Programa de control de presencia: qué es y cómo funciona

5 de mayo, 2025

La gestión eficiente del tiempo laboral se ha convertido en un pilar fundamental para las empresas modernas. Más allá de una simple herramienta de control, el programa de control de presencia representa hoy en día un elemento estratégico para garantizar el cumplimiento normativo y optimizar la productividad empresarial. Descubre todo lo que un software de control horario puede hacer por ti en este artículo. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es un programa de control de presencia?

Un programa de control de presencia es una solución tecnológica diseñada específicamente para registrar y gestionar de manera sistemática las horas de entrada y salida de los empleados. Estos sistemas van mucho más allá del antiguo concepto de «fichar», ofreciendo funcionalidades avanzadas que garantizan el cumplimiento riguroso de la normativa laboral vigente.

Estas herramientas digitales permiten a las empresas mantener un registro detallado y preciso de la jornada laboral de cada empleado, facilitando:

El seguimiento de las horas trabajadas.
La gestión de ausencias justificadas e injustificadas.
Generación automática de informes exhaustivos que pueden ser presentados durante inspecciones de trabajo.

Así se elimina la incertidumbre y los errores asociados a los métodos manuales tradicionales. Además, los programas de control de presencia modernos se caracterizan por su versatilidad, permitiendo implementar diferentes modalidades de registro adaptadas a las necesidades específicas de cada organización.

¿Por qué es obligatorio el control horario en 2025?

La legislación española ha experimentado cambios significativos en materia laboral, reforzando las medidas para garantizar el cumplimiento efectivo de la jornada laboral y proteger los derechos de los trabajadores. Estas modificaciones legales han consolidado la obligatoriedad de fichar convirtiendo su implementación en un requisito indispensable. Algunos motivos por los que es obligatorio es:

Reducción de la jornada laboral

Una de las transformaciones más relevantes ha sido el establecimiento de la jornada máxima legal en 37,5 horas semanales. Esta medida, que busca mejorar la conciliación laboral y familiar de los trabajadores, ha obligado a las compañías a reorganizar sus esquemas de trabajo y a implementar programas de control de presencia.

Registro digital obligatorio

La normativa actual exige que las organizaciones implementen softwares de control horario digitales que garanticen la fiabilidad e inviolabilidad de los datos. Estos registros deben estar accesibles en todo momento para la Inspección de Trabajo, lo que implica que las organizaciones necesitan contar con herramientas tecnológicas que permitan almacenar y recuperar esta información de manera inmediata.

Sanciones por incumplimiento

El marco legal ha establecido un régimen sancionador riguroso para aquellas empresas que no cumplan con las obligaciones de registro horario. Las multas por estas infracciones pueden superar los 7.500 euros por cada trabajador afectado, lo que representa un riesgo financiero considerable que las organizaciones no pueden permitirse ignorar.

Beneficios de implementar un software de control horario

La implementación de un software especializado en control horario trasciende el mero cumplimiento normativo, ofreciendo a las entidades un conjunto de ventajas competitivas que impactan positivamente en su operativa diaria y en su planificación estratégica a largo plazo.

Cumplimiento legal: garantiza el registro preciso de la jornada laboral y facilita el cumplimiento normativo ante inspecciones, reduciendo el riesgo de sanciones.
Gestión eficiente: optimiza la planificación de turnos, control de ausencias y cálculo de horas extra, mejorando la productividad y facilitando decisiones basadas en datos.
Accesibilidad: permite fichar desde múltiples dispositivos (PC, móvil, tablet, terminales), adaptándose a modelos de trabajo presencial, remoto e híbrido.
Informes detallados: genera informes automáticos y personalizables que ayudan tanto en auditorías como en el análisis interno y la mejora de procesos.

Comparativa con otros softwares de control horario

El mercado ofrece diversos programas de control de presencia, pero al analizar las diferentes opciones disponibles, Sesame HR se distingue por características específicas que le otorgan un valor diferencial frente a sus competidores. A continuación se presenta una comparativa de Sesame HR frente a otras soluciones populares de control horario:

Característica	Sesame HR	Jibble	Stel Order
Modalidades de fichaje	App móvil, web, Face ID, QR, WhatsApp	App móvil, web, geolocalización	App móvil, web, GPS
Gestión de turnos y ausencias	Sí	Sí	Sí
Geolocalización	Sí	Sí	Sí
Integración con otros sistemas	Sí	Limitada	Limitada
Gestión documental y nóminas	Sí	No	No
Portal del empleado	Sí	Sí	Sí
Usabilidad	Muy intuitivo y personalizable	Intuitivo	Intuitivo
Precio (desde)	4,50 €/usuario/mes	Gratuito (básico)	Variable
Prueba gratuita	Sí, 14 días	Sí	Sí
Soporte y ayuda	Centro de ayuda, videotutoriales, teléfono	Email	Email

¿Cómo ayuda Sesame HR a cumplir con la normativa laboral?

Sesame HR se posiciona como una solución integral para el control horario, diseñada específicamente para atender las necesidades de las entidades españolas en el contexto normativo actual. Su enfoque centrado en la usabilidad y la eficiencia la convierte en un programa de control de presencia particularmente valioso para organizaciones de cualquier tamaño. Algunas características son

Digitalización del fichaje: sustituye los registros manuales por un sistema digital seguro y trazable, reduciendo errores y facilitando el cumplimiento legal. Permite registrar la jornada desde app móvil, web, reconocimiento facial, QR dinámico, facilitando la adaptación a diferentes entornos laborales y modelos de trabajo
Gestión centralizada: se controla desde una única plataforma entradas, salidas, ausencias, turnos y vacaciones de todos los empleados.
Informes automáticos: genera reportes detallados y personalizables, útiles para inspecciones laborales y análisis internos.
Accesibilidad multiplataforma: disponible en web, app móvil y otros dispositivos, adaptándose a distintos entornos de trabajo (oficinas, remoto, industrial, etc.).
Personalización y facilidad de uso: el sistema es muy intuitivo, permite personalizar la visualización y los métodos de fichaje digital para cada empleado, y ofrece recursos de soporte como videotutoriales y atención telefónica.
Integraciones: se integra fácilmente con otros sistemas de nóminas y herramientas de RRHH, centralizando la información y evitando duplicidades

Con todas estas funcionalidades, Sesame HR se presenta como un aliado estratégico para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral.

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Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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