Control horario
Gestión del tiempo en viajes laborales
Llevar un buen control horario en viajes de trabajo es complicado para las grandes empresas. Conoce como se puede gestionar y su necesidad.
¿Necesitas ayuda?
Sara González
HR Consultant
18 de septiembre, 2024
¿Gestionas equipos multinacionales o con sedes en diversas provincias? ¿Tus directivos y empleados viajan a menudo? En estas situaciones es común plantearse la duda de cómo realizar el control horario en viajes de trabajo. Vamos a tratar de explicarlo de forma sencilla pero rigurosa.
Control horario en viajes de trabajo: qué hacer
Hay que tomar en consideración dos momentos muy diferentes en términos legales respecto al horario en viajes de trabajo. El tiempo de trayecto entre la oficina y la vivienda no se considera tiempo de trabajo efectivo.
Esto se debe a que durante ese tiempo no están a disposición del empleador ni en el ejercicio de sus funciones. Están de camino al trabajo o volviendo a casa.
S¿Qué ocurre cuando un empleado tiene que desplazarse a un lugar distinto de su oficina habitual —por ejemplo, a una reunión, un viaje de negocios o una visita a cliente por orden de la empresa? En este caso, la jurisprudencia del Tribunal Supremo es clara: si el desplazamiento lo impone la empresa para atender necesidades del servicio, y se produce desde el centro de trabajo habitual hacia un lugar distinto (o viceversa), sí se considera tiempo de trabajo efectivo, y debe registrarse y, en su caso, remunerarse como tal.
Este criterio es distinto al trayecto habitual entre el domicilio y el trabajo. El Tribunal Supremo, en su sentencia 1305/2024 de 27 de noviembre de 2024, confirmó que el desplazamiento desde el domicilio del trabajador hasta el primer cliente del día, y desde el último cliente de vuelta a casa, no se considera tiempo de trabajo efectivo — salvo casos excepcionales, como trabajadores sin centro de trabajo fijo asignado, en línea con la doctrina Tyco del Tribunal de Justicia de la UE.
En resumen: Viaje o desplazamiento ordenado por la empresa desde el centro de trabajo habitual a otro lugar (reunión, cliente, viaje de negocios): sí computa como tiempo de trabajo efectivo.
Trayecto habitual domicilio-oficina: no computa como tiempo de trabajo.
Desplazamiento del domicilio al primer cliente / del último cliente al domicilio (sin centro de trabajo fijo): en general no computa, salvo circunstancias excepcionales.
Cómo organizar el horario en viajes de trabajo
La forma más común de organizar el trabajo es mediante el uso de calendarios y horarios, pero si quiere hacerlo correctamente, necesita otras herramientas.
Una de ellas es el control del tiempo. Con un software como nuestras aplicaciones para el control horario podrás establecer reglas específicas para cada empleado y controlar sus actividades.
También puede ayudarle a ahorrar tiempo en la programación de reuniones. Se creará automáticamente horarios para las personas que no puedan asistir a ellas en la vida real debido a diversas razones.
Las empresas deben contar con una política respecto a este tipo de desplazamiento. Esto les ayudará a distinguir entre los viajes de trabajo y los personales. Además de determinar lo que cuenta como tiempo de trabajo efectivo.
Las empresas también pueden dar un tratamiento diferente a los viajes de trabajo. Esto se da en función de lo acordado como parte del contrato o se han realizado de forma extraordinaria.
Consejos para una adecuada gestión del tiempo en viajes laborales
Viajar por negocios puede ser estresante y agotador, pero no tiene por qué serlo. Haciendo pequeños cambios en la rutina y expectativas, podrás centrarte en lo que más importa: pasar tiempo con clientes y colegas y hacer el trabajo.
Para ello, es necesario organizar el día con antelación y establecer objetivos claros.
Lo primero que hay que hacer al levantarse por la mañana es anotar todo lo que hay que hacer durante el día.
Después, prioriza las tareas según su importancia, asigna plazos para cada una y divídelas en pequeñas partes.
Por ejemplo, si tienes que hacer una presentación importante mañana a mediodía, será mejor que no empieces a trabajar en ella hoy después de comer, sino por la mañana o a primera hora de la tarde.
Gestión del tiempo para trabajadores en viajes de empresa
Ser un trabajador móvil es una buena manera de mantener las cosas interesantes, pero los desplazamientos frecuentes pueden pasarle factura a uno
Hacer y deshacer las maletas, el estrés, la acumulación de tareas, las interminables jornadas de trabajo, las horas perdidas en los aeropuertos, el jet lag. Viajar por negocios puede ser bastante incómodo.
Si eres una empresa que tiene empleados que viajan por trabajo, puede que te preguntes cómo mantenerlos comprometidos. Además de cómo hacer el control horario en viajes de trabajo.
Si tu equipo se desplaza constantemente de un lugar a otro, puede resultarles difícil tener un equilibrio entre su vida laboral y personal. También es posible que les cueste mantenerse motivados si siempre están de viaje.
Una forma es aprovechando la tecnología. Algunas empresas tecnológicas están creando aplicaciones que facilitan a los trabajadores estar conectados. Sobre todo, mientras están fuera de casa, y estas aplicaciones también pueden ayudarles a encontrar buenos lugares para comer o alojarse.
Del mismo modo, en todo momento deben tener en su móvil o dispositivo portátil una app para el control horario en viajes de trabajo. Muy importante para registrar su extenuante jornada laboral.
Qué tener en cuenta al planificar viajes
Al planificar los viajes, es importante tener en cuenta las necesidades y los horarios de sus empleados. Asegúrate de que dispones de tiempo suficiente para organizar la logística. No hay que dejar a los trabajadores en la cuerda floja en el último momento.
También podrías considerar la posibilidad de acortar la duración de los viajes. Siempre en favor de jornadas más cortas o alargar los días de estancia. Otra posibilidad es ofrecer días de descanso como compensación cuando los empleados regresen de viajes largos.
Como ves, existen múltiples formas de gestionar el tiempo de los trabajadores durante los viajes de empresa. Y sí, se requiere hacer el seguimiento del horario. Mejor si es con una herramienta de gestión de horarios.
¿Cómo organizas los viajes de empresa de tus directivos y empleados? ¿Tienes algún tip más que añadir a lo comentado? ¡Nos encanta aprender de vosotros!
Preguntas frecuentes
¿Cuenta como tiempo de trabajo el desplazamiento a una reunión o viaje de negocios?
Sí, si la empresa ordena el desplazamiento desde el centro de trabajo habitual a otro lugar para atender necesidades del servicio, se considera tiempo de trabajo efectivo.
¿Y el trayecto de casa al primer cliente del día?
En general, no. El Tribunal Supremo (sentencia 1305/2024) estableció que este trayecto no computa como tiempo de trabajo, salvo circunstancias excepcionales, como no tener centro de trabajo fijo asignado.
¿Debe la empresa pagar las horas de viaje en un desplazamiento de trabajo?
Si el desplazamiento cuenta como tiempo de trabajo efectivo (por ejemplo, un viaje ordenado por la empresa a otra ciudad), sí debe registrarse y remunerarse conforme a las condiciones pactadas.
¿Qué debe incluir la política de viajes de una empresa?
Debe distinguir claramente entre trayecto habitual, desplazamientos comerciales sin centro fijo, y viajes de negocios ordenados por la empresa, además de las condiciones de registro y compensación para cada caso.
