Descubre cómo mejorar la comunicación en el trabajo de manera sencilla

canales de comunicación interna

Uno de los grandes retos de cualquier empresa, sin importar su tamaño, es cómo mejorar la comunicación en el trabajo, es decir que herramientas utilizar para mejorar la comunicación interna de la empresa. La forma de comunicarse influye, y mucho, tanto en la productividad de los trabajadores como en el ambiente de trabajo. Para hacernos una idea de su importancia, basta con recordar que la mala comunicación interna puede causar hasta un 15% de pérdidas. Por eso, los responsables de la organización deben hacer todo lo que esté en sus manos y aplicar todos los consejos en aras de una buena comunicación interna en la compañía.

Un plan de comunicación interna

Sin lugar a dudas, contar con un plan de comunicación interna es el primer paso para mejorar la comunicación. Se trata del documento a partir del cual se estructurará la comunicación a nivel interno en la empresa. Entre otras cosas, sirve para alinear los mensajes en la misma dirección y establecer protocolos de comunicación. De este modo, cuando sucede un imprevisto o problema, los trabajadores saben cómo reaccionar. Cada empleado debe conocer a quién reportar cualquier incidencia o cómo actuar en determinadas circunstancias.

Más allá de controlar las crisis, un plan de comunicación interna puede ayudar a evitar la difusión de rumores. Está claro que son inevitables, pero minimizar su propagación ayuda a mejorar el ambiente de trabajo. Otra de las ventajas de contar con un plan de comunicación interna es que nos dice cómo gestionar la comunicación entre equipos o departamentos. Pero no solo basta con tener el plan, también hay que aplicarlo. Incluirlo en el manual de bienvenida es la mejor forma de que los recién llegados a la empresa lo conozcan.

Transparencia y escucha activa

Son dos de las claves para el éxito comunicativo, tanto a nivel interno como externo. En el caso de la comunicación interna, se antoja imprescindible mantener informados a los trabajadores de lo que pasa en la empresa. Es la mejor forma de evitar la aparición de rumores que dañen la imagen de la compañía, y que pueden llegar fuera de la misma. Mantener involucrados a los trabajadores es una buena forma de mantenerlos motivados. La transparencia ayuda a crear un clima de trabajo motivador y a resolver conflictos.

Por su parte, la escucha activa nos permite saber qué pasa en la empresa. La asertividad es una de las habilidades blandas más importantes para dirigir una empresa. A la hora de transmitir los mensajes, hay que utilizar una comunicación clara, concisa y precisa. Evitar los tecnicismos o palabras difíciles es la mejor forma de llegar a toda la plantilla. Para que no se pierda ninguna información por el camino, es preferible empezar comunicando el mensaje más importante.

No hace falta insistir en la importancia de una comunicación veraz. No hay espacio para la fantasía de cada uno. Muchas veces, relatamos unos hechos o expresamos nuestra opinión en base a una interpretación subjetiva de la realidad. Esto hace que la comunicación pueda no ser veraz. Por eso, hay que remitirse a los hechos (objetivos) y no a su interpretación (fantasía). No es fácil diferenciar entre ambos, pero los mensajes deben ajustarse al máximo a la realidad.

Aprovechar las herramientas de comunicación interna

Cualquier organización tiene una serie de herramientas de comunicación interna. Su uso debería aparecer desarrollado en el plan de comunicación interna y el manual de usuario: qué herramientas tiene, cuándo utilizarlos, con quién comunican, cómo acceder a las mismas… Lógicamente, es la propia empresa la que debe hacer todo lo posible para implantar las herramientas y aprovechar al máximo su potencial:

  • Chat interno de empresa: es la forma más rápida de conectar con un compañero o con otro equipo o departamento. Permite compartir información, mantener conversaciones o afrontar los problemas que surjan, trabajando en remoto o presencialmente.
  • Tablón de anuncios en el portal de empleados: permite alertar a los trabajadores sobre determinadas situaciones, evitar que se sature la bandeja de entrada del correo electrónico.
  • Buzón de sugerencias: sirve para que la base de la empresa proponga mejoras a sus superiores. Físico o virtual, la dirección corporativa de analizar las sugerencias y responder, aunque sea para explicar por qué la rechaza.
  • Gestor de proyectos: herramientas como el software de rrhh de Sesame HR facilitan el reparto de tareas. De este modo, es más fácil saber quién está haciendo qué, o qué tarea asume cada uno. Es más fácil dirigir los proyectos, y mejora la comunicación.
  • Herramientas digitales: al margen del chat interno o el gestor de proyectos, el uso de Skype, Zoom, Trello, Hangouts y herramientas similares sirven para mejorar la comunicación en el trabajo. No hay que perderlas de vista.

La celebración de encuentros o reuniones periódicas también se puede considerar un elemento de comunicación interna más. Entre otras cosas, permite cohesionar equipos de trabajo o integrar a los trabajadores, en especial a los recién llegados. Mantener relaciones interpersonales sirve para que los trabajadores se conozcan. Permite el desarrollo de cierta empatía, siendo un arma comunicativa muy importante.

Positivismo y lenguaje corporal

Por último, hay que hablar del tono utilizado y el lenguaje corporal. Comunicar en positivo siempre es preferible a utilizar palabras negativas. Se puede hacer una crítica utilizando un lenguaje positivo, que evite minar la moral del trabajador. El feedback debe ser adecuado y pertinente. Hay que utilizar el tono y lenguaje adecuado a la situación y al interlocutor. No es lo mismo hablar con tu compañero o el responsable de tu departamento que con el CEO de la empresa. A la hora de resolver conflictos, hay que mantener la cabeza fría y ser diplomáticos.

Ya sabrás que tan importante es lo que decimos como cómo lo decimos. El lenguaje corporal también es parte del mensaje, y si no casa con lo que decimos significa que algo no cuadra. Cuestiones como mantenerse de brazos cruzados o mostrar desinterés con el lenguaje corporal pueden hacer que el mensaje pierda fuerza. Por eso es tan importante dar prioridad a las conversaciones cara a cara frente a las digitales. Nos proporciona más información para una comunicación en el trabajo más potente y efectiva.

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