Control horario
Registro de jornada de trabajo: qué exige la ley y cómo cumplirla fácilmente
Registro de jornada de trabajo obligatorio: conoce qué exige la ley y cómo cumplirla fácilmente con herramientas digitales.
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Alba Gijón
HR Consultant
6 de mayo, 2025
La transparencia y el cumplimiento normativo se han convertido en pilares fundamentales para el correcto funcionamiento de las organizaciones. Una de las medidas que ha cobrado especial relevancia en los últimos años es el registro de jornada de trabajo, estrechamente vinculado al control horario. En este artículo, analizaremos en detalle qué implica el control de jornada laboral y cómo aplicarlo. ¡No te lo pierdas!
¿Qué es el registro de jornada de trabajo y por qué es obligatorio?
Esta obligación fue establecida formalmente en España a través del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para incluir expresamente este requisito. Según la normativa:
«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece este artículo.»
Esto implica que todas las empresas están obligadas a implantar un sistema de fichaje diario, es decir, a registrar cada jornada de trabajo de forma precisa, lo que se traduce en un control horario efectivo que permita verificar el cumplimiento de los horarios laborales.
La implementación del registro de jornada de trabajo responde a varios objetivos fundamentales:
- Garantizar el cumplimiento de los límites de jornada laboral.
- Proteger los derechos de los trabajadores.
- Facilitar la labor de la Inspección de Trabajo.
- Proporcionar seguridad jurídica tanto a empresas como a trabajadores.
- Contribuir a la lucha contra la precariedad laboral.
¿Qué dice la ley sobre el registro de jornada laboral?
La legislación española establece un marco claro respecto al registro de jornada de trabajo aunque deja cierto margen de flexibilidad en cuanto a los mecanismos concretos para su implementación. Los principales aspectos regulados por la ley son:
Obligatoriedad universal
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que todas las entidades deben garantizar el registro diario de la jornada laboral de cada uno de sus empleados. Esta obligación es independiente del tamaño de la compañía del sector o del tipo de contrato de los trabajadores.
Negociación colectiva
La ley establece que la organización y documentación del registro se debe desarrollar mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
Conservación y acceso
Los registros deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un periodo mínimo de cuatro años. Este requisito implica la necesidad de un sistema que garantice la integridad, trazabilidad y no manipulación de los datos.
Régimen sancionador
El incumplimiento de la obligación de registro de jornada de trabajo se considera una infracción grave en materia laboral, según establece el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Adaptación al teletrabajo
Con la entrada en vigor de la Ley 10/2021, de trabajo a distancia, se establecieron requisitos específicos para modalidades de teletrabajo, garantizando que todos los trabajadores estén sujetos a un control de jornada laboral efectivo.
¿Qué debe incluir un registro de jornada laboral?
Para cumplir adecuadamente con la normativa vigente, un control de jornada laboral debe incorporar una serie de elementos fundamentales:
Hora exacta de inicio y finalización
El registro debe documentar con precisión:
- La hora de entrada y salida del trabajo.
- Las interrupciones o pausas que no se consideran tiempo de trabajo efectivo (como la pausa para comer).
Esta información debe ser exacta y verificable, preferiblemente con sistemas que impidan la manipulación posterior de los datos.
Registro diario individualizado
La normativa exige que el registro de jornada de trabajo se realice diariamente y de forma individualizada para cada trabajador. No es suficiente con registros genéricos o por departamentos; cada empleado debe contar con el suyo propio.
Conservación durante cuatro años
Todos los registros deben conservarse durante un mínimo de cuatro años y estar disponibles para su consulta. Este requisito implica la necesidad de un sistema de almacenamiento seguro que garantice la integridad de los datos.
Accesibilidad para diferentes actores
El sistema debe garantizar que los datos sean accesibles para:
- Los propios trabajadores.
- Los representantes legales de los trabajadores.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Firma o validación
Aunque no es un requisito explícito en la ley, es recomendable que el sistema incorpore algún mecanismo de validación o firma que confirme la veracidad de los datos registrados.
Adaptación a diferentes modalidades de trabajo
El sistema debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a diferentes realidades laborales, incluyendo:
- Trabajo presencial.
- Teletrabajo o trabajo a distancia.
- Horarios flexibles.
- Trabajo por turnos.
- Desplazamientos profesionales.
¿Cómo cumplir con el control de jornada laboral de forma sencilla?
Para implementar un sistema eficaz de registro de jornada de trabajo se debe facilitar el cumplimiento de esta obligación legal:
- Elegir el sistema adecuado: según el tamaño de la empresa, sector, dispersión geográfica y recursos disponibles.
- Establecer una política clara de registro: comunicar la obligatoriedad, el sistema a usar, consecuencias de incumplimiento y procedimientos para corregir errores.
- Formar adecuadamente a los empleados: realizar sesiones de formación, proporcionar guías y designar responsables para resolver dudas.
- Integrar el registro con otros procesos de RRHH: vincularlo con nóminas, gestión de vacaciones, planificación de turnos y control de absentismo.
- Realizar auditorías periódicas: verificar el funcionamiento del sistema, detectar incumplimientos y asegurarse de que se mantiene actualizado.
- Aprovechar las ventajas de la digitalización: garantizar precisión, acceso fácil, almacenamiento seguro, generación automática de informes y detección de patrones o anomalías.
¿Cómo ayuda Sesame HR a cumplir con el registro de jornada laboral?
Sesame HR ofrece una solución integral para el cumplimiento de la obligación de registro de jornada de trabajo combinando la facilidad de uso con el rigor técnico necesario para garantizar la conformidad legal. Las principales ventajas que ofrece son:
- Automatización del proceso: convierte una tarea administrativa tediosa en un proceso ágil, digital y sin errores manuales.
- Facilidad de uso: interfaz intuitiva, accesible desde ordenador, tablet o móvil, y adaptable a modelos de trabajo presenciales, remotos o híbridos.
- Personalización y accesibilidad: se ajusta a las políticas horarias de cada empresa y está disponible en varios idiomas.
- Cumplimiento normativo: plataforma actualizada conforme a la legislación laboral, con registros inalterables y trazabilidad para auditorías.
- Seguridad y confidencialidad: almacenamiento seguro durante 4 años y control preciso de accesos para proteger los datos sensibles.
- Informes personalizados: generación de informes estándar y a medida, exportables en distintos formatos (PDF, Excel, CSV).
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