¿Cuáles son las incidencias en nóminas más comunes en las pymes?

Cómo realizar una preparación de nóminas de empleados sin errores

Las nóminas son uno de los elementos más sensibles en la relación trabajador-empresa. A lo largo del mes puede producirse incidencias en las nóminas que pueden tener importantes derivadas. Si la empresa no las tiene en cuenta a la hora de elaborarlas, se producirán errores en las nóminas de sus empleados lo que sin duda repercutirá negativamente en los intereses de ambas partes. Por eso, hay que prestar atención a estas incidencias, especialmente en las pymes y para ello es conveniente utilizar un software de nómina y recursos humanos que automatice las tareas.

Qué son las incidencias en nóminas

Por incidencias en nóminas se entienden las diferentes situaciones que afectan al cálculo habitual de la nómina. En la mayoría de casos están relacionados con ausencias, justificadas o no, de los trabajadores a su puesto de trabajo; pero también se incluyen los aumentos de sueldo. No importa el sector al que pertenezca la empresa o el tamaño, las incidencias en las nóminas son más habituales de lo que la gente cree, y la compañía debe tenerlas en cuenta.

El equipo de recursos humanos acostumbra a recopilar las incidencias, y debe hacerlas llegar al encargado de la preparación de nóminas para que las tenga en cuenta. Si no se registran, lo más probable es que la nómina se calcule erróneamente, algo que puede tener graves problemas para la empresa. Por eso, tan importante es conocer las diferentes incidencias como utilizar herramientas adecuadas en la preparación de las nóminas.

Incidencias en nóminas más comunes

Aunque la mayoría de la gente asocie incidencia a problemas, esto no es del todo cierto. Es verdad que mal gestionadas, las incidencias en nóminas pueden derivar en errores; pero no se puede pasar por alto que algunas de las incidencias más habituales pueden ser de carácter permanente. Del mismo modo, algunas serán puntuales y desaparecer al mes siguiente:

Alta de contrato

Cuando un trabajador se incorpora a la empresa, hay que darlo de alta y crear un contrato. En la nómina figurarán los días trabajados, especialmente si se incorpora después del día 1 del mes.

Fin de contrato

Lógicamente, tras el despido de un trabajador habrá que calcular el finiquito, que se incluye en la nómina. El elemento clave es la fecha de rescisión o fin de contrato, ya que la última nómina deberá adaptarse al total de días trabajados en este último mes.

Bajas médicas

Suele ser una de las incidencias más habituales, ya que parte del salario lo abonará la Seguridad Social, y no el empleador del trabajador que está de baja. Para que la información sea correcta es fundamental tener en cuenta la fecha de inicio de la baja y, si ya se ha producido la reincorporación, la fecha en que el trabajador recibe el alta médica.

Pagas extra

Otra incidencia puntual, que habitualmente se da en verano y en Navidad. Se trata de dos meses en los que el trabajador cobra más, y hay dos situaciones. Si toda la empresa tiene la misma paga, la gestión de la nómina será simple; pero si las pagas extra dependen de objetivos será necesario un control más exhaustivo al generar las nóminas.

Subidas de sueldo

Es una incidencia permanente, pero que deberá tenerse en cuenta el primer mes de actualización de contrato. Recursos humanos debe tener claro qué trabajador (o trabajadores) tienen derecho a esta subida para reflejarla en las nóminas, especialmente cuando las actualizaciones salariales están relacionadas con la antigüedad.

Compensación variable

Hay empresas que tienen una parte del sueldo fija y otra en función de los objetivos alcanzados. Si es el caso, es imprescindible calcular la parte variable de cada nómina mes a mes para evitar errores en la preparación de nóminas.

Estos son solo algunos ejemplos, a los que se pueden añadir otras situaciones que provocan cambios en las nóminas como las horas extras, retrasos o asuencias, tengan o no justificación. Cuestiones como los descuentos por préstamos o anticipaciones de sueldo, bonos por comedor, los días económicos, etc. también afectarán a la nómina de los trabajadores, de modo que deberán quedar registrados.

Cómo gestionar las incidencias en las nóminas

Contar con un buen software de recursos humanos como Sesame HR es la mejor forma de no pasar por alto estas incidencias. Si se controlan, la empresa abona correctamente las nóminas, se evita sanciones en caso de inspección fiscal, los impuestos laborales se calculan más fácilmente o se puede utilizar como prueba en caso de litigio laboral. Además, el trabajo de RRHH es más eficiente.

En cambio, una ausencia de control de incidencias puede generar fallos en la preparación de nóminas y la queja de los trabajadores por el pago, o un pago excesivo. También puede llevar a perder litigios laborales, y genera dudas en las inspecciones fiscales. Esto puede suponer la puntilla para una pyme. Hay pequeña so medianas empresas que dejan las nóminas en manos del gestor, pero este también debe estar al día de las incidencias.

Las incidencias en nóminas son el pan de cada día en muchas empresas, y las pymes no son una excepción. Conocerlas es imprescindible para tratarlas como corresponde, en especial en el proceso de preparación de nóminas. La falta de control de incidencias puede suponer graves problemas para la empresa, tanto a la hora de abonar el salario a sus trabajadores como en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales e impositivas.

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