Diseña el área de empleados que tu empresa necesita

Cómo debe ser el portal del empleado de tu empresa

La intranet corporativa ha quedado desfasada. En su día fue una herramienta muy interesante, pero la gestión de empleados ha seguido evolucionando y la tradicional intranet se ha quedado corta. El portal del empleado moderno exige nuevas funciones y nuevas formas de acceso, debe ser una de las herramientas que facilite la comunicación entre el trabajador y la empresa, de ahí que las compañías apuesten por un área de empleados potente para mejorar la gestión de recursos humanos.

Cómo diseñar el portal del empleado

El objetivo es crear un área de empleados funcional, que cumpla con todos los requisitos que se le pueden exigir. Hay muchos modelos o herramientas que ayudan a diseñarlo, pero conviene señalar que debe construirse desde una perspectiva de recursos humanos, no administrativa. Por eso, el portal del empleado debería cumplir con una serie de características para ser eficiente.

Accesible

Una navegación simple e intuitiva es clave para su éxito. Tecnológicamente, es muy fácil hacer un área de empleados por la que cualquier trabajador pueda navegar; y debe ser accesible desde cualquier punto. Muchas veces, limitar la accesibilidad al centro de trabajo u ordenador de empresa puede resultar perjudicial para la productividad. No hace falta decir que debe contar con versión web y mobile para que cada usuario pueda acceder desde su teléfono móvil o tablet.

Fácil de usar

No basta con que sea intuitivo, debe ser fácil de usar. El objetivo es que los trabajadores puedan familiarizarse rápidamente con el área de empleados. Si constantemente tienen problemas para acceder al apartado o la información que buscan, no tendrá sentido contar con el portal. Siempre se pueden hacer reuniones puntuales para explicar el funcionamiento a los recién llegados o para explicar las novedades que se vayan introduciendo.

Seguridad y actualizaciones

En un espacio como este se almacenan datos privados, personales y confidenciales tanto de los trabajadores de la plantilla como de la propia organización. Hay que ser conscientes de ello y apostar por los mecanismos de seguridad más potentes, tanto ante ciberataques como para reuperar datos si es necesario. En este sentido, utilizar la versión más actual permite reforzar las medidas de seguridad, sin olvidar de que así los trabajadores tienen acceso a las todas las funciones que ofrezca.

Qué funciones incluir en el portal del empleado

Ya se ha dicho que el área de empleados es un punto de gestión de personal, de modo que las funciones que incluirá están dirigidas en ese sentido. La gestión de recursos humanos es diferente en cada empresa, pero tanto RRHH como los trabajadores deben tener acceso a toda la información personal y laboral, automatizar y optimizar procesos y facilitar el día a día de la empresa. Estas son algunas de las funciones más comunes en el área de empleados:

  • Datos personales: una de las claves para el buen funcionamiento de la empresa es tener al día todos los datos de todos sus empleados. Nombre y apellidos, número de teléfono, correo electrónico, Skype, dirección, matrícula del vehículo, número de cuenta corriente… Incluso el estado civil o el número de hijos pueden tener influencia. Por eso, es importante que los trabajadores puedan acceder a estos datos personales y actualizarlos.
  • Descarga de documentos: más allá de consultar documentos como la nómina, el calendario de trabajo o los turnos, los trabajadores deberían poder descargar e imprimir los documentos para no tener que acceder una y otra y otra vez al portal del empleado cuando necesiten consultarlos. Una alternativa a la descarga directa es que soliciten estos documentos a Administración o a Recursos Humanos, pero siempre es más ágil la descarga directa de los documentos.
  • Gastos de empresa: el área de trabajadores también puede ser un buen lugar para que los empleados adjunten los tickets de gasolina, aparcamiento o comidas hechos en nombre de la empresa. La compensación de gastos es una de las funciones más prácticas que puede tener este espacio.
  • Días libres: ¿cuántas veces se han solicitado días libres que no se han concedido por problemas de comunicación? Añadir esta función al área de empleados facilitará la comunicación, además de remitir la documentación justificativa de las ausencias, por ejemplo si están relacionadas con una visita médica, exámenes oficiales, etc. Los responsables de cada departamento también pueden tener información sobre las ausencias a la hora de planificar el día.
  • Gestión de vacaciones: la situación es similar a la de los días libres. Nunca está de más añadir un calendario de vacaciones donde aparezcan los días de vacaciones que todavía quedan por disfrutar y desde el que pueda solicitarlas. Los festivos o puentes que haga la empresa también deberían aparecer en él. Desde aquí, los responsables de recursos humanos y de cada departamento podrán gestionar mucho mejor las solicitudes de vacaciones y validarlas o rechazarlos.

Todas estas funciones también ayudan a facilitar el teletrabajo, pues los empleados que están trabajando en remoto tienen una plataforma para estar en contacto con los responsables de su empresa. Incluso de puede añadir la opción de hacer reuniones o videollamadas a través de este portal del empleado, programarlas o compartir las claves de la plataforma donde se realizará con los trabajadores a los que se espera en la reunión.

El hecho de incorporar un área de empleados a la empresa como el del software de recursos humanos de SesameHR, ayuda a descargar de trabajo al equipo de RRHH, que podrá centrarse en la gestión de los recursos humanos con los que cuenta la organización. En el área de empleados, los directivos o responsables de equipos también tendrán acceso a la información, y los trabajadores encontrarán una plataforma mucho más práctica a la hora de gestionar sus comunicaciones con la empresa.

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