Quién gestiona el canal de denuncias dentro de una empresa

23 de enero, 2023

La implantación del canal de denuncias en empresas es de implantación más bien reciente. Es por eso que es normal que te preguntes quien se encarga de la gestión del canal de denuncias.

En este artículo, también profundizaremos en algunos de los requisitos y obligaciones de la persona encargada de la gestión de este canal. Y, por último, te daremos algunos consejos sobre la mejor manera de gestionar un canal de denuncias para empresas con Sesame HR.

Gestión del canal de denuncias

El canal de denuncias suele ser gestionado por el responsable de las empresas. Sin embargo, solo una de cada cinco denuncias llega a él. Además, el equipo investigador solo actúa en un 24% de los casos.

La principal razón por la que se produce esta situación es la falta de conocimiento sobre el canal de denuncias. Además de la desconfianza hacia los canales formales.

Otros motivos son la percepción de que el problema no se solucionará o la dificultad para contactar con el responsable.

Si quieres solucionar estos tipos de problemas, es importante que conozcas cuáles son tus obligaciones como responsable de la gestión del canal de denuncias. Además, debes garantizar que el denunciante esté protegido contra cualquier tipo de discriminación.

Personas involucradas en un canal de denuncias

Te interesa encontrar la manera de mejorar el seguimiento de la directiva del canal de denuncias. Puede que te hagas preguntas difíciles sobre el proceso de denuncia, como si realmente funciona o no.

Para ello, antes debes tener en cuenta que en el proceso de denuncia intervienen varias personas:

1. La primera es el propio denunciante, que comunica sus preocupaciones a alguien de confianza dentro de la empresa. 
2. La segunda es el denunciado, que es la persona a la que se acusa de mala conducta. Tiene derecho a conocer las acusaciones contra él y a poder responder a ellas.
3. El tercero es la persona responsable, encargada de gestionar el proceso de denuncia. Debe garantizar que todas las denuncias se investigan de forma adecuada y mantener la confidencialidad de toda la información y del denunciante.
4. Por último, están los investigadores, que se encargan de examinar las denuncias y reunir pruebas.

Nombrar a un responsable de la gestión del canal de denuncias es obligatorio en las empresas españolas.

Esta persona debe garantizar que todas las denuncias se investiguen de forma correcta y que los empleados estén protegidos frente a represalias. También debe mantener la confidencialidad de toda la información.

En todo caso, ahora veremos un poco mejor el perfil de estas cuatro personas implicadas.

Denunciante

Cuando se detecta un problema en una empresa, el primer paso es acudir a los canales adecuados para denunciarlo. Es lo que se conoce como directiva whistleblowing. En España, hay personas específicas que se encargan de gestionar este proceso.

El denunciante es la persona que informa del problema. Puede ser un empleado, un cliente o un proveedor. Deben seguir los canales adecuados para denunciar el problema. Esto incluye rellenar un formulario e indicar su nombre y datos de contacto.

No obstante, se debe velar por su privacidad para que esta denuncia no pueda acarrearle consecuencias en el futuro. Especialmente en su relación con la persona o personas denunciadas.

Denunciado y equipo investigador

¿Quién es el denunciado en la gestión del canal de denuncias? El denunciado es la persona contra la que se presentó una queja, y es el objetivo principal del sistema de denuncias. 

El responsable del canal de denuncias debe asegurarse de que el denunciado reciba su notificación adecuada y tenga la oportunidad de hacer una defensa razonable. Al tiempo que se protegen los derechos humanos y legales del denunciante. 

Esto significa que el equipo investigador también debe tratar a cada implicado con respeto, igualdad y profesionalismo. Dicho equipo deberá trabajar codo con codo con el responsable de la gestión del canal de denuncias. 

Todo ello para examinar las denuncias y reunir pruebas que demuestren o refuten la denuncia.

Responsable de la gestión del canal de denuncias

¿Quién tiene la responsabilidad de la gestión del canal de denuncias dentro de una empresa? La normativa específica indica que debe haber al menos un responsable designado para administrar el canal de denuncias. 

El responsable debe estar informado y preparado para desempeñar su cargo adecuadamente, incluso para asumir una posición decisoria en cuestiones relacionadas con el canal.

El objetivo principal del responsable designado consiste en garantizar la corrección en todos los aspectos del proceso relativo al canal de denuncias. Incluyendo cualquier situación conflictiva conocida o desconocida que pueda surgir.

Además, el responsable del canal está obligado a garantizar la confidencialidad entre los involucrados: el denunciante, el denunciado y los miembros del equipo investigador. 

Con software como Sesame HR, puedes nombrar a un responsable para mantener todos estos asuntos bajo control. Además de poder aprovechar una plataforma segura, práctica y fiable.

Nombrar a un responsable de la gestión del canal de denuncias

El responsable de la gestión del canal de denuncias es fundamental para garantizar que todos los episodios sean tratados de forma correcta.

Es recomendable que el responsable sea una persona externa o interna. Con un nivel adecuado de conocimiento, imparcialidad y soporte para tomar decisiones en caso de incidentes. 

Veamos estos requisitos más al detalle.

Requisitos para gestionar el canal

Al personal seleccionado para este cargo se le solicitará que tenga un buen conocimiento y comprensión del entorno regulatorio. Así como experiencia previa en la aplicación e implementación adecuada. 

La persona tendrá la responsabilidad de gestionar el canal de denuncias. Eso comporta responder a preguntas relacionadas con el procedimiento de denuncia y gestionar las investigaciones relacionadas con las denuncias recibidas.

Además de garantizar que las reglas sobre protección de datos estén bien implementadas.

Por otra parte, cabe remarcar que el código de buenas prácticas para el tratamiento de denuncias en España recomienda la implementación de un sistema fiable y seguro. Todo para asegurarse de que las denuncias se pueden procesar adecuadamente.

Estas son algunas preguntas clave a tener en cuenta:

• ¿Cómo proteger los datos personales del denunciante y del denunciado?
• ¿Quién necesita formar parte del equipo investigador?
• ¿Cómo establecer procesos que garanticen la imparcialidad?
• ¿Qué obligaciones tiene el responsable de la gestión del canal de denuncias?

En Sesame HR nos tomamos muy en serio esta área. Nuestro objetivo es ofrecerte la mejor manera de gestionar tu canal de whistleblowing: facilitar la recepción, el procesamiento y la respuesta oportuna a las denuncias.

Obligaciones del responsable de la gestión del canal de denuncias

Una vez que hayas nombrado a un responsable de la gestión del canal de denuncias, él o ella asumirán las siguientes obligaciones: 

• Velar por los intereses del denunciante.
• Garantizar la protección de datos relacionados con el canal de denuncias.
• Gestionar el equipo investigador.
• Realizar todas las tareas administrativas necesarias.

Además, el encargado de la gestión del canal de denuncias será responsable de informar al comité ejecutivo y administrativo sobre los resultados y conclusiones obtenidas a través del canal.

Por último, el responsable tendrá que asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales. Y que el trabajo se lleve a cabo en cumplimiento con todos los procesos establecidos. 

Así podrás asegurarte de que tu empresa esté al día con toda la documentación requerida por la ley.

Gestión del canal de denuncias con Sesame HR

Con Sesame HR, la gestión del canal de denuncias se simplifica. Este software incluye características como:

• Un panel de notificaciones que envía alertas a los administradores cuando se recibe una denuncia.
• Herramientas de supervisión para la realización de auditorías y análisis detallados.
• Funciones avanzadas para el seguimiento de los casos.
• Una plataforma con un alto grado de privacidad y seguridad de datos.

Recuerda. Cuando se trata de la gestión del canal de denuncias de irregularidades, es importante designar a una persona responsable que se encargue de tramitar todas las denuncias. 

Esta persona debe ser responsable de garantizar que todas las denuncias se traten de forma confidencial. Y que toda la información pertinente se comparta con el personal adecuado.

¿Sigues sin tu canal de denuncias para empresas? En Sesame HR, te ayudamos. Descarga esta función de nuestro software de RRHH de manera gratuita. Con esta herramienta, tus empleados podrán reportar de forma confidencial cualquier situación irregular. Es, sin lugar a dudas, la forma más eficaz de cumplir con los requisitos legales y garantizar la seguridad en tu empresa.

¡No desperdicies más tiempo y activa nuestro canal de denuncias para empresas!