¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de recursos humanos?

Periodos mínimos para conservar los documentos del departamento de RRHH

Los documentos empresariales del departamento de recursos humanos deben guardarse durante un periodo determinado para cumplir con la legislación laboral, al igual que ocurre con las facturas y parte de la información que debe conservar el departamento de contabilidad. A la hora de mejorar la gestión de los documentos empresariales del departamento laboral es importante saber cuánto tiempo es necesario conservarlos y tener un almacenaje seguro.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos laborales?

Ante una inspección de trabajo en el departamento de recursos humanos es importante aportar los documentos como la nóminas, los contratos de trabajo, el registro laboral con las entradas y salidas de la plantilla y mucho más. De ahí deriva la importancia de la conservación de la documentación del departamento de RRSS.

En este sentido, la gestión documental de la información y datos de este área debe tener un correcto almacenaje, facilitar su búsqueda, garantizar una seguridad que el papel físico no puede garantizar y permitir la consulta en cualquier momento.

¿Cuánto tiempo deben guardarse los contratos de trabajo? ¿Y las nóminas? A continuación destacamos cada uno de los principales documentos de recursos humanos y el tiempo que debe conservarse dicha información, presta atención:

  • Control horario: un mínimo de cuatro años.
  • Contratos de trabajo: un mínimo de cuatro años, pero es aconsejable un periodo de 6 años.
  • Recibos de nóminas: un mínimo de 5 años.
  • Boletines de cotización de la Seguridad Social: un mínimo de 5 años.
  • Programas de desarrollo de carrera y gestión del talento: un mínimo de 4 años.
  • Datos de candidatos no seleccionados: un mínimo de 3 años.
  • Datos de trabajadores temporales: un mínimo de 4 años.
  • Descripciones de las infracciones laborales: un mínimo de 3 años.
  • Copia de los documentos de identidad de los ciudadanos extranjeros: un mínimo de 4 años.

Una vez sabes el tiempo que tienes que conservar cada tipo de documento de recursos humanos tendrás que establecer una política de conservación de documentos para mejorar la gestión documental, apostar por una clasificación sencilla y guardar los documentos si es posible en un sistema de gestión documental en formato digital. Este proceso acerca a tu empresa a la transformación digital y optimiza mucho mejor los procesos y recursos destinados a ello. Organizar la documentación laboral con Sesame es muy sencillo, tienes diferentes carpetas con diferentes documentos y permisos y así puedes guardarlos de forma segura.

¿Qué hacer una vez ha pasado el tiempo de conservación de los documentos del departamento de recursos humanos?

Después una vez transcurrido ese plazo es esencial contar con una destrucción efectiva de la documentación tanto impresa como digital. Así que crea una calendario de conservación de los documentos y podrás controlar el tiempo que tienes que guardarlos o almacenarlos, así como el momento para destruirlos.

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