5 consejos para implementar un buen control de turnos en una empresa

30 de marzo, 2023

Una gestión adecuada del control de turnos de los trabajadores de una organización va a lograr sincronizar las necesidades de estos con las que tiene la compañía. Además de mejorar la relación entre empleados y directivos, ya que ofrece igualdad y flexibilidad horaria entre todos.

De hecho, una pésima gestión de turnos puede llegar a provocar problemas entre el equipo y dar lugar a accidentes laborales o problemas de productividad y de absentismo.

Por eso, es necesario que planifiques con antelación una correcta gestión en los turnos. No en vano, según una encuesta elaborada por el INNST, casi un 18 % de las empresas tiene empleados afectados por interminables jornadas laborales o por un horario irregular.

¿Cómo implementar un buen control de turnos?

Un turno de trabajo es un esquema establecido en una organización para que cada trabajador realice sus actividades laborales cada día.

Hay distintos tipos de control de turnos, siendo los más complicados de gestionar los que corresponden a jornadas irregulares y que normalmente se encuentran en el sector de la sanidad o de la hostelería.

Para organizarlo se debe considerar que el cuadrante cumpla con algunos criterios con el fin de usarlo como herramienta.

Por ejemplo, tiene que contener toda la información de los trabajadores y sus horas laborales, así como el período de tiempo en el que va a tener validez este.

Para todo ello, lo mejor es que en tu departamento de recursos humanos utilicen un buen software de gestión para turnos laborales. Con uno de ellos se puede simplificar considerablemente la programación de los turnos.

Digitalización del control de turnos

Entre las funcionalidades de un software de control de turnos está la de asignar estos de forma controlada y equitativa, así como la de crear cuadrantes de manera rápida, bien con una plantilla o manualmente.

Generalmente, también permite la notificación a los empleados de los turnos creados mediante e-mail, de la aplicación o de la misma web.

Por otro lado, al digitalizar este tipo de gestiones, te asegurarás que tus trabajadores trabajen las horas que les corresponde y que los turnos se han registrado correctamente.

Esto va a llevar a un clima laboral más agradable, así como a un compromiso mayor de los empleados. Por último, en aquellos sectores es lo que hay una elevada rotación de personal como puede ser el hotelero, es especialmente interesante el uso de estas herramientas.

Consejos básicos para implementar el control de turnos

Siguiendo una serie de pautas te va a resultar más sencillo organizar el control de turnos de trabajo de tu empresa. Veamos algunos.

Información de los empleados

Hay que partir de la base que es importante que conozcas bien a tu equipo para poder garantizar el control de turnos de trabajo correcto.

Para ello, puedes comenzar por crear una lista de todas las personas que trabajan en tu negocio y en qué departamento lo hacen, junto con sus funciones, habilidades y la información adicional que consideres.

Un ejemplo sería si trabajan a jornada completa o parcial. A partir de aquí, puedes poner en práctica algunos consejos.

Crear un proceso para gestionar los turnos de trabajo

Puedes ofrecer a tus trabajadores la posibilidad de comunicar cuáles son las horas laborales que prefieren.

De hecho, dar al personal esta oportunidad te va a ofrecer una forma de promover un buen ambiente de trabajo, además de colaborativo.

Con este paso, podrás ubicar al personal en un turno concreto, buscando el máximo beneficio tanto para ellos como para tu empresa. Dicha disponibilidad la vas a poder mantener en un formulario, en formato de calendario o en alguna herramienta específica.

Facilitar el acceso de los empleados a los horarios

Cuando hayas creado tu cronograma y se hayan distribuido los distintos turnos de trabajo, tendrás que asegurarte que la información que se encuentra en este sea accesible para todos los colaboradores.

Es importante que esté en un lugar de sencillo acceso, ya que en ocasiones puede que hasta ellos mismos se olviden de mirarlo.

También puede suceder que si se entrega un horario impreso se extravíe y el empleado no tenga una manera sencilla de consultarlo.

En este caso, puede ausentarse o llegar tarde. Por eso es fundamental que exista facilidad a la hora de consultar los turnos de trabajo.

Consideraciones adicionales a la hora de gestionar los turnos de trabajo

Además de lo comentado anteriormente, hay que contar con una buena planificación. Cuando el departamento de recursos humanos organice el control de turnos, tiene que considerar cualquier factor que pudiera afectar a la hora de planificarlos.

Un ejemplo puede ser la rotación del personal o el absentismo. Para prevenir la ausencia al puesto de trabajo o incluso llegar tarde a este, es fundamental brindar cierta flexibilidad a los empleados.

Para esto, es necesario que existan unas reglas que estén definidas claramente sobre los turnos y los intercambios de estos.

Si tu equipo no es demasiado extenso, es probable que te hayas visto obligado a llenar los turnos con empleados que no se ajustan en realidad a las exigencias laborales de ese puesto.

Por eso, es necesario evitar colocar a un miembro de tu personal en un puesto que no se ajuste a sus capacidades. También debes evitar que excedan el límite estipulado de horas semanales de trabajo que figuran en el contrato, puesto que esto podría generar malestar entre los trabajadores.

Considerar estos puntos cuando tengas que definir el control de turnos de trabajo en tu compañía te va a ayudar a conseguir unos mejores resultados. Así como a optimizar los procesos, mejorar la productividad de los empleados y por ende, aumentar la rentabilidad.

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