Control horario
¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Sanciones y excepciones
¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Te explicamos las claves del control horario, además sus excepciones y posibles sanciones. ¡Léenos!
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Mireya Ruiz
HR Consultant
5 de agosto, 2026
¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Sí. Desde mayo de 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores, sin excepción por tamaño ni sector.
Lo que sí está cambiando es cómo debe hacerse ese registro: hay una reforma en tramitación que exigirá que sea digital. Te explicamos qué obliga la ley hoy, quién está afectado, qué excepciones existen, qué sanciones hay y qué va a cambiar cuando se apruebe la nueva normativa.
¿Qué dice la ley sobre fichar en el trabajo en España?
El Real Decreto-ley 8/2019 establece la obligatoriedad del registro diario de la jornada laboral, con el objetivo de evitar abusos y garantizar el cumplimiento de las condiciones laborales acordadas.
Protección de los derechos de los trabajadores
El registro de la jornada laboral protege a los empleados al proporcionar evidencia clara y objetiva de las horas trabajadas. Esto es crucial en situaciones de disputa sobre el pago de horas extras o la duración de la jornada laboral.
Mejora en la gestión y productividad
El registro también beneficia a las empresas al proporcionar datos precisos sobre la asistencia y el rendimiento de los empleados, útiles para optimizar la planificación de turnos e identificar patrones de absentismo.
¿Quién está obligado a fichar en el trabajo?
La obligación de registrar la jornada es independiente del tamaño de la empresa: afecta tanto a un bar como a un call center. Tampoco importa la modalidad en la que se preste el servicio — oficina, teletrabajo o viaje de negocios — ni la categoría profesional del trabajador.
Excepciones a la obligación
El Ministerio de Trabajo ha aclarado que existen algunas excepciones:
- Personas que presten servicios bajo una relación laboral de carácter especial (art. 2 del Estatuto de los Trabajadores): futbolistas, artistas, altos cargos, entre otros.
- Empleados que hayan pactado libre disponibilidad para prestar sus servicios (sin confundirlos con el personal de alta dirección).
- Relaciones laborales reguladas fuera del Estatuto de los Trabajadores.
¿Cómo se debe fichar en el trabajo?
La normativa vigente (RD-ley 8/2019) obliga a registrar el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador, pero no impone un método concreto. Cualquier sistema es válido siempre que cumpla tres condiciones: que los registros sean fiables, inalterables y que garanticen la trazabilidad de la jornada.
Esto está a punto de cambiar: hay una reforma en tramitación que obligará a que el registro sea exclusivamente digital, eliminando el papel y el Excel como opciones válidas. El proceso, sin embargo, ha sufrido varios retrasos: el Consejo de Estado emitió un dictamen crítico con el borrador en marzo de 2026, y a día de hoy el Gobierno ha anunciado que retomará la tramitación en septiembre de 2026, sin fecha de entrada en vigor confirmada. Puedes consultar el estado actualizado en nuestra guía sobre la nueva ley de control horario.
Métodos para fichar en las empresas
Los sistemas más habituales para registrar la jornada diaria son:
- Control de acceso biométrico: reconocimiento facial, huella o tarjeta individualizada. Importante: la AEPD considera los datos biométricos como categoría especial y, en general, desaconseja su uso para el control horario sin una base legal sólida.
- Asistencia móvil: apps que permiten a los empleados fichar desde cualquier ubicación.
- Software en ordenador: plataformas web donde el trabajador registra su jornada.
- Sistemas tradicionales: hojas de cálculo o máquinas de fichaje con tarjeta, aún válidos hoy si cumplen los requisitos de fiabilidad y trazabilidad, aunque quedarán obsoletos cuando entre en vigor la reforma de fichaje digital.
Sanciones por incumplimiento
Las multas por incumplir el registro de jornada, según el artículo 40 de la LISOS, se aplican por centro de trabajo:
| Tipo de infracción | Importe | Ejemplo |
|---|---|---|
| Leve | De 70 a 750 € | Defectos formales en el registro |
| Grave | De 751 a 7.500 € | No llevar el registro de jornada |
| Muy grave | De 7.501 a 225.018 € | Falsificación de registros, incumplimientos reiterados |
La responsabilidad del registro recae siempre en la empresa. Si un trabajador se niega a fichar, es la empresa quien debe documentar el caso y actuar por la vía del procedimiento disciplinario interno — no puede alegar ante la Inspección que «el empleado no quiso fichar». El Tribunal Superior de Justicia de Cataluña ha confirmado en varias sentencias que esta obligación recae siempre en el empleador, dado que existen suficientes soluciones tecnológicas para implantar el registro sin vulnerar otros derechos.
Consulta el detalle completo en nuestra guía de multas por control horario.
Elementos que debe tener un buen sistema de fichaje
- Registro preciso y automatizado: entrada, salida y pausas sin intervención manual.
- Compatibilidad móvil: para empleados en remoto o con desplazamientos frecuentes.
- Cumplimiento normativo: conservación de los datos durante el periodo exigido (4 años) y acceso para inspecciones.
- Informes personalizados: sobre horas trabajadas, ausencias y retrasos.
- Integración con nómina, RRHH y gestión de proyectos.
Errores frecuentes al fichar en el trabajo
- No registrar pausas y descansos: genera discrepancias en el cómputo total de horas.
- Usar sistemas obsoletos o inadecuados: aumenta el riesgo de registros inexactos.
- No conservar los registros el tiempo exigido (4 años).
- Falsificar o manipular los registros de entrada y salida — falta grave que puede derivar en despido.
- No adaptar el sistema a las particularidades de la empresa (turnos, multi-sede, teletrabajo).
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar en el trabajo?
Sí, desde 2019, para todas las empresas sin importar tamaño o sector, con las excepciones mencionadas.
¿Qué pasa si mi empresa no lleva registro de jornada?
Se considera infracción grave, con multas de 751 a 7.500 €. Si además hay manipulación de registros o afecta a derechos del trabajador, puede considerarse muy grave, con multas de hasta 225.018 €.
¿Quién está exento de fichar?
El personal con relación laboral especial (altos cargos, artistas, deportistas), quienes tengan pactada libre disponibilidad horaria, y relaciones laborales fuera del Estatuto de los Trabajadores.
¿Van a cambiar las sanciones con la nueva ley de fichaje digital?
El anteproyecto en tramitación plantea aplicar las sanciones por trabajador afectado en lugar de por centro de trabajo, lo que aumentaría significativamente el impacto económico. Esta reforma no está aún en vigor.
