Diseña el plan de comunicación interna de una empresa fácilmente

como mejorar la comunicación en el trabajo

Sin lugar a dudas, el plan de comunicación interna de una empresa es un elemento indispensable para su éxito. Sin una comunicación clara y definida a nivel interno se antoja muy difícil que pueda acceder a su nivel máximo de productividad. Hablamos de una de las herramientas para mejorar la comunicación interna de una empresa que nos permite estructurar la comunicación, establecer unos canales y unos protocolos de actuación. Igual que tenemos un plan de comunicación externa, hay que saber cómo hacer un programa de comunicación interna.

Cuando lleguemos al final del camino, tendremos un documento con los objetivos, estrategias y métricas para que los trabajadores sepan qué se espera de ellos. Sobre el papel, diseñarlo será fácil pero a la hora de la verdad no lo es tanto. Además de efectivo debe ser flexible, y aquí contar con la ayuda de trabajadores y gerentes de la empresa siempre es interesante. Involucrar a todas las partes afectadas ayuda a la creación de una estrategia común y facilita que se alineen con las metas de la empresa.

Análisis de la situación actual

El diseño del plan de comunicación interna de una empresa comienza con el análisis de las acciones comunicativas actuales a nivel interno. Permite identificar el punto de partida, además de las posibles causas por las que no se cumplen los objetivos. ¿Hay protocolos de comunicación? ¿De qué herramientas de comunicación interna se dispone? Una auditoría de la mano de un consultor externo ayudará a identificar las fortalezas y debilidades desde un punto de vista objetivo. Mediante encuestas como las de Sesame HR se puede preguntar a los trabajadores mediante una encuesta laboral.

Definición de objetivos

Ya sabemos dónde estamos, ahora hace falta saber qué dirección queremos tomar. Para ello, habrá que establecer unos objetivos a corto, medio y largo plazo. Además del punto de destino, los objetivos deben incluir cómo los alcanzaremos. Solo así podremos diseñar la estrategia comunicativa e involucrar a todo el equipo. Para que sea posible, todos los trabajadores deben ser conocedores de los objetivos y de las herramientas que tienen para alcanzarlos.

La estrategia: cómo llegar a los objetivos

¿Cómo se conquistarán los objetivos? Es un punto crítico en el diseño del plan de comunicación interna. Además, tenemos numerosas estrategias de comunicación interna, y todas ellos son igual de válidas. Por suerte, la mayoría son compatibles entre sí, y no nos costará introducirlas en nuestro plan de comunicación. Estos son algunos ejemplos:

  • Impulsar la unión del equipo y sentimiento de marca
  • Difundir la cultura corporativa y el proyecto
  • Establecer protocolos de gestión de crisis
  • Formar a los trabajadores en habilidades comunicativas
  • Impulsar la digitalización
  • Reforzar el papel de los mandos intermedios
  • Utilizar nuevos canales de comunicación interna

Cuando los equipos necesitan mantener el contacto, habrá que establecer cómo se gestiona ese contacto: la frecuencia de las reuniones, qué canal de comunicación interna utilizan, etc. Informar a cada persona o equipo de lo que esperamos de ellos es el primer paso para involucrarlos en esta estrategia. Además, les permite saber con quién deben colaborar.

Poner en marcha el plan de comunicación

Una vez redactado, hay que compartir el plan de comunicación con todos los miembros de la empresa. De este modo, conocerán los nuevos protocolos comunicativos y el momento en que entra en vigor esta estrategia. No siempre es fácil adaptarse a los cambios, de modo que se puede implantar de forma progresiva. El objetivo es modificar poco a poco la forma de trabajar hasta alcanzar la plena implantación. Aplicar el plan de comunicación de un día para otro puede tener el objetivo contrario y perjudicar la productividad. En este periodo de adaptación hay que formar a los trabajadores para que puedan cumplir con las directrices establecidas.

Evaluación y actualización del programa de comunicación interna

Una vez implantado, hay que dejar pasar unos meses para comprobar el éxito del plan. ¿Se ha conseguido el objetivo que se buscaba? ¿Ha mejorado la comunicación interna? ¿Cómo se ha actuado ante las crisis? ¿Se han celebrado las reuniones previstas? El hecho de haber establecido una serie de objetivos nos permite analizar el éxito del plan de comunicación en base a una serie de criterios medibles, y no dejarlo en mano de una percepción subjetiva. Por ejemplo, si el plan dice que una vez cada 15 días se celebra una reunión, se ha celebrado o no.

Para conocer el nivel de aceptación en la plantilla podemos solicitar feedback a los empleados. Es la mejor forma de conocer el nivel de implantación, sus efectos y sus puntos débiles. De este modo, es más fácil identificar cómo los ha ayudado o dónde están teniendo más problemas. Hay que estar abiertos a las propuestas que nos hagan los propios trabajadores para mejorar el plan. Desde la empresa también hay que ofrecer un feedback, por ejemplo sobre el nivel de uso de los nuevos canales de comunicación interna.

Llegamos al último punto, la modificación de aquellos aspectos que no funcionan en nuestro plan de comunicación interna de una empresa. Recordarás que al principio decíamos que debe ser flexible, no podemos obcecarnos en seguir algo que no funciona. Hay medidas o estrategias que pueden ser efectivas en una empresa y un desastre en otra. De nuevo, involucrar a los trabajadores e incluir sus propuestas en la actualización del programa de comunicación interna es la mejor forma de impulsar una aplicación efectiva del mismo.

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