Cómo se aplican las horas extra de un trabajador en su nómina

31 de agosto, 2023

El sector de actividad de una empresa puede requerir, en ciertos casos, que algún miembro de la plantilla trabaje horas extraordinarias fuera de su horario laboral habitual. Por ello, es necesario que la compañía conozca cómo calcular las horas extras en nómina.

Todo este tiempo de más afecta a la tramitación de la nómina a final de mes. Por eso, en este artículo también os queremos contar todo sobre cómo aprovechar una bolsa de horas extras. ¡No pierdas detalle de lo que te contamos!

¿Qué son las horas extraordinarias?

Lo primero que hay que conocer a la hora de calcular las horas extra en la nómina es saber a qué se refiere este tipo de horas. Según el Estatuto de Trabajadores, estas son “aquellas horas de trabajo que se realizan sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo”.

Esto quiere decir que forman parte del horario de trabajo. No obstante, para que estas sean reconocidas como tal hay que cumplir con diferentes características:

• La prestación de la misma debe ser voluntaria, salvo que se pacte lo contrario, en el convenio o en el contrato del trabajador.
• Dichas horas extras en nómina no pueden exceder las 80 al año.
• La realización de las mismas debe verse compensada económicamente o con horas de descanso equivalente.

Tipos de horas extraordinarias que existen

A la hora de calcular las horas extras en las nóminas se deben tener en cuenta que existen varios tipos de horas extraordinarias como son:

• Las estructurales: nacen como consecuencia de situaciones excepcionales como periodos de alta producción, cambios de turno o ausencias imprevistas.
• No estructurales o de fuerza mayor: estas surgen como necesidad para reparar ciertos daños extraordinarios o urgentes. Son obligatorias para el trabajador y se pueden cobrar o recuperar. No entran dentro de las 80 horas extras en las nóminas.

Diferencia entre horas extraordinarias y complementarias

¿No sabes cuál es la diferencia entre las horas extraodinarias y las horas complementarias? En muchas ocasiones se pueden confundir, por la similitud que hay entre ellas.

Para diferenciarlas se debe observar el tipo de contrato sobre el que se aplica.

En el caso de las horas extras suceden cuando se han realizado horas de más en un contrato a tiempo completo. Por otro lado, si es a tiempo parcial, habrá que abonarlas como horas complementarias.

Cómo gestionar las horas extra de los empleados

Para gestionarlas correctamente habrá que calcular las horas extras en la nómina. Lo primero es conocer lo que dice la normativa sobre la misma.

Cuando una hora extra se cobra, nunca podrá retribuirse por un valor inferior a la hora ordinaria. Este pago debe aparecer en la nómina del mes y empleado correspondiente. Para ello, se debe registrar el día y la hora de cada una de ellas.

Asimismo, se debe conocer que estas están prohibidas para:

• Trabajadores de menos de 18 años.
• Empleados nocturnos cuando excedan a una media de ocho horas diarias durante 15 días.
• Aquellos en régimen de reducción de jornada.

A continuación, se presentan algunos pasos específicos para gestionar las horas extras en nómina.

Registrar las horas trabajadas y aprobarlas

Esto se puede hacer a través de un sistema de control horario o de forma manual. Para aprobarlas, el responsable del equipo deberá hacerlo antes de que se realicen.

Cómo calcular las horas extras en nómina

En la nómina, solo contarán aquellas horas que se retribuyen. Las que se den en días de descanso no se mostrarán. Para saber cómo calcular las horas extras de un trabajador en la nómina es aconsejable acudir al convenio colectivo. En él se tiene en cuenta:

• La base de cotización por contingencias profesionales.
• La base adicional de cotización por horas extraordinarias.

Para calcular las horas extras en las nóminas se multiplica el número de horas por el salario total por hora, incrementado con el recargo correspondiente.

Una vez se hayan calculado se debe conocer cómo añadir las horas extras en una nómina.

Cómo añadir las horas extras en nómina de un empleado

Para añadir las horas extras en la nómina de un empleado, lo primero que se debe hacer es calcular el importe de dichas horas. El resultado se incluirá en el apartado con el concepto específico.

Sin embargo, si se utiliza un software de gestión de personal como el de Sesame HR, el proceso de añadir las horas extras en la nómina es mucho más sencillo.

En la mayoría de los casos, solo habrá que introducir el número de horas extras trabajadas y el salario por hora. El software se encargará de calcular el importe y ponerlo en el documento. Los pasos a seguir son:

1. Acceder a la nómina del empleado.
2. En el apartado de «horas extras», introducir el número de las trabajadas.
3. En el área de «salario por hora», poner lo que se cobra por el tiempo de más dedicado según lo fijado por el convenio o el contrato.
4. Hacer clic en «guardar».

Tips para calcular horas extras en nómina

La gestión de las horas extra en la nómina de un empleado es una tarea importante para el departamento de Recursos Humanos. Estas horas se deben registrar y controlar adecuadamente para cumplir con la normativa laboral y evitar problemas con los trabajadores.

Por esto, a continuación se presentan algunos consejos sobre cómo añadir las horas extras en una nómina:

• Definir claramente la política de horas extra de la empresa. Esta debe establecer los criterios para la realización de horas extra, como el número máximo de horas que se pueden hacer, el procedimiento para solicitarlas, y la forma de compensación.
• Implementar un sistema de control horario, el cual permitirá registrar las horas trabajadas por los empleados, incluidas las extra.
• Informar a los empleados de la política de horas extra y conocer los criterios para su realización, así como las consecuencias de no cumplirlos.
• Aprobarlas de forma individual por el responsable del trabajador antes de que se lleven a cabo

Una correcta tramitación de las horas extras en las nóminas de la plantilla es esencial para evitar posibles problemas legales. Descubre todo sobre la gestión de nóminas en nuestro blog. ¡Somos tu software de RRHH de confianza!