y reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas.
Seguridad y almacenamiento de datos
Sesame HR garantiza la seguridad de los datos registrados, cumpliendo con las normativas de protección de datos y asegurando la conservación de los registros durante el periodo legalmente establecido.
Integración con otras funcionalidades de RRHH
Además del control horario, Sesame HR ofrece herramientas complementarias como la gestión de vacaciones y ausencias, planificación de turnos, gestión de tareas y proyectos, y control de gastos, proporcionando una solución completa para la gestión de recursos humanos.
Nuestra plataforma mejora el control horario laboral al proporcionar una herramienta digital, flexible y segura que facilita el cumplimiento normativo, optimiza la gestión del tiempo y mejora la eficiencia operativa de las empresas. ¿Quieres comprobarlo por ti mismo/a? Regístrate y prueba gratis Sesame HR para cumplir la ley y optimizar esta gestión en tu empresa.
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