¿Qué son las deducciones en nómina y por qué se aplican?

13 de septiembre, 2023

Realizar una nómina no es un proceso sencillo, especialmente por la cantidad de conceptos que contiene. Por si te lo preguntabas, las deducciones de nómina son importes que se restan a los devengos de tus empleados por distintos motivos. 

Aunque puedan parecer descuentos injustificados, en realidad cumplen un propósito importante. Te contamos todo esto y más en el siguiente artículo. ¡Léenos para conocer la gestión de nóminas en profundidad!

¿Qué son las deducciones de una nómina?

Las deducciones de nómina son los descuentos obligatorios que se aplican a al salario bruto de tus empleados para obtener el salario neto que realmente recibirán a final de mes.

Estas deben aparecer perfectamente desglosadas en la nómina de todos los empleados, indicando su porcentaje y su importe.

De hecho, con programas de nóminas como Sesame HR puedes automatizar y centralizar el complejo proceso de nóminas para que el cálculo de las deducciones sea mucho más sencillo. 

¿Por qué se aplican las deducciones de nómina?

Las deducciones de nómina existen por varias razones. Algunas son obligatorias, como las cuotas de la Seguridad Social y el IRPF, para contribuir a servicios públicos. Otras son voluntarias, como las cuotas sindicales o los anticipos de sueldo.

Las deducciones obligatorias se establecen según la ley. Las voluntarias dependen de lo que acuerdes con tu empresa.

En algunos casos, tu empresa puede retener dinero del salario para cubrirse ante posibles impagos, como embargos. Esto garantiza que el empleado cumpla con sus obligaciones.

Conceptos de deducciones de nómina

Conocer los distintos tipos de deducciones de nómina te ayudará a comprender mejor el proceso de elaboración de las nóminas de tu plantilla.

La mejor manera de evitar errores en las nóminas y realizar los pagos de forma correcta en tu empresa.

1. Retención del IRPF

La retención del IRPF es uno de los conceptos de deducción de nómina más comunes. Se trata del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que establece Hacienda, y sirve para financiar a las administraciones públicas de España. 

A mayor retribución, mayor será el porcentaje de IRPF que debas retener a tus empleados. Este se paga mes a mes, y deben pagarla todos los trabajadores residentes en España. 

También debe aplicarse a los trabajadores con residencia habitual en el extranjero y que cumplan con los supuestos recogidos en los artículos 8, 9 y 10 de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre.

2. Cuotas a la Seguridad Social en nómina

Las cuotas a la Seguridad Social en nómina son las aportaciones obligatorias que realizan los empleadores para financiar el sistema de Seguridad Social. Estas se dividen en las siguientes categorías, y sus bases en el Régimen General de la SS de 2023 son las siguientes:

• Contingencias comunes: estas contingencias protegen al trabajador en casos de ausencias justificadas y retribuidas. También en lo referente a la asistencia médica y la jubilación. La cotización por contingencias comunes es del 23,6%, de los cuales el 4,7% lo abona el trabajador y el 28,3% lo abona el empresario.
• Impuesto del Mecanismo Equidad Intergeneracional (MEI): sirve para garantizar la financiación del sistema de pensiones de España. Esta cotización es del 0,6%, de los cuales el 0,1% lo abona el trabajador y el 0,5% lo abona el empresario.
• Desempleo: esta cotización financia las prestaciones por desempleo. La cotización por desempleo dependerá del tipo de contrato.
• Fondo de garantía salarial (FOGASA): este fondo garantiza el pago de los salarios a los trabajadores en caso de insolvencia del empresario. La cotización es del 0,2%, de la cual el total lo abona el empresario.
• Formación profesional: esta cotización financia la formación de los trabajadores por parte de la Seguridad Social. Esta cotización es del 0,7%, de los cuales el 0,1% lo abona el trabajador y el 0,6% lo abona el empresario.

Y no lo olvides, la cotización a la Seguridad Social es obligatoria para todos los trabajadores incluidos en el régimen general de la Seguridad Social.

3. Cotización por horas extras

Cuando tus empleados realizan horas extras, deberás cotizar por ellas, lo que significa que tendrás que pagar impuestos adicionales. Según el régimen general de 2023, este año quedan así:

• Si las horas extras son obligatorias por causa mayor, la cotización es del 14%, de los cuales el 2% lo abona el trabajador y el 12% lo abona el empresario.
• Si son el resto de horas extras voluntarias, 28,3%, de los cuales el 4,7% lo abona el trabajador y el 23,6% lo abona el empresario.

Además, recuerda que las horas extras en nómina nunca se pueden pagar al trabajador por un importe inferior al de la jornada ordinaria.

4. Cuotas sindicales

Las cuotas sindicales son las cantidades fijas que se deducen de la nómina para pagar la afiliación al sindicato de tus trabajadores. Eso sí, estar afiliados es una decisión voluntaria de cada uno de los trabajadores.

Estas cuotas sindicales pueden variar en función del convenio colectivo que se aplique y del sindicato al que pertenezca tu empleado. 

A partir del mes siguiente a la desafiliación, deberás dejar de descontar las cuotas sindicales de la nómina.

5. Deducción de anticipos y embargos de nómina

Los anticipos de nómina son cantidades de dinero que el trabajador recibe antes de que le corresponda cobrar una nómina completa dentro de la periodicidad establecida. Estos se conceden a partir de una petición voluntaria del empleado.

En caso de que tus empleados pidan un anticipo salarial, este deberá constar como una deducción de nómina según el importe que se haya avanzado en ese mismo mes.

En el caso de los embargos de nómina, estos son cantidades de dinero que se deducen de la nómina para hacer frente a una deuda que el trabajador tiene con un tercero, como la Agencia Tributaria, la Seguridad Social o un acreedor privado.

Los embargos se realizan por orden judicial y deben cumplir con una serie de requisitos. Es importante tener en cuenta que los embargos pueden reducir significativamente el salario del trabajador. No obstante, nunca podrá quedar por debajo del salario mínimo interprofesional (SMI).

6. Otro tipo de deducciones por retribución flexible

Las deducciones por retribución flexible son aquellas que se aplican según los beneficios que ofrece la empresa a sus empleados. Los devengos que consten como salario en especie no tributarán IRPF para el empleado, ya que se descuentan directamente del sueldo bruto. De esta forma, la base imponible para el IRPF será menor.

Igualmente, este concepto deberá quedar reflejado tanto en los devengos como en las deducciones de la nómina. Y deberán plasmar su correspondiente porcentaje de retención.

¿Cómo calcular las deducciones de nómina?

Para calcular las deducciones de nómina, debes tener en cuenta varios factores relativos a cada empleado, como:

• Su situación familiar. Si el empleado tiene hijos o tiene personas dependientes a su cargo, esto puede afectar a las deducciones de nómina.
• Grado de discapacidad. Los empleados con discapacidad pueden tener deducciones específicas en el IRPF según el grado de discapacidad.
• Lugar de residencia. El IRPF variará según la comunidad autónoma de residencia.
• Tipo de contrato. Dependiendo de si el contrato es indefinido o temporal, este tendrá unas deducciones diferentes en el IRPF.

Teniendo en cuenta estas variables, podrás calcular correctamente las deducciones de cada nómina. Esto asegura que los empleados reciban el salario neto que les corresponde según su situación personal y profesional.

Automatizar el proceso de nómina con una herramienta como Sesame HR te permitirá tener toda esta información centralizada en una misma base de datos de empleados. Sin duda, una gran forma de simplificar el proceso.

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