Control horario
3 claves por las que es obligatorio fichar en el trabajo
¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Te explicamos las claves del control horario, además sus excepciones y posibles sanciones. ¡Léenos!
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Alba Gijón
HR Consultant
4 de mayo, 2026
¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Sí, desde mayo de 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-Ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral. Desde entonces, todas las empresas en España están obligadas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores, sin excepción por tamaño ni sector.
Pero la normativa está a punto de dar su mayor salto desde entonces. La ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, ha confirmado que el nuevo Real Decreto de control horario digital se aprobará antes del verano de 2026, lo que supondrá cambios importantes en la forma en que las empresas deben cumplir esta obligación.
En este artículo te explicamos qué obliga la ley, quién está afectado, qué excepciones existen, qué debes hacer para estar preparado cuando llegue el cambio y cómo Sesame HR te ayuda en ello.
¿Qué dice la ley sobre fichar en el trabajo en España?
La legislación laboral en muchos países exige que las empresas lleven un registro de las horas trabajadas por sus empleados. Este registro es esencial para garantizar que los trabajadores no excedan las horas máximas permitidas por la ley y que reciban la compensación adecuada por horas extras trabajadas.
Por ejemplo, en España, el Real Decreto-ley 8/2019 establece la obligatoriedad del registro diario de la jornada laboral, con el objetivo de evitar abusos y asegurar el cumplimiento de las condiciones laborales acordadas.
Protección de los derechos de los trabajadores
El registro de la jornada laboral protege a los empleados al proporcionar evidencia clara y objetiva de las horas trabajadas. Esto es crucial en situaciones de disputa sobre el pago de horas extras o la duración de la jornada laboral.
De la misma forma, al tener un registro detallado, los trabajadores pueden asegurarse de que reciben una remuneración justa y que sus derechos laborales son respetados.
Mejora en la gestión y productividad
El control de fichaje de trabajadores también beneficia a las empresas al proporcionar datos precisos sobre la asistencia y el rendimiento de los empleados. Estos datos pueden utilizarse para optimizar la planificación de turnos, identificar patrones de ausentismo y mejorar la productividad general.
Además, un sistema de fichaje eficiente puede ayudar a identificar necesidades de capacitación o reasignación de recursos.
¿Quién está obligado a fichar en el trabajo?
Lo decíamos antes. Sí, es obligatorio fichar en el trabajo. La Ley de Control Horario establece que el registro diario de cualquier jornada se ha de realizar de forma obligatoria.
De la misma forma, la obligación de control horario es independiente al tamaño de la empresa: afecta tanto a un bar como a un call center.
Además, también hay que destacar que es indiferente en qué modalidad se encuentren los trabajadores prestando sus servicios. Es indiferente que sea en la oficina o en teletrabajo desde casa, en un viaje de negocios, etc.
Esta obligación se extiende a todos los trabajadores, independientemente de la categoría profesional a la que pertenezcan. Si tienes dudas, puedes descargarte esta guía que los profesionales de Sesame HR han preparado para ti.
Es obligatorio fichar en el trabajo, pero hay excepciones
La publicación de las leyes ha suscitado dudas. Por ello, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social ha elaborado un documento donde se recogen las excepciones a esta obligación:
- Las personas que presten sus servicios bajo una relación laboral de carácter especial (art. 2 del Estatuto de los Trabajadores). Entre estas podemos destacar: futbolistas, artistas o altos cargos, etc.
- Aquellos empleados que hayan pactado libre disponibilidad para prestar sus servicios. No hay que confundir estos empleados con los de alta dirección. Son aquellos que, por decisión de la empresa, pueden establecer su propio horario de trabajo. Eso sí, sin caer en abusos en lo relativo a la jornada de trabajo.
- Las relaciones laborales que se encuentran reguladas fuera del estatuto de los trabajadores.
Ya lo sabes, aunque es obligatorio fichar en el trabajo, hay algunas excepciones. Y debes valorar si es el caso de tu empresa.
¿Cómo se debe fichar en el trabajo?
La normativa vigente, el Real Decreto-Ley 8/2019, obliga a registrar el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador, pero no impone un método concreto.
Asimismo, cualquier sistema es válido siempre que cumpla tres condiciones: que los registros sean fiables, inalterables y que garanticen la trazabilidad de la jornada. El sistema elegido debe además respetar la intimidad de los trabajadores y el resto de normativa aplicable. Los aspectos más específicos, como la gestión de descansos o la flexibilidad horaria, pueden regularse vía convenio colectivo o acuerdo de empresa.
Sin embargo, esto está a punto de cambiar. La ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, ha confirmado que el nuevo Real Decreto de registro horario digital se aprobará antes del verano de 2026. Cuando entre en vigor, el papel y el Excel dejarán de ser métodos válidos: solo se admitirán sistemas digitales con registros inalterables y acceso remoto para la Inspección de Trabajo.
Métodos para fichar en las empresas
Tras la aprobación de la ley, es obligatorio fichar en el trabajo. Y todas las empresas han tenido que incorporar este nuevo sistema a sus centros. Ello ha dado pie a numerosos sistemas para fichar y registrar la jornada diaria de trabajo:
- Control de acceso biométrico. El fichaje puede ser por reconocimiento facial, por huella o por tarjeta individualizada, consiguiendo así que no se realice ningún fraude por parte del empleado. Eso sí, solo es aplicable para algunos tipos de empresas.
- Asistencia móvil. Son ya numerosas las apps que se han desarrollado para que los empleados puedan fichar.
- Software en ordenadores. Las empresas han contratado numerosos programas para que sus trabajadores accedan a ellos y registren su jornada en tiempo y forma.
- Los sistemas tradicionales continúan activos, aunque en menor medida. Un buen ejemplo de ellos son las hojas de cálculo de Excel o las máquinas de fichaje vía tarjeta de cartón o de papel impreso. Este una vez se pasa por la máquina deja escrito la hora y el día de entrada, así como de salida.
Cumplir con la ley y garantizar que el registro horario se administre adecuadamente en tu empresa puede parecer complicado al principio.
Pero gracias al software de Sesame HR, ahora es mucho más sencillo cumplir con la ley sin perder tiempo ni energía.
Los sistemas avanzados como Sesame HR te permiten cumplir con la ley de fichaje digital obligatorio de forma instantánea y guardar los registros horarios digitalmente para facilitar las inspecciones laborales. ¡Es sencillo, cómodo y fiable!
Sanciones por incumplimiento
El régimen de sanciones de la normativa establece que, si un trabajador se niega a fichar, es la empresa la que está incumpliendo la ley. Las multas por control horario vigentes según la LISOS se dividen en tres niveles:
- Infracción leve (errores menores o registros incompletos): entre 60 y 625 euros.
- Infracción grave (ausencia de registro o sistema no adecuado): entre 626 y 6.250 euros.
- Infracción muy grave (incumplimiento que afecta derechos del trabajador, como el impago de horas extra): entre 6.251 y 187.515 euros.
Esta sanción puede venir por incumplimiento del trabajador o porque la empresa no dispone de un sistema completo y adecuado, lo que podría derivar en una inspección de trabajo o en una denuncia por parte del empleado.
Es obligatorio fichar los empleados en el trabajo, ¿qué pasa si no lo hago?
Ahora bien, ¿qué ocurre en el caso de que la compañía no establezca el registro diario de jornada?
El régimen de sanciones de la normativa establece que, si un trabajador se niega a fichar, es la empresa la que está incumpliendo la ley. Por ello, la multa puede oscilar desde 70 euros hasta 225.018 euros.
Esta sanción puede venir por incumplimiento del trabajador o porque la empresa no dispone de un sistema completo y adecuado. Este hecho podría derivar en una inspección de trabajo o en una denuncia por parte del empleado.
No obstante, si la empresa cuenta con este sistema y el trabajador no cumple, será la compañía la responsable de reconducir esta situación mediante sanciones.
Por aportar otro dato que te puede interesar, el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña ha sentenciado que la obligación siempre radica en la empresa. Esto es debido a que hay numerosos avances tecnológicos para implantar un registro diario de jornada sin vulnerar otros derechos. En resumen, sí, es obligatorio fichar en el trabajo.
¿Cómo cumplir la obligación del control horario en empresas?
Cuando se trata del registro horario en tu empresa, es importante comprender que hay aspectos obligatorios para cumplir la ley.
Sin embargo, también hay formas de hacerlo más fácil tanto para ti como para tus empleados.
Los pasos para cumplir con la obligación del control horario en empresas son:
- Seleccionar la herramienta que más se ajuste a tus necesidades.
- Asegurar que todos los empleados comprendan la importancia del registro de su jornada laboral y sepan cómo utilizar el sistema de fichaje para trabajadores.
- Designar un responsable de la administración del sistema de registro.
- Asignar un identificador a cada empleado.
- Registrar la entrada y salida de cada empleado.
- Generar reportes periódicos.
- Revisar y aprobar los informes. Revisar periódicamente los registros para asegurarse de que son precisos y completos.
- Asegurarse de que las políticas de control horario estén actualizadas y cumplan con la normativa vigente.
El responsable de la administración del sistema de fichaje de trabajo debe ser alguien en quien se pueda confiar. Todo para que haga el seguimiento del cumplimiento de la obligación del control horario en empresas.
Por lo general, será el personal encargado de la gestión de personal de la empresa.
No obstante, uno de los pasos más relevantes para cumplir con la obligación del control horario en empresas es optar por la herramienta adecuada.
👉 En Sesame HR no nos olvidamos de que es obligatorio fichar en el trabajo. Por eso somos una solución única para la gestión integral de la jornada laboral, diseñada para que tu empresa cumpla con la legislación vigente. ¡Prueba nuestro software sin compromiso!
¿Qué elementos debe tener un sistema para fichar?
Un sistema de fichaje efectivo debe incorporar los siguientes elementos clave:
Registro preciso y automatizado de horas
Debe permitir a los empleados registrar sus horas de entrada, salida y pausas de manera exacta y sin intervención manual, utilizando dispositivos como tarjetas magnéticas, sistemas biométricos o aplicaciones móviles.
Compatibilidad con dispositivos móviles
Es esencial que el sistema ofrezca aplicaciones móviles para que los empleados puedan fichar desde cualquier ubicación, especialmente útil para aquellos que realizan trabajo remoto o tienen desplazamientos frecuentes.
Cumplimiento normativo
El sistema debe garantizar que el registro de la jornada laboral cumpla con las leyes y regulaciones vigentes, almacenando los datos durante el período requerido y facilitando su acceso para inspecciones o auditorías.
Generación de informes personalizados
Debe ofrecer la capacidad de crear informes detallados sobre las horas trabajadas, ausencias, retrasos y otros indicadores relevantes, permitiendo a la empresa analizar y optimizar la gestión del tiempo y los recursos humanos.
Integración con otros sistemas empresariales
Es beneficioso que el sistema de fichaje se integre con plataformas de nómina, recursos humanos y gestión de proyectos, facilitando una administración más eficiente y reduciendo la duplicidad de tareas.
Implementar un sistema de fichaje que contemple estos elementos ayudará a las empresas a gestionar de manera más efectiva el tiempo laboral, asegurar el cumplimiento legal y optimizar los procesos internos relacionados con la gestión de personal.
Errores que debes evitar al fichar en el trabajo
Para garantizar un registro horario preciso y evitar posibles sanciones, es fundamental que tanto empleados como empleadores presten atención a los siguientes errores comunes al fichar en el trabajo:
- No registrar las pausas y descansos: omitir las pausas en el registro horario puede llevar a discrepancias en el cómputo total de horas trabajadas. Es esencial reflejar todas las interrupciones para asegurar un registro exacto.
- Uso de sistemas obsoletos o inadecuados: emplear métodos manuales o sistemas que no cumplen con la normativa vigente puede resultar en registros inexactos o pérdidas de datos. Implementar soluciones digitales actualizadas garantiza precisión y cumplimiento legal.
- No conservar los registros durante el tiempo estipulado: la normativa exige mantener los registros de jornada laboral por un período determinado. No hacerlo puede acarrear sanciones en caso de inspección.
- Falsificar o manipular los registros de entrada y salida: alterar intencionadamente los horarios registrados es una falta grave que puede derivar en medidas disciplinarias, incluyendo el despido.
- No adaptar el sistema de fichaje a las necesidades de la empresa: cada organización tiene particularidades específicas. Es crucial seleccionar un sistema de fichaje que se ajuste a las características y requerimientos de la empresa para asegurar su eficacia.
Evitar estos errores y adoptar prácticas adecuadas en el registro horario no solo garantiza el cumplimiento de la normativa laboral, sino que también promueve una gestión transparente y eficiente del tiempo de trabajo.
Ficha en el trabajo de forma sencilla con Sesame HR
El software de fichaje de Sesame HR digitaliza la gestión de los fichajes, reduce el absentismo laboral y garantiza el cumplimiento de tu obligación del control horario en empresas.
Al fichar con Sesame HR, puedes beneficiarte del registro de jornada laboral desde cualquier dispositivo: web, móvil y tablet. Con nuestra herramienta podrás llevar un registro exhaustivo y seguro de:
- Los fichajes de tus empleados, compatibles también con el trabajo en remoto.
- Las vacaciones y ausencias.
- El absentismo laboral.
- Los informes de RRHH sobre los puntos anteriores.
También puedes implementar el fichaje geolocalizado (GPS) para saber desde dónde fichan tus empleados.
Además, la plantilla tendrá acceso al panel de empleado para acceder al control horario, para pedir vacaciones, acceder a nóminas y mucho más.
Es más, con Sesame HR podrás gestionar las ausencias por trabajo en remoto de tus empleados de forma sencilla. Todo para evitar sanciones por la Ley de Control Horario sin complicaciones.
Por otra parte, el departamento de recursos humanos podrá guardar los registros horarios en formato digital (evitando sanciones). Además de generar los informes para inspecciones de trabajo.
En Sesame HR, sabemos que es obligatorio fichar en el trabajo. Por eso te ofrecemos un software que hace que el control del tiempo sea más fácil que nunca. Podrás centrarte en tu negocio sin tener que preocuparte por la obligación del control horario en empresas.
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