5 factores a tener en cuenta antes de escoger una herramienta de control de gastos

13 de marzo, 2024

¿Estás buscando una herramienta de control de gastos para tu empresa? Antes de elegir, es importante tener en cuenta algunos factores clave. En este artículo, te guiaremos por los principales puntos a considerar para encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades.

Desde la facilidad de uso hasta el coste, te daremos las principales claves para acertar en tu elección. Sigue leyendo y descubre cómo optimizar los procesos financieros de tu compañía. ¡No te la juegues con el control de gastos!

¿Qué ventajas te aportará una herramienta de control de gastos?

Una herramienta de control de gastos te permitirá optimizar el presupuesto de tu empresa y maximizar beneficios.

Pero, ¿qué ventajas te aportará exactamente una herramienta de este tipo? Aquí te presentamos un listado completo:

1. Visibilidad financiera: obtendrás una visión clara y detallada de dónde se está gastando el dinero de tu empresa en todo momento desde cualquier tipo de dispositivo.
2. Facilita la toma de decisiones: podrás identificar patrones en los gastos, lo que te ayudará a tomar decisiones más informadas sobre dónde recortar o invertir más.
3. Control de costes: te permitirá establecer límites de gastos para cada área o empleado, lo que ayuda a prevenir excesos y mantener el presupuesto bajo control.
4. Optimización del tiempo: simplifica y agiliza la gestión de gastos al automatizar tareas como el registro de recibos.
5. Reducción de errores y fraudes: al minimizar la intervención manual en los procesos de registro de gastos, se reducen los errores y se mejora la precisión en los informes financieros.
6. Integración del software: las mejores herramientas de control de gastos se integran fácilmente con otros sistemas financieros o de gestión empresarial, lo que permite una mayor eficiencia en la gestión.
7. Soporte al cliente: muchas herramientas ofrecen soporte técnico y asistencia personalizada para garantizar que obtengas el máximo provecho de la herramienta.

👉 Con la herramienta adecuada, podrás optimizar tus flujos de trabajo, reducir errores y ahorrar tiempo y dinero. ¿Y tú, ya conoces lo que Sesame HR puede hacer por ti?

Factores a tener en cuenta para elegir una herrameinta de gestión de gastos

A la hora de elegir una herramienta de control de gastos, hay varios factores clave que debes considerar para asegurarte de que se adapta a las necesidades de tu empresa.

1. Facilidad de implementación

La facilidad de implementación de un sistema de gestión de gastos es clave a la hora de elegir la que más se ajuste a tu empresa.

Una plataforma intuitiva, de rápida instalación y que no requiera de una gran inversión de tiempo por parte de tu equipo de RRHH será ideal:

• Busca una herramienta que se pueda configurar en pocos pasos.
• Asegúrate de que se integre fácilmente con tu sistema actual de RRHH, como Sesame HR.
• Valora si la herramienta está disponible en la nube, ya que no tendrás que preocuparte de actualizaciones ni mantenimiento.

Piénsalo. Una herramienta pensada para pymes que luego no puede atender las necesidades de una empresa de mayor tamaño te obligaría a un nuevo cambio en poco tiempo. Busca flexibilidad y anticipa tus necesidades futuras.

2. Curva de aprendizaje

Una herramienta de gestión de gastos fácil de usar y con una curva de aprendizaje corta es indispensable para el buen funcionamiento de tu empresa.

Si la herramienta es demasiado compleja, requerirá mucho tiempo y esfuerzo por parte de tus empleados para dominarla, lo que reducirá su productividad laboral.

Busca una solución que sea intuitiva y fácil de navegar. Una interfaz simple donde las funciones estén claramente etiquetadas y accesibles hará que sea más fácil de aprender para tus empleados.

También valora si ofrece tutoriales, guías de usuario y otros recursos que puedan acelerar el proceso de aprendizaje.

👉 Si quieres saber más sobre nuestras herramientas de control de gastos, puedes pedir una demo gratuita aquí.

Maximiza la eficiencia en la gestión con el Control de Gastos de Sesame HR

Haz un seguimiento de las notas de gasto y tickets de tus empleados. Centraliza la información y optimiza tus recursos con la aplicación de control de gastos de Sesame.

3. Accesibilidad de la herramienta de control de gastos

Una herramienta de control de gastos debe ser accesible para todo el personal de tu empresa, independientemente de su experiencia técnica.

Si la plataforma es demasiado complicada, algunos empleados pueden rechazarla o tener dificultades para utilizarla correctamente al subir sus facturas. Esto puede provocar ineficiencias y falta de trazabilidad en el control de gastos.

Busca una plataforma que sea accesible desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Hoy en día, muchos empleados trabajan en movilidad, por lo que una aplicación móvil o una versión web responsive son imprescindibles.

De este modo, podrán introducir gastos y consultar informes de gastos estén donde estén.

4. Escalabilidad de la herramienta de control de gastos

A medida que tu negocio crece, también lo harán tus necesidades. Tu herramienta de control de gastos debe poder escalar fácilmente para satisfacer esas necesidades cambiantes como:

• La adaptabilidad. Una buena herramienta de control de gastos debe poder agregar o eliminar usuarios, departamentos y categorías de gastos según sea necesario.
• La capacidad. Asegúrate de que la herramienta que elijas pueda manejar el volumen de transacciones de tu empresa ahora y en el futuro. Algunas herramientas gratuitas o de bajo costo pueden tener límites.
• Las integraciones. Una buena herramienta se integra fácilmente con otras aplicaciones empresariales como tu software de nóminas. Busca herramientas que ofrezcan una API abierta y un ecosistema de integraciones.

En resumen, la escalabilidad es fundamental para el éxito a largo plazo de cualquier herramienta de control de gastos.

5. Presupuesto disponible

Un tema clave a la hora de escoger una herramienta de control de gastos es tu presupuesto. Así que analiza cuánto puedes invertir antes de empezar a buscar.

Las empresas medianas y grandes necesitarán una herramienta más avanzada. Plataformas como Sesame HR ofrecen funciones integradas de gestión de gastos y de nóminas.

Analiza cuánto puedes permitirte antes de empezar a evaluar opciones. Encuentra el equilibrio entre precio y valor que se ajuste a tu presupuesto y necesidades.

👉 Si te interesa, puedes consultar los factores que influyen en los precios de un software de RRHH aquí.

El software de Recursos Humanos 360 que revoluciona tu forma de trabajar

El rol de Sesame en la gestión de gastos empresariales

Sesame HR te ofrece una solución integral para la gestión de gastos que te permitirá digitalizar este proceso. Nuestra plataforma es fácil de usar, accesible desde cualquier lugar y dispositivo, y escalable a medida que tu empresa crece.

Con Sesame, podrás centralizar toda la información relativa a los gastos de tu empresa en un mismo sitio. Esto incluye:

• La gestión de facturas.
• La aprobación de gastos.
• La contratación de tarjetas corporativas.
• La gestión de nóminas.
• ¡Y mucho más!

De esta forma, tendrás una visión global de los gastos en tiempo real y podrás tomar mejores decisiones.

Además, nuestra plataforma está diseñada para adaptarse a tus necesidades. Puedes empezar con las funcionalidades básicas y activar otras más avanzadas cuando lo necesites, pagando solo por aquello que utilizas. Esto te permite optimizar costes y ahorrar en gastos innecesarios.

👉 En definitiva, con el software de RRHH de Sesame HR simplificarás y agilizarás la gestión de gastos de principio a fin, mejorando la rentabilidad de tu negocio. ¿A qué esperas para probar nuestra solución? ¡Pide una demo gratuita ya!