Leyes laborales
Inspección de trabajo: preparación y recomendaciones para enfrentar auditorías laborales
¿Por qué es tan importante saber prepararse ante una inspección de trabajo? ¿Cuál es el rol de Recursos Humanos en este proceso?
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Alba Gijón
HR Consultant
10 de junio, 2025
La inspección de trabajo constituye uno de los mecanismos fundamentales mediante los cuales la Administración Pública supervisa y garantiza el cumplimiento de la normativa laboral en las empresas. Estas auditorías representan un proceso riguroso que puede tener consecuencias significativas para las organizaciones, ya sea por el incumplimiento de normativas de salarios, horarios o condiciones laborales.
Para que las empresas cumplan con las regulaciones, es crucial contar con un sistema interno que permita gestionar correctamente todos los aspectos laborales. En caso de que un trabajador detecte alguna irregularidad, puede recurrir a un canal de denuncias anónimo, donde podrá reportar la situación sin temor a represalias. Estos canales permiten a los empleados alertar sobre prácticas ilegales o poco éticas en el ambiente laboral, y la empresa debe asegurarse de que este canal esté accesible y operando correctamente.
¿Quieres saber cómo una inspección de trabajo puede afectar a tu compañía? ¡No te pierdas este artículo! Aquí te explicamos los pasos a seguir para garantizar que tu empresa cumpla con las normativas y cómo manejar eficientemente cualquier inspección o denuncia.
¿Qué es una inspección de trabajo y por qué es importante?
La inspección de trabajo es una actuación administrativa llevada a cabo por funcionarios públicos especializados, con el objetivo de verificar un buen cumplimiento de las normas laborales, de seguridad social y de prevención de riesgos laborales en los centros de trabajo.Tienen un alcance amplio y abarcan desde la revisión de contratos y nóminas hasta la comprobación de las condiciones de seguridad y salud laboral.
La importancia de estas inspecciones de trabajo radica en su doble función:
- Proteger los derechos de los trabajadores.
- Garantizar una competencia leal entre empresas, al asegurar que todas operen bajo las mismas exigencias legales.
¿Qué consecuencias tiene una inspección de trabajo?
Las consecuencias de incumplir la normativa laboral pueden ser severas e incluyen:
- Advertencias o requerimientos de subsanación sin sanción.
- Actas de infracción con propuesta de sanción económica que oscilan entre los 70 y los 225.000 euros (según la gravedad de la infracción).
- Recargos en cotizaciones sociales, como accidentes de trabajo.
- Paralización de actividades en caso de riesgo grave e inminente.
- Propuestas de recargo de prestaciones por falta de medidas de seguridad.
- Responsabilidades penales en casos extremos.
- Deterioro de la imagen corporativa.
Causas más comunes de las inspecciones de trabajo
Las actuaciones inspectoras suelen concentrarse en áreas donde se detectan mayores infracciones:
- Falsos autónomos y fraude en la contratación.
- Horas extraordinarias no declaradas.
- Incumplimientos en materia de prevención.
- Economía sumergida y trabajo no declarado.
- Discriminación laboral o acoso.
¿Cómo puede evitarse una inspección laboral?
Evitar una inspección laboral no significa eludir la responsabilidad, sino más bien garantizar que tu empresa cumpla con todas las normativas laborales. Para ello, es clave implementar buenas prácticas en gestión de recursos humanos que aseguren que se cumpla con la legislación laboral, tales como:
- Control y documentación de jornadas laborales: Usar plataformas como Sesame HR para gestionar de manera adecuada los horarios y las ausencias, y asegurar que todos los registros sean precisos.
- Cumplimiento de las normativas salariales: Asegurarse de que el salario mínimo interprofesional (SMI) se cumpla, y que las horas extras se registren correctamente, es fundamental.
- Capacitación continua: Proporcionar formación continua a los responsables de RRHH sobre las últimas actualizaciones legales y asegurarse de que todos los empleados estén informados sobre sus derechos laborales.
Además, las herramientas de Sesame HR permiten realizar un seguimiento regular del cumplimiento de normativas laborales, asegurando que tu empresa esté siempre lista para una auditoría sin sorpresas.
Motivos comunes de las inspecciones de trabajo
Las actuaciones inspectoras suelen iniciarse por diversos motivos, entre los que se encuentran:
- Incumplimiento de la normativa laboral: irregularidades detectadas en registros públicos o cruce de datos con otras administraciones.
- Denuncias de empleados: que alertan sobre posibles vulneraciones de sus derechos laborales.
- Accidentes laborales: incidentes que obligan a verificar si se cumplían las medidas de prevención necesarias.
- Campañas de inspección sectoriales: actuaciones programadas dirigidas a sectores específicos o para controlar determinados aspectos laborales.
¿Qué se revisa la inspección de trabajo?
Durante la inspección de trabajo los inspectores centran su atención en varios aspectos clave:
- Contratación: tipos de contratos, adecuación a la actividad real, fraude en la contratación temporal.
- Jornada laboral: cumplimiento de horarios, descansos y registro de jornada.
- Salarios: pago correcto según convenio, recibos de salarios adecuados.
- Cotizaciones a la Seguridad Social: altas, bajas y una correcta cotización.
- Prevención de riesgos laborales: evaluaciones, formación y medidas preventivas.
- Igualdad y no discriminación: planes de igualdad, protocolos de acoso.
¿Cómo prepararse para una inspección de trabajo?
La preparación anticipada es fundamental para afrontar con garantías una inspección de trabajo. Para ello se deben seguir los siguiente pasos:
Revisión y actualización de la documentación laboral
Mantener al día los documentos que pide la normativa legal. Entre la documentación imprescindible que se pide en una inspección de trabajo están:
- Contratos de trabajo y nóminas: documentos actualizados de toda la plantilla.
- Registro de jornada laboral: sistema fiable que refleje las horas trabajadas por cada uno.
- Planes de prevención de riesgos laborales: evaluación de riesgos, planificación preventiva y registros de formación.
- Justificantes de pago de seguros sociales: TC1 y TC2 (ahora RLC y RNT) que demuestren las cotizaciones realizadas.
- Formación del equipo: informar a los empleados sobre sus derechos y obligaciones, así como sobre los procedimientos a seguir en caso de inspección.
- Realización de auditorías internas: efectuar revisiones periódicas para detectar posibles irregularidades.
Cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad y salud laboral
Asegurar que se dispone de toda aquella documentación en materia de seguridad y salud laboral como:
- Evaluaciones de riesgos actualizadas.
- Planes de prevención implementados.
- Contar con una formación adecuada en materia de riesgos laborales.
Formación de los empleados
Se debe mantener informados a los trabajadores sobre sus derechos y obligaciones en todo momento, así como de los procedimientos a seguir en caso de una inspección de trabajo.
Realización de auditorías internas
Se deben efectuar revisiones periódicas para detectar posibles irregularidades antes de que lo haga la inspección laboral, teniendo la compañía actualizada en base a las normativas legales.
¿Cómo saber si tengo una inspección de trabajo?
Generalmente, las inspecciones de trabajo se comunican mediante notificación previa, aunque también pueden realizarse sin aviso. La empresa recibe una comunicación oficial indicando fecha, hora y documentación a presentar.
No obstante, en determinadas circunstancias, especialmente cuando se busca verificar condiciones reales de trabajo, los inspectores pueden presentarse por sorpresa.
¿Qué pasa si no tengo los papeles en regla en una inspección de trabajo?
La falta de documentación o irregularidades en la misma puede derivar en requerimientos de subsanación con plazos determinados o directamente en propuestas de sanción. La gravedad dependerá del tipo de documento faltante y de si la ausencia de documentación esconde irregularidades mayores como falta de alta en la Seguridad Social o incumplimientos en materia preventiva.
¿Cuánto tiempo tarda una inspección de trabajo?
La duración varía según la complejidad y el tamaño de la empresa. Puede resolverse en una única visita o extenderse durante semanas con múltiples comprobaciones. El procedimiento completo, desde la visita hasta la resolución final, puede durar entre 3 y 9 meses aproximadamente.
¿Cómo enviar una inspección de trabajo anónima?
Si tienes preocupaciones sobre condiciones laborales en tu empresa y deseas realizar una denuncia sin revelar tu identidad, puedes enviar una inspección de trabajo anónima. Para ello, existen varias opciones, como presentar una queja anónima a través de las plataformas digitales del Ministerio de Trabajo, o hacerlo a través de un correo postal. La inspección de trabajo anónima garantiza que tu identidad se mantenga confidencial, lo que te permite reportar posibles irregularidades sin temor a represalias.
Es fundamental incluir toda la información relevante, como el tipo de infracción, la empresa involucrada, la fecha y la ubicación de los hechos. La inspección de trabajo tomará esta denuncia y llevará a cabo una investigación sin que se revele quién la ha hecho.
Recomendaciones durante la inspección de trabajo
Durante el desarrollo de la inspección se deben seguir los siguientes consejos:
- Colaborar con los inspectores para facilitar el proceso y generar confianza.
- Proporcionar información veraz apoyada en documentación.
- Llevar un registro de las actuaciones realizadas y los documentos solicitados.
Sesame HR: tu aliado para el cumplimiento laboral
Sesame HR se posiciona como una herramienta fundamental para facilitar el cumplimiento normativo y estar preparado ante posibles inspecciones de trabajo. Su plataforma integral permite:
- Gestión documental centralizada: almacenamiento seguro y accesible de toda la documentación laboral exigible.
- Control horario automatizado: sistema de fichaje que cumple con la normativa y genera informes automáticos.
- Gestión de ausencias y permisos: registro y justificación de todas las ausencias conforme a la legislación.
- Portal del empleado: acceso de los trabajadores a su información laboral, favoreciendo la transparencia.
La digitalización de procesos que ofrece Sesame HR no solo facilita la gestión diaria, sino que proporciona una ventaja decisiva ante una inspección laboral, al tener toda la información actualizada y disponible de forma inmediata. ¡Regístrate y prueba Sesame HR gratispara un correcto cumplimiento laboral!
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